Các công ty đều trải qua một số chi phí trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ. Một số chi phí này không thể liên quan trực tiếp đến bất kỳ sản phẩm hoặc dự án nào. Những chi phí này được gọi là chi phí gián tiếp. Vậy chi phí chung là gì? Đặc điểm và phân bổ chi phí chung như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Chi phí chung là gì?
Khái niệm chi phí chung:
Chi phí chung hay còn được gọi là chi phí gián tiếp.
Chi phí hiện nay là một khái niệm cơ bản nhất của bộ môn kế toán, của việc kinh doanh và trong kinh tế học, là các hao phí về nguồn lực để doanh nghiệp đạt được một hoặc những mục tiêu cụ thể. Hay ta có thể hiểu một cách khác, theo phân loại của kế toán tài chính thì đó là số tiền các chủ thể sẽ cần phải trả để nhằm thực hiện các hoạt động kinh tế như sản xuất, giao dịch,… nhằm mục đích để có thể mua được các loại hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh.
Như vậy, chi phí về bản chất được hiểu cơ bản là toàn bộ các hao phí lao động, hao phí công cụ lao động và hao phí vật chất tính thành tiền để thực hiện một công việc cụ thể nhất định.
Chi phí gián tiếp được hiểu là các chi phí trong hoạt động kinh doanh không thể trực tiếp quy cho việc tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
Chi phí gián tiếp cũng rất quan trọng trong lên kế hoạch ngân sách cũng như giúp cho các công ty xác định chi phí cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của họ cần có để kiếm ra lợi nhuận.
Nói chung lại, chi phí gián tiếp là tất cả các loại chi phí phát sinh nhằm để hỗ trợ doanh nghiệp hay công ty hoạt động mà không liên quan trực tiếp đến một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
Chi phí gián tiếp về bản chất là những chi phí không nhất thiết, không trực tiếp quy cho một đối tượng cụ thể. Chi phí gián tiếp sẽ không khả thi về mặt tài chính để có thể làm như vậy. Chi phí gián tiếp thông thường được phân bổ cho một đối tượng trên một số cơ sở. Trong xây dựng, tất cả các chi phí được yêu cầu để hoàn thành việc cài đặt, nhưng không trực tiếp quy cho đối tượng là chi phí gián tiếp, chẳng hạn như chi phí chung. Trong sản xuất, chi phí không thể chuyển nhượng trực tiếp cho sản phẩm hoặc quy trình cuối cùng là chi phí gián tiếp. Ví dụ cụ thể như chi phí cho quản lý, bảo hiểm, thuế hoặc bảo trì.
Chi phí gián tiếp được hiểu là những chi phí cho các hoạt động hoặc dịch vụ có lợi cho nhiều hơn một dự án. Lợi ích chính xác của chi phí gián tiếp đối với một dự án cụ thể thường khó hoặc không thể theo dõi được. Ví dụ có thể khó xác định chính xác vai trò của giám đốc một tổ chức có lợi cho một dự án cụ thể như thế nào. Chi phí gián tiếp hiện nay cũng không thay đổi đáng kể khi khối lượng sản xuất thay đổi, và chính bởi vì thế đôi khi các loại chi phí gián tiếp có thể được coi là chi phí cố định.
Chi phí chung hay còn được gọi là chi phí gián tiếp trong tiếng Anh là gì?
Chi phí chung hay còn được gọi là chi phí gián tiếp trong tiếng Anh là overhead cost hay indirect cost.
2. Đặc điểm của chi phí chung hay còn gọi là chi phí gián tiếp:
Chi phí chung được hiểu là chi phí công ty phải trả liên tục, cho dù công ty bán được bao nhiêu sản phẩm hay dịch vụ. Ví dụ như các chi phí vận hành văn phòng như tiền thuê mặt bằng, các tiện ích và bảo hiểm ngoài chi phí trực tiếp cung cấp dịch vụ của một công ty.
Các chi phí được gọi là chi phí chung sẽ được cung cấp trên báo cáo thu nhập của công ty và các chi phí này có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận chung của doanh nghiệp.
Công ty phải hạch toán các chi phí chung để xác định thu nhập ròng, còn được gọi là lợi nhuận cuối cùng. Thu nhập ròng được tính bằng cách trừ tất cả các chi phí sản xuất và chi phí khác từ doanh thu thuần của công ty.
