Chi phí hành chính là gì? Các nội dung về chi phí hành chính?

1. Chi phí hành chính là gì?

Căn cứ dựa trên quy định tại công văn số: 28/CCTTHC V/v hướng dẫn tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính có đưa ra khái niệm về chi phí hành chính cụ thể quy định như sau:

” Chi phí hành chính là chi phí nhân công, chi phí quản lý và văn phòng (đối với doanh nghiệp) cho việc thu thập thông tin, xử lý hồ sơ, giấy tờ để hoàn thành bộ hồ sơ nộp cho các cơ quan hành chính nhà nước nhằm được giải quyết thủ tục hành chính.”

Hay chúng ta cũng có thể hieur theo cách khác về loại chi phí này là chi phí để vận hành một tổ chức được thành lập với mục đích sản xuất hàng hoá hoặc dịch vụ. Nó bao gồm tiền lương trả cho giám đốc, cán bộ phòng ban, nhân viên kế toán, nhân sự và thư ký; tiền thuê nhà, điện nước; chi phí vật liệu, thiết bị, đồ dùng văn phòng.

Bên cạnh đó thì các loại chi phí hành chính thường được gộp với chi phí chung. Dựa trên việc chúng ta hân loại hai chi phí này tạo nên chi phí phi hoạt động của một doanh nghiệp. Theo đó nên với nhóm chi phí chính này thường được so sánh với chi phí hoạt động bao gồm cả giá vốn hàng bán. Chi phí hành chính được liệt kê trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dưới giá vốn hàng bán và có thể được hiển thị dưới dạng cộng gộp với các chi phí khác như chi phí chung hoặc chi phí bán hàng.

Nói về chi phí hành chính thì với khoản tiền lương và phúc lợi cho một số nhân viên nhất định, chẳng hạn như phòng kế toán, được coi là chi phí hành chính. Như vậy nên với tất cả các khoản để điều hành công ty cũng được coi là chi phí hành chính. Tiền thuê nhà, bảo hiểm, đăng ký, tiện ích và vật tư văn phòng có thể được phân loại là chi phí chung hoặc chi phí hành chính. Cũng còn tùy thuộc vào tài sản được khấu hao, chi phí khấu hao có thể được phân loại là chi phí chung, hành chính hoặc chi phí bán hàng. Các tổ chức có thể chọn gộp phí tư vấn và phí pháp lý làm chi phí hành chính. Chi phí nghiên cứu và phát triển không được coi là chi phí hành chính.

2. Các nội dung về chi phí hành chính:

Như chúng ta có thể thấy hiện nay thì trong chi phí kế toán, chi phí chung và chi phí quản lý thể hiện các chi phí cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của công ty và điều hành hoạt động kinh doanh của mình, nhưng các chi phí này không phải trực tiếp liên quan đến sản xuất hàng hoá và dịch vụ. Theo đó nên có các dạng thông tin về loại chi phí này đặc biệt hữu ích khi tính toán chi phí cố định của công ty. Bên cạnh đó với các khoản chi tiêu chung bao gồm trong chi phí quản lý chung là tiền lương nhân viên kế toán, tiền thuê nhà, tiền lương và lợi ích của nhân viên điều hành, khấu hao thiết bị và dụng cụ văn phòng, bảo hiểm, và lương cố vấn pháp lý, các vật dụng văn phòng, kế toán và thuế, , và hóa đơn điện và nước.

Không những thế với các chi phí chung và chi phí hành chính nói chung là chi phí mà công ty vẫn phải chịu bất kể công ty sản xuất hay bán bất cứ thứ gì. Các loại chi phí này được thể hiện trong báo cáo kết quả kinh doanh, thường dưới chi phí bán hàng và gộp vào chi phí bán hàng, tạo thành chi phí bán, tổng hợp và chi phí hành chính.

