Cẩm nang dự toán là gì? Đặc điểm và ví dụ về Cẩm nang dự toán

1. Cẩm nang dự toán là gì?

Cẩm nang dự toán hay cẩm nang lập dự toán, cẩm nang ngân sách trong tiếng Anh là Budget Manual.

Khi chúng ta nhắc tới cẩm nang dự toán có thể hiểu đây là một bộ qui tắc hướng dẫn được sử dụng bởi các công ty lớn cho quá trình chuẩn bị và lập ngân sách cùng các báo cáo liên quan và khi các công ty mở rộng hoạt động hơn và bộ máy vận hành trở nên phức tạp hơn, việc lập ngân sách không thể qui hết trách nhiệm cho chỉ một người. Thay vào đó, việc lập ngân sách cho toàn bộ một công ty phải được phối hợp cẩn thận giữa các phòng ban khác nhau và với các nhà phân tích tài chính làm việc chặt chẽ với từng phòng ban để thu thập thông tin ngân sách theo lịch trình đã được thiết lập sẵn, sau đó gửi dữ liệu cho các cấp bậc kiểm soát tài chính cao hơn và cuối cùng gửi đến giám đốc tài chính (CFO) để tổng hợp.

2. Đặc điểm và ví dụ về nẩm nang dự toán:

Quá trình lập ngân sách trong các công ty lớn là một công việc cực kì phức tạp và không thể nào hoàn toàn chính xác và do các nhà phân tích tài chính đưa ra các giả định về hoạt động tương lai dựa trên dữ liệu quá khứ cho nên dù có thực hiện quá trình lập ngân sách tối ưu nhất, ngân sách dự toán vẫn có độ thiếu chính xác tương đối so với thực tế. Theo đó nên ta thấy đến năm được dự toán, số ngân sách được dự toán cho mỗi phòng ban đã xác định trước có thể dư hoặc thâm hụt tùy thuộc vào các điều kiện hoạt động thay đổi như thế nào với một số phòng ban sẽ có nhiều tiền hơn mức họ cần và có thể chi bổ sung thêm các khoản ngân sách “phụ” với các chi phí không cần thiết để tránh bị cắt giảm ngân sách.

Cẩm nang dự toán thường được tạo ra, phát triển và sửa đổi bởi hội đồng dự toán của công ty, là một nhóm được thành lập để tạo và giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn, qui định và duy trì trách nhiệm tài chính của một công ty và hội đồng dự toán đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một công ty hoặc một tổ chức kinh tế. Hội đồng dự toán có thể quan sát toàn bộ bức tranh tài chính của công ty, trong khi các phòng ban riêng lẻ chỉ nhìn biết được phân khúc của họ trong cỗ máy công ty và hội đồng dự toán là bên giám sát nhằm giữ ngân sách của công ty, đảm bảo hoạt động trơn tru và duy trì khả năng thanh toán tài chính hay giúp công ty chủ quản tránh gặp phải các vấn đề tài chính.

Ví dụ về Cẩm nang dự toán:

Bộ phận đảm bảo chất lượng của công ty XYZ được dự toán ngân sách 500.000$ mỗi năm. Số tiền này được chi cho tiền lương, chi phí đào tạo bổ sung, chi phí mua và bảo trì thiết bị và những khoản chi khác mà bộ phận này cần. Giả sử một nhân viên lâu năm trong bộ phận đảm bảo chất lượng rời khỏi công ty. Dù bộ phận đảm bảo chất lượng vẫn có thể đảm bảo khối lượng công việc và tiếp tục hoạt động tốt mà không có người nhân viên này, họ vẫn thuê một người khác và chi số tiền lương còn lại của người cựu nhân viên làm chi phí đào tạo cho người mới. Điều này là do bộ phận đảm bảo chất lượng không muốn công ty cắt giảm khoản ngân sách đã được phân bổ cho họ. Hội đồng dự toán với cẩm nang dự toán, sẽ là nguồn lực giám sát và đảm bảo giảm thiểu các trường hợp trong ví dụ trên xảy ra.

3.  Mục đích và căn cứ của việc lạp cẩm nang dự toán xây dựng công trình cơ bản:

3.1. Mục đích của việc lập dự toán công trình:

+ Giúp chủ đầu tư dự kiến được số tiền cần chi trả để xây dựng công trình đó.

+ Xác định căn cứ để chọn nhà thầu, thương thảo ký kết hợp đồng.

