Bút toán khóa sổ là thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực kế toán hay nói đúng hơn nó là hoạt động được diễn ra vào cuối kỳ kế toán. Bút toán khóa số là hoạt động bắt buộc, nó liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ các tài khoản tạm thời trên báo cáo thu nhập sang các tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán. Vậy bút toán khóa sổ (Closing Entry) là gì? Đặc điểm và quy trình?
Mục lục bài viết
1. Bút toán khóa sổ (Closing Entry) là gì?
Các bút toán khóa sổ còn được gọi là sổ nhật ký khóa sổ, là các bút toán được thực hiện vào cuối kỳ kế toán để loại bỏ tất cả các tài khoản tạm thời và chuyển số dư của chúng sang tài khoản vĩnh viễn. Nói cách khác, các tài khoản tạm thời được đóng hoặc thiết lập lại vào cuối năm.
Kế toán có thể thực hiện quy trình khóa sổ hàng tháng hoặc hàng năm. Các bút toán khóa sổ là mẫu sổ nhật ký của báo cáo thu nhập giữ lại. Mục đích là làm cho số dư đã đăng của tài khoản thu nhập giữ lại khớp với những gì chúng tôi đã báo cáo trên báo cáo thu nhập giữ lại và bắt đầu kỳ tiếp theo với số dư bằng 0 cho tất cả các tài khoản tạm thời.
Ví dụ, bút toán kết thúc là chuyển tất cả các tổng tài khoản doanh thu và chi phí vào cuối kỳ kế toán sang tài khoản tổng hợp thu nhập , dẫn đến kết quả thu nhập ròng hoặc lỗ trong kỳ là số dư tài khoản trong tài khoản tổng hợp thu nhập; sau đó, bạn chuyển số dư trong tài khoản tóm tắt thu nhập sang tài khoản thu nhập giữ lại . Do đó, các số dư tài khoản tạm thời được đặt lại về 0, để chúng có thể được sử dụng lại để lưu trữ các số tiền cụ thể theo kỳ trong kỳ kế toán tiếp theo, trong khi thu nhập ròng hoặc lỗ trong kỳ được tích lũy trong tài khoản lợi nhuận giữ lại.
2. Đặc điểm của bút toán khóa sổ:
Mục đích của bút toán khóa sổ:
Một thuật ngữ thường được sử dụng để đóng các bút toán là “điều chỉnh” các tài khoản của công ty. Kế toán thực hiện các bút toán khóa sổ để chuyển doanh thu, chi phí và chuyển số dư tài khoản tạm thời về 0 để chuẩn bị cho kỳ kế toán mới.
Các bút toán kết thúc cũng được ghi lại để tài khoản lợi nhuận giữ lại của công ty cho thấy bất kỳ sự gia tăng thực tế nào của doanh thu từ năm trước và cũng cho thấy bất kỳ khoản giảm nào từ các khoản chi trả cổ tức và chi phí . Thu nhập để lại là những khoản thu nhập không được chia cho cổ đông dưới dạng cổ tức, mà được giữ lại để đầu tư thêm, thường vào quảng cáo, bán hàng, sản xuất và thiết bị.
Tài khoản tạm thời được sử dụng để phản ánh hoạt động kế toán trong một thời kỳ cụ thể. Tất cả các tài khoản doanh thu và chi phí phải kết thúc với số dư bằng 0 vì chúng được báo cáo trong các kỳ xác định và không được chuyển sang tương lai. Ví dụ: 100 đô la doanh thu trong năm nay không được tính là 100 đô la doanh thu cho năm sau, ngay cả khi công ty giữ lại tiền để sử dụng trong 12 tháng tới.Mặt khác, tài khoản thường trú theo dõi các hoạt động kéo dài ngoài kỳ kế toán hiện tại. Chúng được đặt trên bảng cân đối kế toán, một phần của báo cáo tài chính cung cấp cho các nhà đầu tư dấu hiệu về giá trị của một công ty, bao gồm cả tài sản và nợ phải trả của công ty .
Bất kỳ tài khoản nào được liệt kê trên bảng cân đối kế toán, trừ cổ tức đã trả, đều là tài khoản vĩnh viễn. Trên bảng cân đối kế toán, 75 đô la tiền mặt nắm giữ ngày hôm nay vẫn có giá trị 75 đô la vào năm tới, ngay cả khi nó không được chi tiêu.
Là một phần của quy trình nhập cuối kỳ, thu nhập ròng (NI) được chuyển thành lợi nhuận giữ lại trên bảng cân đối kế toán. Giả định là tất cả thu nhập từ công ty trong một năm được giữ lại để sử dụng trong tương lai. Bất kỳ khoản tiền nào không được giữ lại sẽ phải chịu một khoản chi phí làm giảm NI. Một khoản chi phí được xác định vào cuối năm là cổ tức. Mục nhập cuối cùng làm giảm số tiền giữ lại bằng số tiền thanh toán cho nhà đầu tư.
