Kiểm toán là công việc thực hiện để xác minh một số nội dung của doanh nghiệp nhằm mục đích xác nhận độ chính xác và để đưa ra những đề xuất hợp lý đối với doanh nghiệp. Bằng chứng kiểm toán là tài liệu quan trọng để có thể chứng minh quá trình kiểm toán các nội dung của doanh nghiệp. Vậybằng chứng kiểm toán là gì? Cách phân loại bằng chứng kiểm toán?
Mục lục bài viết
1. Bằng chứng kiểm toán là gì?
Nhăc tới các chức năng của kiểm toán tài chính ta hiểu đây chính là “xác minh và bày tỏ ý kiến” về các bản khai tài chính, thể hiện qua quá trình thu thập và đánh giá các bằng chứng về Báo cáo tài chính của một tổ chức kinh tế cụ thể nhằm mục đính xác nhận và báo cáo về mức độ phù hợp của các báo cáo này với các chuẩn mực đã được thiết lập thông qua Báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán ghi nhận các ý kiến của kiểm toán viên, nó là sản phẩm quan trọng nhất của cuộc kiểm toán, độ chính xác và hợp lý của nó phụ thuộc rất nhiều vào các bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập được trong quá trình kiểm toán.
Bằng chứng kiểm toán trong tiếng Anh là Audit evidence.
Bằng chứng kiểm toán được định nghĩa như sau:
“Bằng chứng kiểm toán là tất cả các tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các tài liệu, thông tin này, kiểm toán viên đưa ra kết luận và từ đó hình thành ý kiến kiểm toán. Bằng chứng kiểm toán bao gồm những tài liệu, thông tin chứa đựng trong các tài liệu, sổ kế toán, kể cả báo cáo tài chính và những tài liệu, thông tin khác”.
Bằng chứng kiểm toán dể chính xác nhất cần phải được thu thập bằng các phương pháp kiểm tra, quan sát, thẩm vấn, xác nhận, tính toán, phân tích, kiểm kê, chọn mẫu…. Theo nó nên nếu thu thập bằng chứng kiểm toán phải đảm bảo tính thích hợp (thước đo về chất lượng, độ tin cậy) và tính đầy đủ (thước đo về số lượng) cho mục tiêu kiểm toán.
Các khái niệm liên quan như về tính thích hợp của bằng chứng phụ thuộc vào nguồn gốc bằng chứng bên trong hay bên ngoài đơn vị dạng bằng chứng tài liệu hay vật chất và theo đó có các hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hay không sự kết hợp giữa các loại bằng chứng nhiều bằng chứng từ những nguồn khác nhau cùng cho thông tin về một vấn đề.
Một bằng chứng đầy đủ thì được hiểu là kiểm toán phụ thuộc vào tính thích hợp của các bằng chứng kiểm toán độ tin cậy cao thì cần số lượng bằng chứng ít tính trọng yếu cần nhiều bằng chứng cho bộ phận trọng yếu mức rủi ro bằng chứng tăng ở bộ phận có mức rủi ro cao.
2. Cách phân loại bằng chứng kiểm toán:
Nếu chúng ta xét trên các bằng chúng khá nhau với mỗi loại bằng chứng có độ tin cây khác nhau, mức độ tin cậy của bằng chứng là yếu tố tin cậy để thu thập bằng chứng sử dụng chúng một cách tốt nhất và hợp lý nhất. Bằng chứng có chính xác không có thể phụ thuộc vào nguồn gốc ở bên trong hay ngoài doanh nghiệp với những hình thức và hình ảnh, tài liệu hoặc lời nói và từng trường hợp cụ thể. Để giúp kiểm toán viên xác định độ tin cây một cách hợp lý nhằm thu thập sử dụng bằng chứng thuận lợi. Theo đó nên với vấn đề phân loại bằng chứng là hết sức quan trọng, nó giúp kiểm toán viên có thể tìm được những bằng chứng có độ tin cậy cao nhằm giảm bớt những rủi ro kiểm toán cũng như giảm bớt chi phí kiểm toán. Việc phân loại có thể tiến hành theo các cách sau:
2.1. Bằng chứng kiểm toán phân loại theo nguồn gốc:
Bằng chứng kiểm toán do kiểm toán viên phát hiện và khai thác cụ thể các bằng chứng này thường do kiểm toán viên thu thập trực tiếp tại đơn vị được kiểm toán qua việc quan sát vật chất, điều tra, quan sát, tính toán lại… và các bằng chứng kiểm toán do khách hàng phát hiện và cung cấp cụ thể như các bằng chứng thuộc loại này thường bao gồm các chứng từ, ghi chép, báo cáo kế toán; chế độ quản lí, quy chế tại đơn vị, các biên bản giải trình,…
Bằng chứng kiểm toán do các bên thứ ba có quan hệ độc lập với đơn vị được kiểm toán cung cấp: gồm các biên bản, tài liệu xác nhận, các chứng từ kế toán do các đơn vị bên ngoài phát hành, bằng chứng do chuyên gia cung cấp…
2.2. Bằng chứng kiểm toán phân loại theo hình thức:
Các chứng từ kế toán.
