Quản lý kho là gì? Tại sao phải quản lý kho? Mô tả công việc?

1. Quản lý kho là gì?

Kho là loại hình cơ sở logistics được sử dụng cho việc lưu trữ, dự trữ, bảo quản hàng hóa hay vật tư của doanh nghiệp nhằm cung ứng hàng hóa/nguyên liệu cho khách hàng/cho hoạt động xây dựng, sản xuất một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất.

Hay chúng ta hiểu việc quản lý kho chính là những hoạt động cụ thể có liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Bởi trên thực tế quản lý kho rất cần thiết và để có hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều vì nó giảm chi phí lưu thông mà còn đảm bảo cho hoạt động sản xuất và cung ứng hàng hóa được diễn ra liên tục, ổn định.

Quản lý kho tiếng Anh là Warehouse Management.

2. Tại sao phải quản lý kho?

Trên thị trường hện nay thực tế đã cho thấy không có một cửa hàng bán lẻ nào thiếu được hoạt động quản lý kho bởi vì hoạt động này rất có ý nghĩa nếu muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả. Sau khi đã hiểu quản lý kho là gì thì bây giờ, các nhà quản lý cần biết cách quản lý kho sao cho không chỉ giúp công việc kinh doanh được tiến hành thuận lợi mà còn đưa đến nhiều lợi ích thiết thực khác.

Bảo quản hàng hóa tốt hơn

Bạn thử nghĩ rằng nếu chúng ta có khối lượng hàng hóa lớn mà hàng hóa nếu không được bảo quản một cách cẩn thận, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ hoặc nông sản dễ hỏng thì có thể sẽ đưa đến tổn thất vô cùng lớn cho cửa hàng, vi thế nên việc quản lý kho với các công việc như phân loại, sắp xếp hay theo dõi thông tin hàng sẽ giúp chủ cửa hàng có thể bảo quản hàng hóa tốt hơn. Các sản phẩm sẽ không xảy ra tình trạng rơi vỡ, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu tối đa các phát sinh không đáng có khi kinh doanh.

Quay vòng tồn kho

Thông qua quá trình quản lý này có thể quay vòng tồn kho, ta hiểu với các cửa hàng bán lẻ, hàng hóa chính là cốt lõi trong công việc kinh doanh của bạn. Nếu các vấn đề như hàng lỗi hay hàng mất tem nhãn xảy ra sẽ ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của cửa hàng. Như vậy nên việc quay vòng không để tồn kho quá lớn sẽ giúp cửa hàng tránh được những trường hợp này. Kiểm soát và quản lý được lượng hàng tồn kho, chủ của hàng sẽ dễ dàng cân đối, giữ tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho cao, từ đó tránh được tình trạng hàng hóa bị hỏng hoặc quá hạn sử dụng.

Bán hàng hiệu quả

Liên quan tới bán hàng thì quản lý kho tốt thì bán hàng cũng thuận lợi hơn cụ thể quản lý kho đúng cách là một trong những yếu tố quan trọng giúp công việc kinh doanh của cửa hàng được diễn ra thuận lợi. Nếu nắm rõ được chính xác lượng hàng tồn kho, bạn sẽ có thể đáp ứng được nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” dễ dàng. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh như giảm giá, khuyến mãi dựa trên thông tin hàng hóa. Điều này sẽ giúp công việc bán hàng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.

Tiết kiệm chi phí

Một vai trò rất quan trọng mà tất cả các cửa hàng đều muốn đạt được đó chính là thông qua quan lý kho này sẽ giúp chủ cửa hàng nắm rõ thông tin của các mặt hàng, biết được sản phẩm nào đang bán chậm cũng như có khả năng tồn đọng lớn. Từ đó bạn có thể điều chỉnh hợp lý số lượng hàng hóa cần đặt trong thời gian tiếp theo. Việc này sẽ giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể từ việc mua và bảo quản hàng hóa. Bạn có thể sử dụng số tiền này để đầu tư vào các mặt hàng đưa đến lợi ích cao hơn cho cửa hàng.

3. Mô tả công việc quản lý kho:

Quản lý kho sẽ phải giám sát các loại nguyên liệu thô và thành phẩm của công ty. Những mặt hàng này có thể được sử dụng cho chính doanh nghiệp, bán lại hoặc cho người khác thuê. Công việc chính của quản lý kho là giám sát công nhân kho sắp xếp, kiểm kê hàng hóa và báo cáo với cấp trên cũng như những bộ phận khác của công ty. Quản lý kho thường thông qua các công việc như:

+ Sử dụng các phần mềm theo dõi hàng tồn kho và chuỗi cung ứng để kiểm đếm chính xác lượng hàng còn lại trong kho.

