Như chúng ta đã biết thì loại chi phí trả trước là chi phí đã có phát sinh trên thực tế, tuy nhiên loại chi phí này chưa được tính vào chi phí sản xuất và kinh doanh của kì phát sinh. Vậy chi phí trả trước là gì? Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn?
Mục lục bài viết
1. Chi phí trả trước là gì?
Chi phí trả trước là một khoản chi phí của doanh nghiệp đã phát sinh trước đó để mua một công cụ dụng cụ hoặc một tài sản cho doanh nghiệp nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh và sản xuất. Các khoản chi phí đã phát sinh này vẫn chưa được doanh nghiệp tính hết vào chi phí sản xuất và kinh doanh. Căn cứ vào thời gian sử dụng, chi phí trả trước của mỗi doanh nghiệp sẽ được chia thành 2 loại chính bao gồm chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn.
Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn được xem là một khoản chi phí được phát sinh do công ty phải bỏ ra để mua CCDC hoặc có thể là mua một số tài sản khác; sẽ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều thời kỳ của công ty; nhưng chưa được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên thời gian sử dụng và các tiêu chí cụ thể khác nhau thì chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn sẽ được chia thành hai loại chính, bao gồm chi phí trả trước với thời hạn ngắn hạn và chi phí trả trước với thời hạn dài hạn. Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn được phân thành hai nhóm dựa trên thời điểm sử dụng: chi phí trả trước ngắn hạn và chi phí trả trước dài hạn. Các chi phí trả trước bao gồm:
– Chi phí trả trước về thuê cửa hàng, nhà xưởng, nhà kho, văn phòng;
– Chi phí trả trước về thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh;
– Chi phí mua các loại bảo hiểm (Bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe. . .) và các loại lệ phí mua;
– Công cụ, dụng cụ thuộc tài sản ngắn hạn xuất dùng với giá trị lớn;
– Giá trị bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê;
– Chi phí mua các tài liệu kỹ thuật;
– Chi phí trong thời gian ngừng việc (Không lường trước được);
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần quá lớn cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán (tháng, quý);
– Chi phí trả trước khác (như lãi tiền vay trả trước, lãi mua hàng trả chậm, trả góp,. . .).
Chi phí trả trước tiếng Anh là ” Prepaid expenses”.
2. Chi phí trả trước ngắn hạn:
Chi phí trả trước ngắn hạn là khoản chi phí của doanh nghiệp đã phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của nhiều kỳ hạch toán của doanh nghiệp trong 1 năm tài chính hay 1 chu kỳ kinh doanh. Đồng thời, khoản chi phí này vẫn chưa được tính đầy đủ vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ phát sinh mà sẽ được tính vào trong những kỳ hạch toán tiếp theo đó. Trong một doanh nghiệp sẽ có nhiều khoản chi phí hoặc nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước và các kế toán tất yếu phải nắm được những khoản chi phí này, cụ thể:
Những khoản chi phí trước cho một năm tài chính hoặc 1 chu kì kinh doanh bao gồm:
+ Chi phí trả trước thuê văn phòng, xưởng sản xuất, cửa hàng
+ Chi phí thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
+ Giá trị của bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, chi phí mua các tài liệu kỹ thuật
+ Các khoản chi phí trả trước mua và trả 1 lần trong năm gồm các khoản mua bảo hiểm cháy, nổ, thân xe…
+ Chi phí trả trước liên quan tới các công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng dưới 1 năm và thuộc tài sản giá trị lớn lưu động sản xuất được dùng 1 lần