Các văn bản, báo cáo của bên thứ ba có liên quan.
Các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán nội bộ.
Giải trình của các nhà quản lí và các cán bộ nghiệp vụ trong đơn vị.
Các ghi chép kế toán và các ghi chép khác của đơn vị.
Các tài liệu kiểm kê thực tế.
Các biên bản làm việc có liên quan (với ngân hàng, các cơ quan tài chính, hải quan, thuế,…)
Các hợp đồng kinh doanh, các kế hoạch, dự toán đã được phê duyệt.
Các tài liệu tính toán lại.
Các tài liệu dưới những hình thức khác.
2.3. Phân loại theo thủ tục kiểm toán:
– Dạng bằng chứng phỏng vấn
– Bằng chứng tính toán
– Bằng chứng kiểm tra
– Bằng chứng quan sát
– Bằng chứng phân tích
Độ tin cậy của các bằng chứng tăng dần từ trên xuống dưới. Phân loại bằng chứng theo tính thuyết phục:
Ta thấy các bằng chứng kiểm toán được sử dụng để trực tiếp đưa ra ý kiến khác nhau về tính trung thực của Báo cáo tài chính đơn vị kiểm toán phát hành vì lí do này nên việc kiểm toán viên cần phải xem xét mức độ tin cây của chúng. Ý kiến của kiểm toán viên trong Báo cáo kiểm toán có mức độ tương ứng đối với tính thuyết phục của bằng chứng. Theo cách này bằng chứng được phân loại như sau:
Để tìm ra các loại bằng chứng có tính thuyết phục hoàn toàn thì ta thấy đây là loại bằng chứng do kiểm toán viên tiến hành thu thập Dựa trên các phương thức như kiểm kê, đánh giá và quan sát và bằng chứng này thường được đánh giá là khách quan, chính sác và đầy đủ. Dựa vào ý kiến này kiểm toán viên đưa ra ý kiến chấp nhận toàn phần.
Để có dược những bằng chứng thuyết phục từng phần thì bằng chứng thu được từ phỏng vấn cần phải phân tích và kiểm tra lại, các loại bằng chứng thường được đảm bảo bởi hệ thống kiểm soát nội bộ. Như vậy nên ta thấy chúng chỉ thật sự có tính thuyết phục khi bộ máy kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là thực sự tồn tại và có hiệu lực. Dựa vào loại bằng chứng này kiểm toán viên chỉ có thể đưa ra ý kiến chấp nhận từng phần.
Bằng chứng không có giá trị thuyết phục: là bằng chứng không có giá trị trong việc ra ý kiến, quyết định của kiểm toán viên về việc kiểm toán. Bằng chứng có thể do phỏng vấn người quản lý, ban quản trị.
2.4. Phân loại bằng chứng theo loại hình bằng chứng:
Như chúng ta đã biết thì với độ tin cậy còn được đánh giá qua hình thức của bằng chứng, với việc đánh giá độ tin cậy thông qua nguyên tắc cụ thể như với các bằng chứng dưới dạng văn bản, hình ảnh đáng tin cây hơn bằng chứng ghi lại từ lời nói. Việc phân loại bằng chứng theo loại hình bằng chứng bao gồm có các dạng bằng chứng vật chất như bản kiểm kê hàng tồn kho, biên bản kiểm kê tài sản cố định, hiểu biết kiểm toán… Đây là dạng bằng chứng có tính thuyết phục cao.
Theo như những phân tích đã đưa ra ta thấy có các loại bằng chứng được thu thập có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đưa ra ý kiến, quyết định của kiểm toán viên về hoạt động kiểm toán, nó là cơ sở và là một trong những yếu tố quyết định độ chính xác và rủi do trong ý kiến của kiểm toán viên. Từ đó có thể thấy sự thành công cuộc kiểm toán phụ thuộc trước hết vào viêc thu thập và sau đó đánh giá bằng chứng của kiểm toán viên. Một khi kiểm toán viên không thu thập đầy đủ và đánh giá đúng các các bằng chứng thích hợp thì kiểm toán viên khó có thể đưa ra một nhận định chính sác về đối tượng cần kiểm toán.
Căn cứ dựa trên các chuẩn mực Kiểm toán số 500 có quy định cụ thể đối với kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp và bám theo đó để làm cơ sở đưa ra ý kiến của mình về Báo cáo tài chính của đơn vị được kiểm toán.
Thông qua đó ta có thể thấy một ý nghĩa rất quan trọng đối với các tổ chức kiểm toán độc lập, các cơ quan cơ quan kiểm toán nhà nước hoặc cơ quan pháp lý, bằng chứng kiểm toán còn là cơ sở để giám sát đánh giá chất lượng hoạt động cùa kiểm toán viên trong quá trình thực hiện kiểm toán. Việc giám sát này có thể do nhà quản lý tiến hành đối với các kiểm toán viên thực hiện kiểm toán hoặc có thể do cơ quan tư pháp tiến hành đối với chủ thể kiểm toán nói chung ( Trong trường hợp xảy ra kiện tụng đối với kiểm toán viên hay công ty kiểm toán).
