Bản mô tả phạm vi dự án là gì? Nội dung và vai trò của bản mô tả

1. Bản mô tả phạm vi dự án là gì?

Phạm vi dự án tiếng anh là Project Scope, khi nhắc tới nó chúng ta hiểu đơn giản đây là một phần kế hoạch của dự án,theo đó sẽ gồm các công việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và cuối cùng là chi phí hay theo cách hiểu khá đây là phạm vi dự án là những gì cần phải đạt được và những công việc cần thiết để thực hiện dự án.

Ví dụ: Một dự án nghiên cứu thị trường mà một công ty tư vấn thực hiện theo một bản hợp đồng với khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành để cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhất định đã được xác định trước trong hợp đồng thỏa thuận với khách hàng.

Theo những lí thuyết đưa ra chúng ta thấy với phạm vi dự án có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện thành công dự án và với các nghiên cứ đã chỉ ra với việc xác định phạm vi và kết quả đầu ra của dự án không rõ ràng thường là nhân tố gây trở ngại đến việc thực hiện thành công dự án, theo đó với bản mô tả phạm vi dự án trong tiếng Anh được gọi là Project Scope Statement. Kết quả của việc xác định phạm vi dự án là bản mô tả phạm vi dự án, bản mô tả phạm vi dự án mô tả chi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra.

2. Nội dung của bản mô tả phạm vi dự án:

Bản mô tả phạm vi dự án thường bao gồm những nội dung sau:

Mô tả phạm vi sản phẩm được mô tả chi tiết các đặc điểm, tính chất của sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc kết quả công việc. Các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm  và xác định rõ quá trình và tiêu chuẩn chấp thuận sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cuối cùng Các đầu ra của dự án với các đầu ra bao gồm cả sản phẩm và các loại dịch vụ và các kết quả bổ trợ khác như các tài liệu và các báo cáo quản lí dự án. Bên cạnh đó có các loại phần việc không thuộc dự án thì việc xác định những nội dung công việc không thuộc dự án. Mô tả rõ những gì không thuộc phạm vi dự án nhằm giúp quản lí mong đợi của khách hàng.

Ví dụ trong một dự án chung cư cao tầng, mô tả về đầu ra của dự án có ghi căn hộ bàn giao cho khách hàng gồm có một cửa ra vào, hai cửa sổ, các trang thiết bị lắp đặt bao gồm la bô phòng tắm v.v. các đầu chờ bình nóng lạnh, đầu chờ máy giặt nhưng không bao gồm bình nóng lanh và máy giặt.

Các ràng buộc của dự án – Liệt kê và mô tả các ràng buộc của dự án ví dụ ngân sách dự án, thời gian hoàn thành dự án hoặc tiến độ hoàn thành các hạng mục công việc chính. Nếu dự án làm theo hợp đồng với khách hàng thì các điều khoản hợp đồng chính là các ràng buộc của dự án. Các giả định dự án – Liệt kê các giả định và ảnh hưởng của giả định đến dự án trong trường hợp giả định được chứng tỏ không đúng (rủi ro). Trong quá trình lập kế hoạch nhóm dự án phải thường xuyên xác định, ghi chép và kiểm chứng giả định.

3. Các yếu tố ảnh hưởng tới phạm vi dự án:

– Về thời gian:

Mỗi dự án đều phải có một thời gian thực hiện cụ thể. Việc thời gian dự án kéo dài hay ngắn phải phụ thuộc vào quy mô và mức độ của chính dự án đó. Thời gian đặt ra để thực hiện dự án phải được tính toán một cách hợp lý, với các dự án nhỏ giá trị thì thời gian thực hiện có thể mà một vài tuần, còn các dự án lớn hơn thì thời gian có thể mất một vài tháng, thậm chí có thể là đến tận năm.

– Về nhân sự:

Yếu tố nhân sự cũng có ảnh hưởng rất lớn tới dự án. Việc tính toán số lượng nhân sự không hợp lý, nó có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới các yếu tố còn lại. Ví dụ, nếu tính toán số lượng nhân sự quá ít, nó sẽ ảnh hưởng tới quá trình làm việc và tiến độ của công việc. Điều này có thể làm cho thời gian thực hiện công việc bị kéo dài ra khá lớn, làm chệch đi thời gian dự kiến hoàn thành dự án so với ý định ban đầu. Mặt khác, việc dự án bị kéo dài có thể làm ảnh hưởng tới chi phí thực hiện dự án nữa.

