OKRs là gì? Lợi ích, cách xây dựng OKRs cho doanh nghiệp?

1. OKRs là gì?

OKRs là một phương pháp quản lý theo mục tiêu và kết quả chính, giúp liên kết nội bộ tổ chức và các cá nhân trong doanh nghiệp để đảm bảo được rằng tất cả thành viên đang đi đúng hướng, đo lường những nỗ lực hướng tới mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, OKRs đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân được diễn ra một cách xuyên suốt.

Hiểu theo cách đơn giản thì OKRs là một phương pháp giúp thiết lập, liên kết và truyền đạt các mục tiêu trong toàn bộ cơ cấu doanh nghiệp. OKRs mang đến sự tập trung vì chúng giúp cho các công ty, bộ phận và nhóm dễ dàng tập trung hướng đến những điều quan trọng và liên kết những mục tiêu ở các bộ phận với mục tiêu cá nhân của nhân viên trong doanh nghiệp. Về cơ bản, OKRs thực hiện cách tiếp cận toàn diện và thiết lập mục tiêu; đồng thời chịu trách nhiệm bằng cách theo dõi kết quả định tính (thường là hàng quý) thay vì số liệu KPI định lượng. Đó cũng là lý do vì sao quản lý nhân sự theo OKRs đang trở thành xu hướng quản lý nhân sự đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Tên đầy đủ của OKRs được gọi là Objective Key Results.

2. Lợi ích của OKRs trong doanh nghiệp:

Khi áp OKRs trong hoạt động của doanh nghiệp nó sẽ giúp  đem lại những lợi ích sau đây:

Thứ nhất, lợi ích trong việc sắp xếp, tổ chức công việc một cách hợp lý

Dù bạn đang hoạt động trong môi trường nào là học tập hay trong công việc thì yếu tố gắn kết luôn là sức mạnh to lớn để dẫn đến thành công bởi lẽ nếu hoạt động một mình bạn sẽ đi được nhanh hơn nhưng đó chỉ là nhất thời nhưng khi đi cùng nhau bạn và đồng đội sẽ tiến được xa hơn và trong doanh nghiệp cũng như vậy. Khi tất cả mọi người tham gia vào công việc với một mục tiêu tập trung, có thể là mục tiêu của tuần, của tháng hay của quý thì chắc chắn khả năng công việc này được hoàn thành sẽ cao hơn, chất lượng hơn đồng thời cũng tiết kiệm được thời gian phải bỏ ra để thực hiện.

Cách tốt nhất để giữ tinh thần OKRs cao là cho dù thành quả của công việc lớn hay là công việc nhỏ. Hãy công khai và công nhận công sức của những nhân viên luôn chủ động đạt được kết quả chính, và động viên, thúc đẩy họ tiếp tục phát huy điều đó bằng một bữa tiệc nhỏ vào ngày kết thúc OKRs. Điều này sẽ giúp  việc liên kết các công ty lớn với nhau và tăng cường mối quan hệ của nhân viên trong các nhóm nhỏ hơn.

Tổ chức, sắp xếp mọi yếu tố trong doanh nghiệp một cách hợp lý đồng nghĩa với việc bạn có thể đặt được những mục tiêu một cách dễ dàng mà bạn không thể ngờ tới. Điều quan trọng là bạn phải có suy nghĩ rằng OKRs là một cơ hội để cải thiện công việc ngày từ khi bạn đang chuẩn bị lên kế hoạch đạt được những mục tiêu tiếp theo trong thời gian tới.

Thứ hai, lợi ích trong việc Liên kết chặt chẽ nội bộ doanh nghiệp

OKRs cá nhân được liên kết với OKRs của bộ phận và OKRs doanh nghiệp sẽ giúp thúc đẩy sự tập trung một cách có tổ chức đặt ra cho toàn thể nhân viên trong doanh nghiệ hướng đến chung một định hướng hoàn thành mục tiêu chung. Điều này đã giúp liên kết nội bộ trong doanh nghiệp trở lên chặt chẽ và đồng nhất về hướng làm việc để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Thứ ba, tập trung vào những vấn đề quan trọng

Khi đã xác định được mục tiêu mà mỗi có nhân nhân viên hay toàn bộ tổ chức doanh nghiệp phải thực hiện, những nhân viên trong các phòng ban sẽ tập trung và chủ động ưu tiên giải quyết trước những vấn đề cấp thiết. Từ đó, họ có thể tạo dựng nên chiến lược làm việc cho riêng mình, cũng như đáp ứng được các mong muốn của doanh nghiệp.

Thứ tư, nhân viên được trao quyền

Khi đã nắm rõ được nhiệm vụ, công việc mà nhân viên cần phải làm, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ tạo cơ hội cho nhân viên tự theo dõi và đánh giá công việc của mình. Điều này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc hoàn thành công việc của nhân viên

Thứ năm, tăng tính minh bạch trong nội bộ

Nhằm giúp mọi người theo dõi được quá trình và kết quả của công việc, OKRs được xây dựng một cách minh bạch cho tập thể nhân viên, các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp. Để những cá nhân có thể kết hợp với các bộ phận khác, xử lý công việc hiệu quả hơn.