+ Sử dụng là cơ sở để thẩm tra, phê duyệt và quyết toán công trình

3.2. Căn cứ lập bảng dự toán công trình xây dựng:

Trong quá trình lập dự toán công trình trên địa bàn của tỉnh, thành phố nào đó. Bạn cần xác định các căn cứ cơ sở lập dự toán xây dựng gồm có:

+ Xác định các bộ đơn giá xây dựng cần áp dụng như xây dựng, khảo sát, sửa chữa, lắp đặt ….

+ Xác định văn bản, quyết định công bố đơn giá nhân công tại thời điểm

+ Quyết định công bố bảng giá ca máy và thiết bị thi công do tỉnh, thành phố ban hành

+ Các thông tư nghị định đang áp dụng để xác định hệ số chi phí xây lắp cho từng loại công trình

Mỗi loại công trình khác nhau thì sẽ được áp dụng các hệ số chi phí xây lắp khác nhau. Trong lập dự toán xây dựng thường có các loại công trình phổ biến sau:

+ Công trình dân dụng

+ Công trình giao thông

+ Công trình thủy lợi ( nông nghiệp và phát triển nông thôn )

+ Công trình hạ tầng kỹ thuật

+ Công trình công nghiệp

+ Công trình lắp đặt các thiết bị công nghệ

+ Công trình văn hóa, tu bổ di tích lịch sử

4. Dự toán xây dựng công trình theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay:

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 điều 4 Dự toán xây dựng công trình Thông tư Số: 11/2021/TT-BXD Hướng dẫn một số nội dung xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng quy định cụ thể như sau:

3. Chi phí thiết bị trong dự toán xây dựng công trình xác định theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định số 10/2021/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết tại mục 1 Phụ lục II Thông tư này và một số quy định cụ thể sau:

a) Chi phí mua sắm thiết bị được xác định theo khối lượng, số lượng, chủng loại thiết bị và giá mua thiết bị tương ứng. Khối lượng, số lượng, chủng loại thiết bị được xác định từ thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở và danh mục thiết bị trong dự án được duyệt. Giá mua thiết bị được xác định phù hợp với giá thị trường trên cơ sở thông tin về giá thiết bị trong hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc báo giá của nhà cung cấp, nhà sản xuất; hoặc giá thiết bị tương tự về công suất, công nghệ, xuất xứ trong công trình đã thực hiện được quy đổi phù hợp với thời điểm tính toán.

b) Chi phí gia công, chế tạo thiết bị được xác định trên cơ sở khối lượng, số lượng thiết bị cần gia công, chế tạo và đơn giá gia công, chế tạo tương ứng phù hợp với tính chất, chủng loại thiết bị; hoặc thông tin về giá gia công, chế tạo thiết bị trong hệ thống cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc căn cứ vào báo giá gia công, chế tạo thiết bị của đơn vị sản xuất, cung ứng; hoặc giá gia công, chế tạo thiết bị tương tự của công trình đã thực hiện được quy đổi phù hợp với thời điểm tính toán.

c) Chi phí quản lý mua sắm thiết bị (nếu có); chi phí mua bản quyền phần mềm sử dụng cho thiết bị công trình, thiết bị công nghệ (nếu có); chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có); chi phí vận chuyển; chi phí bảo hiểm; thuế và các loại phí, các chi phí khác có liên quan được xác định bằng dự toán hoặc căn cứ quy định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.

d) Chi phí lắp đặt thiết bị xác định bằng dự toán như đối với dự toán chi phí xây dựng theo quy định tại khoản 2 Điều này.

đ) Chi phí thí nghiệm, hiệu chỉnh, chi phí chạy thử thiết bị theo yêu cầu kỹ thuật (nếu có) được xác định bằng dự toán phù hợp nội dung công việc thực hiện.

Như vậy, căn cứ theo quy định này chúng ta thấy rằng, các loại chi phí trong dự toán gồm có Chi phí mua sắm thiết bị, Chi phí gia công, chế tạo thiết bị, Chi phí quản lý mua sắm thiết bị , Chi phí thí nghiệm, hiệu chỉnh, chi phí chạy thử thiết bị .. các loại chi phí này thông qua dự toán có thể biết được những dự tính các số liệu liên quan đến công việc sắp tới, cần đưa ra các con số dự báo trước để có kế hoạch chuẩn bị thông qua việc tính toán tổng thể các hạng mục.

Theo đó thông qua các số liệu dự tính trên cơ sở tính toán dựa trên các tiêu chuẩn và số liệu thực tế từ trước, làm căn cứ để đưa ra con số dự tính hợp lý nhất. Người làm dự toán thường sẽ lập thành bảng tính cụ thể, trong đó thể thiện số lượng, giá trị, thời gian hoàn thành các hạng mục…