Bù trừ công nợ là gì? Thanh toán bù trừ, cấn trừ công nợ?

1. Bù trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ hay bù trừ công nợ được hiểu là một loại giao dịch, hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa các đơn vị với nhau. Khi này, những đơn vị này sẽ vừa đóng vai trò là người mua lại vừa là người bán. Trong quá trình hợp tác, nếu có những phát sinh giao dịch thì hai bên phải tạo biên bản bù trừ công nợ.

Đối với một người vừa là khách hàng, vừa là bên cung cấp sản phẩm thì họ sẽ vừa có nợ phải thu và vừa có cả nợ phải trả. Để bù trừ công nợ, nhân viên kế toán thường cần:

+ Xác định các loại chứng từ công nợ của đối tượng

+ Tiến hành bù trừ giữa công nợ phải thu và phải trả

+ Cập nhật công việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.

Hàng tháng, các đơn vụ sẽ tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ bao gồm: Số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng cũng như tổng tiền trong tháng. Khi này, kế toán sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cần đối chiếu công nợ.

Nếu có sai sót giữa hai bên, kế toán cần đối chiếu công nợ lại một lần nữa để làm rõ nguyên nhân. Ví dụ, nếu lỗi đến từ bên B và liên quan đến số lượng hàng hóa thì khi này, bên A sẽ được quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ. Bên B sẽ là người phải xác nhận lại và tiến hành làm lại bản đối chiếu.

Bù trừ công nợ tiếng Anh là ” Clearing debts”.

2. Thanh toán bù trừ, cấn trừ công nợ:

2.1. Các chứng từ cần có để việc bù trừ công nợ là hợp lệ:

+  Hợp đồng mua bán hàng hóa (Trong điều khoản hợp đồng ghi rõ hình thức thanh toán bù trừ công nợ)

+  Biên bản giao hàng, xuất kho

+ Hóa đơn GTGT

+ Biên bản đối chiếu công nợ hai bên (Có xác nhận của hai bên)

+ Biên bản bù trừ công nợ (Có xác nhận của hai bên)

+ Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Phiếu thu (Nếu phần chênh lệch dưới 20 triệu đồng; Giấy báo nợ / Giấy báo có của ngân hàng nếu phần chênh lệch từ 20 triệu đồng trở lên)

2.2. Lưu ý khi đối chiếu công nợ:

+ Việc thực hiện đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ quy định trong hợp đồng và bên còn lại chưa thanh toán.

+ Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ cần được kiểm tra và hạch toán một cách chính xác để giảm thiểu tối đa sai sót, thất thu trong quá trình giao dịch.

+ Quy trình đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện cho toàn bộ số tiền trong quá trình thực hiện hợp đồng.

+ Số hợp đồng, hóa đơn, công nợ và tiền thanh toán hay chưa đều phải được giải trình cụ thể và chi tiết kèm theo tài liệu chứng minh và đối chứng.

+ Kết luận cần được cả 2 bên ký và xác nhận.

2.3. Lưu ý khi cấn trừ công nợ:

+ Cấn trừ công nợ thường được diễn ra khi cả 2 bên mua bán đều bỏ tiền làm hợp đồng. Tuy nhiên, việc quyết toán thường chưa được thực hiện do cần xác định lại khoản bù trừ công nợ cho bên còn lại. Điều này sẽ giúp quyền lợi của cả 2 bên được bảo đảm cũng như hạn chế tối đa rủi ro.

+ Công nợ sẽ được diễn giải theo 3 loại số dư đầu kỳ: số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ.

+ Công nợ phát sinh tăng thường sẽ cần đính kèm theo hóa đơn và biên bản giao nhận. Điều này giúp bạn có thể chứng minh được rằng bên đối tác đã chi trả tiền nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.

+ Công nợ phát sinh giảm chính là khoản tiền chiết khấu thanh toán so với tổng số tiền thanh toán.

+ Trong quá trình cấn trừ công nợ, chỉ được tiến hành cấn trừ công nợ cho cùng một đối tượng.

3. Cách hạch toán bù trừ công nợ:

Trong kinh doanh, quản lý công nợ là một việc vô cùng quan trọng. Nó có thể tác động mạnh mẽ đến sự thành công của doanh nghiệp. Thế nhưng, nhiều chủ doanh nghiệp, chủ shop chưa thực sự nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý công nợ. Điều đó khiến nhiều doanh nghiệp dần bị áp lực về dòng tiền và đương nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến thành quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần chú ý các loại công nợ sau:

+ Các khoản phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.

+ Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ…phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ người bán nhưng chưa thanh toán. Các khoản phải thu, phải trả khác:

+ Các khoản phải thu khác: thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.

+ Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân… Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.

a. Khi Bán hàng hóa:

Ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán

+ Doanh thu:

Nợ TK 131 (chi tiết)

Có TK 511

Có TK 3331

+ Giá vốn:

Nợ TK 632:

Có TK 155, 156

b. Khi mua hàng

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 133

Có TK 331

c. Bù trừ công nợ

Nợ TK 331

Có TK 131

d. Xử lý phần chênh lệch

+ Nếu sau khi bù trừ, doanh nghiệp còn phải thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112

+ Nếu sau khi bù trừ, khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131

Ví dụ:

Công ty Nam Hồng bán 10 máy tính cho Công ty Lạc Việt với tổng giá trị 110 triệu đồng (thuế GTGT 10%); 20/9, Công ty Lạc Việt bán cho Công ty Nam Hồng 20 bộ bàn ghế văn phòng với tổng giá 132 triệu đồng (Thuế GTGT 10%). Hợp đồng kinh tế giữa 2 công ty ghi rõ phương thức thanh toán bù trừ. Ngày 25/9, hai công ty làm biên bản bù trừ công nợ.

Kế toán tại Công ty Nam Hồng sẽ hạch toán như sau:

+ Khi bán hàng:

Nợ TK 131/LV: 110.000.000

Có TK 5111: 100.000.000

Có TK 3331: 10.000.000

+ Khi mua hàng

Nợ TK 153: 120.000.000

Nợ TK 133:  12.000.000

Có TK 331/LV: 132.000.000

+ Thanh toán bù trừ:

Nợ TK 331/LV: 110.000.000

Có TK 131/LV: 110.000.000

+ Thanh toán phần còn thiếu:

Nợ TK 331/LV: 22.000.000

Có TK 112: 22.000.000

Như vậy chúng ta cần lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình cần phải đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở… Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập như là: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…