Thứ sáu, đo lường được tiến độ hoàn thành

Nhờ có tính minh bạch trong nội bộ, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ liên tục của tình hình công việc để ban lãnh đạo có thể thấy tổ chức đang trên đà đột phá hay gặp các rào cản gì không để đưa ra được những đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu. Nếu trong tình trạng càng chậm chạp ban lãnh đạo sẽ có hướng thúc đẩy tiến độ công việc nhằm hoàn thành mục tiêu theo đúng kế hoạch đề ra từ trước.

Thứ bảy, tạo một văn hóa chịu trách nhiệm

Các OKRs giúp mọi người dự đoán được điều gì sẽ xảy ra với nhóm của họ và trong toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp. Sự minh bạch, rõ ràng sẽ hạn chế được những công việc trùng lặp có thể xảy ra và tạo nên một môi trường văn hóa công sở chịu trách nhiệm với mục tiêu đã cam kết.

3. Cách xây dựng OKRs cho doanh nghiệp: 

Bạn đang muốn áp dụng OKRs cho doanh nghiệp của mình những bạn không biết bài xây dựng nó sao cho đúng đắn và chính xác, không có vấn đề gì. Sau đây là những cách xây dựng OKRs:

3.1. Xác định Objective và Key Result:

Để xây dựng OKRs bạn cần phải đề ra từ 3 cho đến 5 mục tiêu nhưng những mục tiêu này cần phải rõ ràng và cụ thể, tránh tình trạng mục tiêu chung chung khiến việc xây dựng chiến lược không gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải tạo áp lực trong mục tiêu đặt ra nhằm phát huy tối đa khả năng làm việc của nhân viên “áp lực biến thành động lực để hoàn thành công việc”. Khi đặt ra Key Result cần lưu ý đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tế. Xây dựng Key Result qua các bước thực hiện để đạt được giá trị cốt lõi sau phương pháp OKRs.

3.2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKRs:

Để xác định hệ thống doanh nghiệp có thể sử dụng những phần mềm đã có sẵn từ trước để có thể dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm này mà thay vào đó, hãy nắm vững những quy trình và mục tiêu công việc để tránh việc thực hiện trở lên lan man, không đúng trọng tâm dẫn đến đi chệch với định hướng ban đầu đề ra.

3.3. Phác thảo mục tiêu:

Để có thể triển khai OKRs đến các bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp thì cần phải được thông qua tại cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp nhằm thu thập các ý kiến, quan điểm để từ đó góp phần bổ sung hoàn thành chiến lược. Đồng thời phổ biến cách áp dụng phương pháp OKRs vào công việc một cách hiệu quả, cũng như cho thấy được mặt hạn chế và cơ hội mà OKRs mang lại.

3.4. Phổ biến OKRs đến toàn doanh nghiệp: 

Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKRs sẽ được phổ biến với toàn bộ doanh nghiệp và khi phổ biến OKRs cần phải phân tích một cách rõ ràng và cụ thể về mục đích cũng như kết quả sẽ đạt được sau khi thực hiện chiến lược. Để từ đó, nhân viên công ty nắm rõ và hiểu được những gì mình đang và sẽ làm sắp tới.

3.5. Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân:

Để phổ biến OKRs đến với tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp thì đòi hỏi Trưởng các bộ phận phải có nhiệm vụ triển khai công việc đến với các nhân viên của mình quản lý, chia sẻ quan điểm cũng như mong muốn của mỗi người để đi đến thống nhất nhiệm vụ chung, phù hợp với từng cá nhân. Những cuộc họp này góp phần thể hiện được tính dân chủ, sự tôn trọng của cấp lãnh đạo đối với ý kiến của nhân viên. Từ đó, giúp các bên hiểu nhau hơn đem lại hiệu quả trong công việc.

3.6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKRs:

Sau khi đã triển khai chiến lược đến từng nhân viên, trưởng các phòng ban sẽ có nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến, quan điểm về OKRs sau đó gửi lên ban lãnh đạo xem xét, đánh giá. Sau khi các cấp lãnh đạo đã thống nhất về thời gian thực hiện thì OKRs sẽ được trình bày trong cuộc họp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi.

3.7. Theo dõi và quản lý OKRs cá nhân:

Khi đã triển khai áp dụng OKRs mới đầu bao giờ cũng mới mẻ và gặp một số khó khăn khi triển khai, điều này là điều không tránh khỏi; chính vì vậy đòi hỏi các ban lãnh đạo phải thường xuyên theo dõi, giám sát và đánh giá OKRs ở từng nhân viên được triển khai nhờ vào sự hỗ trợ từ phần mềm có sẵn. Việc này giúp cho mỗi nhân viên làm việc có hiệu quả hơn, có tình thần độc lập và chủ động, tự giác trong công việc. Khi nhân viên đã thật sự hiểu rõ và thành thạo về quy trình triển khai OKRs sẽ giúp tăng năng suất cho doanh nghiệp.

3.8. Đánh giá OKRs:

Kết quả đánh giá OKRs sẽ được chấm dựa vào Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm OKRs không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc vì đây không phải là công cụ tối ưu để phân tích công việc.

Dựa vào thang điểm từ 0 cho đến 1.0, OKRs sẽ được phân chia như sau: 0 điểm đồng nghĩa với việc không thực hiện được một phần nào của mục tiêu đã đề ra, sau đó tăng dần dần đến 0.6 – 0.7 là mức độ an toàn để có thể nhận định rằng kế hoạch đang đi đúng hướng và 1 điểm là hoàn thành xuất sắc mục tiêu đã đề ra.