– Về ngân sách:

Cần phải có một kế hoạch cụ thể cho việc lập ngân sách dự án. Người lập ngân sách dự án phải là người hiểu rõ các vấn đề liên quan đến thị trường, chỉ có có thế thì bảng ngân sách đưa ra mới có tính khả thi. Nội dung các vấn đề ngân sách dự án phải chi ra có thể là: Khoản thù lao của nhân viên, hoặc thù lao của chuyên gia trong trường hợp dự án của bạn cần mời chuyên gia trong nước hoặc nước ngoài về tư vấn hoặc hỗ trợ.

– Về tính khả thi thực hiện dự án:

Cần phải xác định dự án cí tính khả thi hay không, bạn có đủ kiến thức chuyên môn hay quyền truy cập vào dữ liệu bạn cần hay chưa.

Bản mô tả phạm vi dự án tạo ra sự hiểu biết thống nhất giữa tất cả các chủ thể dự án và cũng có thể chỉ rõ cả những nội dung gì không thuộc phạm vi dự án để giúp cho việc quản lí mong đợi của các chủ thể dự án. Bản mô tả phạm vi dự án cho phép nhóm dự án tiến hành lập kế hoạch chi tiết trong quá trình thực hiện, cung cấp cơ sở để đánh giá liệu các yêu cầu thay đổi dự án hoặc khối lượng công việc bổ xung có nằm trong phạm vi dự án hay không.

4. Quy trình để thành lập phạm vi dự án:

Bước 1: Khởi động dự án

Trong bước này người có nhu cầu thực hiện dự án cần phải chọn được dự án phù hợp với nhu cầu và kế hoạch chiến lược của bản thân. Trong đó, kế hoạch chiến lược phải đáp ứng được các yêu cầu:

– Bước đầu tiên trong khởi động dự án là nhìn vào bức tranh tổng thể hay là kế hoạch chiến lược của công ty.

– Kế hoạch chiến lược đồi hỏi xác định các mục tiêu nghiệp vụ lâu dài.

 – Một số dự án cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và tài chính.

Ngoài ra, người quản lý cũng cần phải xác định được dự án tiềm năng, sau đó chọn lựa dự án và phân bổ tài nguyên sao cho hợp lý.

Các phương pháp để chọn dự án này có thể là:

– Tập trung vào nhu cầu chung.

– Phân loại dự án.

– Phân tích tài chính.

– Dùng mô hình tính điểm có trọng số.

– Thực hiện bảng điểm cân đối.

Bước 2: Lập kế hoạch phạm vi

Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi của dự án. Tuyên bố về phạm vi gồm:

– Kiểm chứng về dự án.

– Mô tả ngắn về sản phẩm của dự án.

– Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của dự án.

– Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của dự án.

Bước 3: Xác định phạm vi

Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn để có thể quản lý được.

Việc xác định đúng phạm vi của dự án mang lại các ý nghĩa sau:

– Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, và tài nguyên.

– Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển dự án.

– Giúp truyền đạt rõ ràng các trách nhiệm của mỗi công việc.

– Xác định các ràng buộc:

Luôn có những trở ngại để đạt được những gì bạn đã đặt ra. Khi nhận thức được những hạn chế có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, nó có thể giúp bạn giảm thiểu các vấn đề có thể trì hoãn hoặc hạn chế khả năng đạt được kết quả của dự án. Những nguyên nhân này có thể do điều kiện môi trường năng động bên trong và bên ngoài, trục trặc công nghệ hoặc thiếu nguồn lực. Thông báo những vấn đề như vậy với nhóm của bạn sớm và thực hiện các bước để vượt qua những trở ngại này sẽ giảm sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án và giữ chi tiêu trong phạm vi ngân sách. Cho dù những điều này dựa trên các giả định hay sự không chắc chắn, việc phân tích tác động của chúng trong suốt tiến trình của dự án sẽ làm giảm thêm rủi ro thất bại.