Căn cứ dựa trên công văn số: 28/CCTTHC V/v hướng dẫn tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính có đưa ra khái niệm về chi phí hành chính như sau:

” Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính là chi phí mà cá nhân, tổ chức phải gánh chịu để tuân thủ các quy định của một thủ tục hành chính nhất định. Trong khuôn khổ đề án 30, chi phí tuân thủ thủ tục hành chính được xác định gồm (1) chi phí hành chính, (2) chi phí tài chính gián tiếp, và (3) chi phí tài chính trực tiếp; trong đó:

– Chi phí hành chính là chi phí nhân công, chi phí quản lý và văn phòng (đối với doanh nghiệp) cho việc thu thập thông tin, xử lý hồ sơ, giấy tờ để hoàn thành bộ hồ sơ nộp cho các cơ quan hành chính nhà nước nhằm được giải quyết thủ tục hành chính.

– Chi phí tài chính gián tiếp: chi phí nhằm thay đổi mẫu mã sản phẩm, quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ, bổ sung thiết bị để tuân thủ yêu cầu đặt ra của thủ tục (ví dụ: để được cấp giấy phép kinh doanh karaoke, ngoài việc chuẩn bị hồ sơ theo quy định, người thực hiện thủ tục hành chính phải thiết kế, xây dựng và trang bị cho phòng karaoke đạt các tiêu chuẩn về cách âm, ánh sáng, an toàn, an ninh, v.v…). Chi phí tài chính gián tiếp thường được thể hiện thông qua việc tuân thủ các yêu cầu, điều kiện của thủ tục hành chính, bao gồm cả chi phí công chứng, chứng thực, mua mẫu đơn, tờ khai.

– Chi phí tài chính trực tiếp là phí, lệ phí để thực hiện thủ tục hành chính.

Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính = chi phí hành chính + chi phí tài chính gián tiếp + chi phí tài chính trực tiếp

Việc tiến hành việc tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trong khuôn khổ đề án 30 được tiến hành theo bốn công đoạn bao gồm: (i) phân tích và chia nhỏ thủ tục hành chính thành những hoạt động có thể đo lường được chi phí; (ii) thu thập số liệu cần thiết phục vụ cho quá trình tính toán; (iii) phân tích số liệu và tiến hành tính toán chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo quy định hiện hành; và (iv) tính toán chi phí sau khi đơn giản hóa thủ tục hành chính và lập biểu đồ so sánh chi phí hiện tại và chi phí sau khi đơn giản hóa thủ tục hành chính.”

3. Ý nghĩa về chi phí hành chính:

Như vậy thông qua các nội dung mà pháp luật đã đưa ra ta thấy trên thực tế theo như các khoản của nguồn ngân sách Nhà nước cấp chi quản lý hành chính của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội theo quy định của pháp luật về ngân sách Nhà nước và được xác định để giao tự chủ theo quy định. Bên cạnh đó với các khoản thu hợp pháp khác theo quy định của pháp luật thuộc lĩnh vực chi hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị và xã hội trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo đó nên chúng ta cần phải tiếp tục đẩy mạnh việc cắt giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính, bao gồm chi phí chính thức và không chính thức. Theo đó thì điều này nhằm tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch và bộ máy công vụ liêm chính, tin cậy, tạo cơ hội cho doanh nghiệp tham gia liên kết chuỗi giá trị khu vực, toàn cầu.

Bởi vì trên thực tế thì các loại chi phí không chính thức không chỉ làm gia tăng chi phí tuân thủ mà còn làm cho môi trường kinh doanh trở nên thiếu lành mạnh, kém cạnh tranh và gây e ngại cho các doanh nghiệp nước ngoài đang muốn tìm kiếm cơ hội kinh doanh tại Việt Nam. Nếu để khoản chi phí này tiếp tục tồn tại và bao trùm trên diện rộng sẽ cản trở sự phát triển kinh tế – xã hội, gây bức xúc trong nhân dân.

Bên cạnh đó chúng ta còn phải  thực hiện các biện pháp trong thủ tục hành chính  cần mang tính khuyến khích và hỗ trợ để doanh nghiệp tự giác thực hiện đúng pháp luật, cảnh báo sớm nguy cơ vi phạm các quy định pháp luật thay vì cơ quan chức năng tìm soát lỗi của doanh nghiệp để xử phạt. Theo đó nên các doanh nghiệp cũng mong muốn các quy phạm pháp luật cần rõ ràng, thống nhất và có thể dự đoán được để họ có thể tự kiểm soát về khả năng tuân thủ pháp luật.