Chi phí chung cũng có thể là chi phí cố định, có nghĩa là khoản chi không thay đổi, hoặc chi phí biến đổi, có nghĩa là khoản chi thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ cụ thể tiền thuê của doanh nghiệp, khấu hao tài sản cố định, phí bảo hiểm và lương nhân viên văn phòng là chi phí cố định, còn chi phí vận chuyển và chi phí gửi thư là chi phí chung biến đổi.
Chi phí chung cũng có thể là bán biến, hay có nghĩa cụ thể là công ty có một phần chi phí cố định và phần chi phí còn lại thay đổi phụ thuộc vào mức độ hoạt động kinh doanh.
Ví dụ như nhiều chi phí tiện ích là bán biến với một phần phí là chi phí cơ bản và phần còn lại thì sẽ phụ thuộc vào mức sử dụng.
Phân bổ chi phí chung:
Chi phí chung thông thường là chi phí tổng quan hay loại chi phí này sẽ thường được áp dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty hay doanh nghiệp.
Chi phí chung thông thường được tích lũy dưới dạng thanh toán một lần, sau đó nó sẽ có thể được phân bổ cho một dự án hoặc một bộ phận cụ thể.
Ví dụ cụ thể như chi phí dựa trên hoạt động, một doanh nghiệp dựa cung cấp dịch vụ có thể phân bổ chi phí hoạt động dựa trên các hoạt động được thực hiện bởi mỗi bộ phận, chẳng hạn như chi phí in ấn hay vật tư văn phòng.
Các loại chi phí chung:
Chi phí chung có thể áp dụng cho các danh mục hoạt động khác nhau. Có các loại chi phí chung sau đây:
– Chi phí quản lí doanh nghiệp chung:
Chi phí quản lí doanh nghiệp trong tiếng Anh là General & administration expenses. Chi phí quản lí doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lí sản xuất kinh doanh, quản lí hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp.
Chi phí quản lí doanh nghiệp chung đó là chi phí chung truyền thống bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động quản lí và điều hành chung của một công ty, chẳng hạn như nhu cầu về kế toán viên, nhu cầu nhân sự và nhân viên tiếp tân.
– Chi phí bán hàng chung liên quan đến các hoạt động tiếp thị và bán hàng hay dịch vụ:
Chi phí bán hàng trong tiếng Anh là Selling expenses. Chi phí bán hàng được hiểu là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Chi phí chung này bao gồm chi phí in ấn các tài liệu, chi phí quảng cáo truyền hình, cũng như tiền hoa hồng cho nhân viên bán hàng.
Căn cứ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, các danh mục khác cũng có thể có chi phí chung chẳng hạn như chi phí nghiên cứu chung, chi phí bảo trì chung, chi phí sản xuất chung hoặc chi phí vận chuyển chung.
3. Sự khác biệt giữa chi phí trực tiếp và gián tiếp:
Các công ty khi hoạt động sẽ đều cần phải trải qua một số chi phí trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ. Một số chi phí này có thể được liên kết trực tiếp với việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ trong khi một số chi phí không thể liên quan trực tiếp đến bất kỳ sản phẩm hoặc dự án nào. Những chi phí này được gọi là chi phí trực tiếp và gián tiếp. Hiểu được sự khác biệt giữa hai loại chi phí này là rất quan trọng để giúp các chủ thể có thể tính tổng chi phí sản xuất một cách chính xác.
Một công ty chiếm hai loại chi phí khác nhau cụ thể đó là: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
– Chi phí trực tiếp có thể trực tiếp quy cho đối tượng và khả thi về mặt tài chính thực hiện các công việc này. Trên thực tế, chi phí trực tiếp là chi phí có thể liên quan trực tiếp đến một dự án, sản phẩm, dịch vụ cụ thể,… Những chi phí này sẽ bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí trực tiếp khác.
– Chi phí gián tiếp là những chi phí không nhất thiết, không trực tiếp quy cho một đối tượng cụ thể. Nó sẽ không khả thi về mặt tài chính để làm như vậy. Chi phí gián tiếp là chi phí có lợi cho toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và không tập trung vào chỉ một sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ về chi phí gián tiếp bao gồm hóa đơn tiện ích, tiền thuê nhà, bảo hiểm tại chỗ, chi phí pháp lý, chi phí kế toán,…
Như vậy, ta nhận thấy rằng, sự khác biệt chính giữa chi phí trực tiếp và gián tiếp đó chính là chi phí trực tiếp có thể được tính trực tiếp vào một sản phẩm, dịch vụ hoặc đơn vị cụ thể. Chi phí gián tiếp thì sẽ cần được phân bổ giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức bằng cách sử dụng một số phương pháp phân bổ cụ thể.