Cụ thể hơn về các tài khoản liên quan đến bút toán khóa số:
– Tài khoản tạm thời là tài khoản trên sổ cái được sử dụng để cộng dồn các giao dịch trong một kỳ kế toán. Số dư của các tài khoản này cuối cùng được sử dụng để xây dựng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hoạt động kinh doanh vào cuối năm tài chính.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một báo cáo tài chính được sử dụng để mô tả kết quả hoạt động và tài chính của một công ty trong một năm tài chính. Vì lý do này mà dòng ngày trong báo cáo thu nhập hàng năm được viết là “Năm kết thúc.”
– Tài khoản vĩnh viễn là tài khoản thể hiện tình hình tài chính lâu dài của một công ty. Tài khoản bảng cân đối kế toán là tài khoản vĩnh viễn. Các tài khoản này chuyển tiếp số dư của chúng trong nhiều kỳ kế toán.
3. Quy trình bút toán khóa sổ như thế nào?
Bước 1 – đóng tài khoản doanh thu:
Chuyển số dư của tất cả các tài khoản doanh thu sang tài khoản tổng hợp thu nhập. Nó được thực hiện bằng cách ghi nợ các tài khoản doanh thu khác nhau và ghi có vào tài khoản tóm tắt thu nhập. Bước này đóng tất cả các tài khoản doanh thu.
Bước 2 – đóng tài khoản chi phí:
Chuyển số dư các tài khoản chi phí sang tài khoản tổng hợp thu nhập. Nó được thực hiện bằng cách ghi nợ tài khoản tổng hợp thu nhập và ghi có vào các tài khoản chi phí khác nhau. Bước này đóng tất cả các tài khoản chi phí.
Bước 3 – đóng tài khoản tổng hợp thu nhập:
Sau khi thực hiện các bút toán kết thúc ở bước 1 và bước 2, tài khoản tổng hợp thu nhập hiển thị số dư ghi có hoặc số dư nợ được chuyển sang tài khoản thu nhập giữ lại để đóng tài khoản tổng hợp thu nhập. Tài khoản tổng hợp thu nhập sẽ có số dư có nếu tổng số dư của tất cả các tài khoản doanh thu lớn hơn tổng số dư của tất cả các tài khoản chi phí. Ngược lại, nếu tổng số dư của tất cả các tài khoản doanh thu nhỏ hơn tổng số dư của tất cả các tài khoản chi phí thì tài khoản tổng hợp thu nhập hiển thị số dư bên Nợ. Việc ghi sổ nhật ký để khóa tài khoản tổng hợp thu nhập được thực hiện như sau:
– Nếu tài khoản tổng hợp thu nhập có số dư có, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đã thu được lợi nhuận trong kỳ làm tăng lợi nhuận để lại. Do đó, tài khoản tóm tắt thu nhập được đóng bằng cách ghi nợ tài khoản tóm tắt thu nhập và ghi có vào tài khoản thu nhập giữ lại.
– Nếu tài khoản tổng hợp thu nhập có số dư bên Nợ, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đã bị lỗ trong kỳ làm giảm lợi nhuận để lại. Trong tình huống như vậy, tài khoản tóm tắt thu nhập được đóng bằng cách ghi nợ vào tài khoản thu nhập giữ lại và ghi có vào tài khoản tóm tắt thu nhập.
Bước 4 – đóng tài khoản cổ tức:
Chuyển trực tiếp số dư tài khoản cổ tức sang tài khoản lợi nhuận giữ lại. Cổ tức trả cho người sở hữu cổ phiếu không phải là chi phí kinh doanh và do đó, không được sử dụng để xác định thu nhập ròng hoặc lỗ ròng. Số dư của nó không được chuyển vào tài khoản tổng hợp thu nhập mà được chuyển trực tiếp vào tài khoản lợi nhuận giữ lại.
Khi hoàn thành bước 4, các bút toán khóa sổ cần thiết được hoàn thành và tất cả các tài khoản tạm thời (tức là tài khoản tổng hợp doanh thu, chi phí, cổ tức và thu nhập) được đóng vào một tài khoản vĩnh viễn (tức là tài khoản thu nhập giữ lại).
Phương pháp bốn bước được mô tả ở trên hoạt động tốt vì nó cung cấp một lộ trình đánh giá rõ ràng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn, có thể hợp lý nếu bỏ qua tài khoản tóm tắt thu nhập và thay vào đó đóng các mục tạm thời trực tiếp vào tài khoản thu nhập giữ lại.
Kết quả cuối cùng cũng chính xác như nhau, với các tài khoản tạm thời được đóng vào tài khoản lợi nhuận giữ lại để trình bày trong bảng cân đối kế toán của công ty.
Trong một số trường hợp, phần mềm kế toán có thể tự động xử lý việc chuyển số dư sang tài khoản tổng hợp thu nhập, sau khi người dùng kết thúc kỳ kế toán. Các mục nhập diễn ra “ở hậu trường”, thường không có tài khoản tóm tắt thu nhập hiển thị trong biểu đồ tài khoản hoặc các bản ghi giao dịch khác.