+ Tiến hành việc kiểm đếm thường xuyên hoặc theo chu kỳ để nắm vững số hàng hóa sẵn có.

+ Đặt hàng từ đối tác khi lượng hàng trong kho sắp hết.

+ Tìm nguồn cung ứng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp, giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong chuỗi cung ứng hoặc vận chuyển hàng hóa.

+ Xuất hàng, giao hàng cho đối tác.

+ Tuyển dụng và đào tạo nhân viên kho hàng, thủ kho thành phẩm, thủ kho nguyên liệu,… theo yêu cầu công việc cũng như quy mô và cơ cấu của công ty.

+ Nghiên cứu doanh số bán hàng và dự tính số lượng hàng cần thiết.

Một quản lý kho chuyên nghiệp cần phải đảm bảo đầy đủ những yêu cầu sau:

3.1. Học vấn:

Hiện nay không chỉ ở các lĩnh vực kinh doanh mà tất cả các lĩnh vực đều rất ưa chuộng và họ cần những người thực sự có học vấn và kinh nghiệm để xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, cụ thể nhưu trong các doanh nghiệp thường yêu cầu người quản lý kho phải có ít nhất bằng cử nhân về quản lý kho, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý hoặc vận hành doanh nghiệp. Mặc dù nhiều nhà tuyển dụng có thể không đưa ra yêu cầu về bằng cấp trong bảng mô tả công việc quản lý kho nhưng họ vẫn luôn đề cao những ứng viên có bằng cấp và kinh nghiệm về kiểm soát và phân phối hàng tồn kho.

Chúng ta hiểu về quản lý kho thì mới hiểu được nó cũng rất cần phải tỉ mx và yêu cầu người có trình độ xử lý, ví dụ như quản lý kho cấp cao hơn có thể học bằng Thạc sĩ về lĩnh vực mà họ đã lựa chọn. Các khóa học về công nghệ thông tin cũng có thể sẽ rất cần thiết đối với nhân viên kho.

3.2. Kinh nghiệm thực tế:

Quản lý kho lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng thường là những người đã từng làm nhân viên kho trước đây nhờ đã được làm quen với các phần mềm quản lý kho và cung ứng hàng tồn kho, quy trình đóng gói và giao hàng, cách quản lý kho vật tư chặt chẽ cũng như nhiều nghiệp vụ quản lý kho khác. Đối với những người không có bằng cấp thì kinh nghiệm thực tế là cực kỳ quan trọng.

3.3. Kỹ năng:

Khả năng lãnh đạo và hiểu biết công nghệ sẽ giúp quản lý kho hoàn thành công việc của mình tốt hơn. Dưới đây là một vài kỹ năng quan trọng nhất cho nhân viên thủ kho mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng đều mong đợi ở nhân viên của mình:

+ Kiến thức chuyên môn đói với từng kho hàng hóa và từng lĩnh vưc cá nhận chọn để có những kiến thức nhất định để hoàn thành tốt công việc của mình, quản lý kho cần phải có hiểu biết sâu sắc về quy trình nghiệp vụ quản lý kho cũng như các quy tắc liên quan khác của công ty.

+ Khả năng đa nhiệm ở đây đối với quản lý kho sẽ thường xuyên phải làm nhiều việc cùng lúc bởi vì quản lý kho có rất nhiều công việc phát sinh tới, bao gồm giám sát nhân viên, kiểm kê và bổ sung hàng tồn và giao dịch với nhà cung cấp. Khả năng đa nhiệm sẽ giúp đảm bảo tất cả những công việc này đều được hoàn thành đúng thời gian quy định.

+ Kỹ năng lãnh đạo: Một người quản lý kho giỏi là người biết thúc đẩy nhân viên của mình làm việc hiệu quả với tinh thần, nhiệt huyết cao.

Như vậy có thể thấy rằng đối với công việc quản lý kho cũng rất cần tới các yếu tố để có thể thông qua đó mà tạo nên những giá trị cơ bản giúp cho các cơ sở hay doanh nghiệp có thể khai thác tối đa giá trị của hàng hóa, tránh thất thoát hàng hóa và quan trọng hơn đó chính là để hàng hóa được dảm bảo khi đưa ra thị trường tiêu thụ không có vấn đề gì xảy ra.