+ Các khoản chi phí ngắn hạn khác như khoản chi phí không lường trước được (chi phí trong thời gian ngừng việc), chi phí phát sinh trong 1 lần để sửa chữa tài sản cố định (trong trường hợp khoản chi phí này quá lớn cần phân bổ vào nhiều ký kế toán tháng hoặc quý) và đối với tất cả các khoản tiền lãi mua hàng trả góp…
3. Chi phí trả trước dài hạn:
Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí đã phát sinh để mua một tài sản nào đó sử dụng trong công ty tồn tại từ trên 2 năm tài chính mà vẫn chưa được doanh nghiệp tính đầy đủ vào chi phí sản xuất 1 lần mà phải phần bổ thành nhiều đợt tại các kỳ kế toán tiếp đó. Các khoản chi phí trả trước dài hạn của doanh nghiệp bao gồm:
+ Chi phí trả trước về thuê hoạt động tài sản cố định như quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho tàng, văn phòng làm việc, cửa hàng và các TSCĐ khác phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhiều năm tài chính. Nếu tiền thuê đất có thời hạn nhiều năm và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì số tiền trả trước về thuê đất có thời hạn, không được hạch toán vào Tài khoản 242 mà hạch toán vào Tài khoản 213;
+ Khoản chi để thành lập công ty, hoạt động đào tạo nhân viên, quảng cáo… là những khoản không được phân bổ vào các kỳ kế toán quá 3 năm;
+ Chi phí phục vụ nghiên cứu có giá trị lớn và doanh nghiệp được phép phân bổ trong nhiều kỳ kế toán trong nhiều năm;
+ Các khoản chi phí đào tạo nhân viên kỹ thuật, cán bộ quản lý;
+ Các khoản chi phí để mua bảo hiểm, lệ phí mau và trả 1 lần cho nhiều năm của doanh nghiệp;
+ Các khoản chi phí di chuyển văn phòng, cửa hàng, địa chỉ kinh doanh;
+ Công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp có giá trị lớn mà dùng 1 lần hoặc công cụ dụng cụ có liên quan tới hoạt động sản xuất trên 1 năm tài chính. Khoản chi phí này sẽ phân bổ dần những đối tượng phải chịu chi phí nhiều trong năm của doanh nghiệp;
+ Các khoản chi phí khác như tiền lãi của việc mua hàng trả góp, chi phí từ việc phát hành trái phiếu có giá trị cao, tiền sửa chữa các tài sản cố định có giá trị cao, chi phí liên quan tới bất động sản…
4. Các chi phí dài hạn khác:
Chi phí vay dài hạn trả trước, chẳng hạn như lãi tiền vay trả trước hoặc trả trước lãi suất trái phiếu khi phát hành.
+ Lãi mua hàng trả sau, trả góp.
+ Chi phí phát hành trái phiếu có giá trị lớn phải được khấu hao dần.
+ Chi phí lớn để thực hiện sửa chữa các TSCĐ được phát sinh một lần và có giá trị tương đối lớn, công ty không trích tiền ngay được mà phải thực hiện phân bổ cho nhiều năm.
+ Số chênh lệch giữa tỷ giá hối đoái phát sinh và số chênh lệch giữa tỷ giá hối đoái; nợ dùng để thực hiện và đánh giá lại hàng hóa tiền tệ có gốc ngoại tệ (trong những trường hợp lỗ tỷ giá hối đoái); vốn đầu tư xây dựng cơ bản sau khi hoàn thành đầu tư (Giai đoạn tiền vận hành).
+ Chênh lệch giá nhỏ hơn giá trị còn lại của tài sản cố định bán, cho thuê, tài trợ theo hợp đồng thuê.
+ Thuê hoạt động là khoản chênh lệch giữa giá bán và giá trị còn lại của tài sản cố định đã bán và cho thuê.
+ Chi phí bất động sản đầu tư sau khi ghi nhận lần đầu; không đáp ứng yêu cầu ghi tăng nguyên giá của bất động sản đầu tư nhưng có giá trị lớn thì cần phải thực hiện phân bổ dần.
+ Khi sự kết hợp công ty không tạo ra mối quan hệ công ty mẹ – công ty con, hoặc khi cổ phần hóa các công ty nhà nước tạo ra lợi thế thương mại.
+ Các khoản khác trong chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn
Như vậy nên ta thấy việc hạch toán cũng như phân bổ các nguồn chi phí trả trước dài hạn sao cho phù hợp cần dựa trên một số những đặc điểm cụ thể, giá trị và thời gian sử dụng hữu ích đối với mỗi loại tài sản khác nhau.
