Mục lục bài viết
1.Báo cáo là gì?
Báo cáo là một loại văn bản hành chính (gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) của cơ quan, tổ chức, cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm giúp cho cơ quan, người có thẩm quyền có thông tin phục vụ việc phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 09/2019/NĐ-CP về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước.
2. Các loại báo cáo:
Báo cáo là loại văn bản hành chính thông thường và rất đa dạng. Dựa trên những tiêu chí khác nhau có thể phân loại báo cáo ra thành các loại khác nhau.
– Căn cứ vào chế độ báo cáo được quy định tại Điều 4 Nghị định 09/2019/NĐ-CP gồm các loại báo cáo sau:
Báo cáo định kỳ:
Là báo cáo được ban hành để đáp ứng yêu cầu thông tin tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện theo một chu kỳ xác định và lặp lại nhiều lần.
Báo cáo chuyên đề:
Là báo cáo được ban hành để đáp ứng yêu cầu thông tin có tính chuyên sâu về một chủ đề nào đó và phải thực hiện một hoặc nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định.
Báo cáo đột xuất:
Là báo cáo được ban hành để đáp ứng yêu cầu thông tin về vấn đề phát sinh bất thường.
3. Những lưu ý khi thực hiện báo cáo
Báo cáo tuy không có giá trị pháp lý rõ rệt như thông tin trong các biên bản được lập tại đúng thời gian và địa điểm xảy ra sự việc nhưng báo cáo chính là căn cứ quan trọng để chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.
Khi thực hiện báo cáo, doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung, hình thức và tiến độ thời gian, cụ thể như sau:
a. Về nội dung
Nội dung báo cáo cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung như sau:
- Thông tin chính xác, đầy đủ, không thêm vào hay bớt đi
- Bố cục của báo cáo đầy đủ, rõ ràng
- Báo cáo phải khách quan, trung thực và chính xác
Ngoài ra, báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể, không được viết chung chung bởi đây là cơ sở để lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý.
b. Về hình thức
Báo cáo cần đáp ứng các yêu cầu về hình thức như sau:
- Sử dụng đúng mẫu báo cáo theo quy định của pháp luật, tổ chức, doanh nghiệp hoặc tự xây dựng mẫu báo cáo phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề báo cáo
- Sử dụng văn phong hành chính thông dụng, ngôn từ phù hợp, dễ hiểu
- Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay kĩ thuật đánh máy
c. Về tiến độ, thời gian
Báo cáo cần phải đảm bảo đúng thời gian quy định, phục vụ kịp thời công tác quản lý và ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi sự chậm trễ trong báo cáo sẽ ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.
d. Tần suất thực hiện báo cáo
– Tần suất báo cáo sẽ do từng cơ quan hành chính quy định tùy thuộc vào tính chất, mục đích và yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành.
– Khi báo cáo phải lồng ghép các nội dung báo cáo, bảo đảm chỉ yêu cầu báo cáo một lần trong một kỳ báo cáo đối với các nội dung thuộc cùng ngành, lĩnh vực quản lý.
e. Mẫu đề cương báo cáo:
Mẫu đề cương báo cáo phải nêu có đầy đủ các thông tin chủ yếu về: Tình hình thực hiện; kết quả đạt được; tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của tồn tại, hạn chế; phương hướng nhiệm vụ; đề xuất, kiến nghị.
4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của báo cáo
Yếu tố chung để đánh giá một bản báo cáo có chất lượng phải trên cả hai đặc điểm về nội dung và hình thức. Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu đúng tính chất công việc, đánh giá đúng những thành tích và hạn chế trong việc thực hiện công việc cũng như nguyên nhân của nó. Phương hướng nhiệm vụ được trình bày rõ ràng, mạch lạc, có sức thuyết phục bởi những nhận định vừa khoa học vừa thực tế, dự báo tính khả thi. Về hình thức của bản báo cáo phải phù hợp với nội dung của báo cáo. Vì thế, một bản báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu sự quyết định của chính người trực tiếp thực hiện viết báo cáo. Tuy nhiên, ngoài người viết báo cáo ra, chất lượng của bản báo cáo còn bị ảnh hưởng bởi nguồn thông tin và quan điểm chỉ đạo của người lãnh đạo.
5. Vai trò, mục đích và ý nghĩa của báo cáo.
Báo cáo được sử dụng một cách khá phổ biến, và nó có vai trò cũng như ý nghĩa quan trọng trong đời sống. Như chúng ta đã biết thì mục đích của báo cáo là trình bày về một vấn đề nào đó. Do đó thông qua báo cáo thì cơ quan cấp trên họ sẽ nắm bắt được tình hình công việc từ khái quát đến cụ thể từ đó có thể quản lý tiến trình hoàn thành công việc của cấp dưới từ đó có thể đôn đốc và quản lý công việc .
Đối với cấp dưới thì thông qua báo cáo có thể khái quát lại công việc một lần nữa và có thể nắm bắt lại nội dung từ đó nắm rõ hơn về tình hình công việc mà mình được giao
Ví dụ như trong báo cáo tài chính thì doanh nghiệp có thể thông qua báo cáo có thể đánh giá tổng quát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian qua, dựa vào đó mà phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ quan trọng để đề ra chính sách quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc là đầu tư của chủ sở hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì những người đầu tư đọc báo cáo tài chính họ sẽ nắm được tình trạng của doanh nghiệp, qua những số liệu về tài sản, lưu chuyển vốn cổ đông sẽ biết lúc nào can thiệp vào thì hiệu quả, nhằm nâng cao giá trị của công ty.
Mục đích của báo cáo là trình bày lại công việc để cơ quan cấp trên họ có thể nắm được công việc và có thể đưa ra những quyết định phù hợp và kịp thời. Để công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất có thể.
