Một trong những nỗi lo mà các doanh nghiệp phải đối mặt trong công tác quản lý hàng tồn kho đó là chi phí tồn kho. Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa chi phí tồn kho chỉ gói gọn trong hoạt động dữ trự hàng tồn kho mà nó còn rộng hơn thế. Chi phí tồn kho là gì? Đặc điểm, các loại chi phí và cách tính như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Chi phí tồn kho là gì?
Chi phí tồn kho là thuật ngữ được sử dụng để chỉ về các chi phí để đặt hàng và lưu giữ hàng tồn kho, cũng như quản lý các thủ tục giấy tờ liên quan. Chi phí này được ban giám đốc kiểm tra như một phần trong quá trình đánh giá lượng hàng tồn kho cần lưu giữ. Điều này có thể dẫn đến những thay đổi về tỷ lệ hoàn thành đơn đặt hàng cho khách hàng, cũng như những thay đổi trong quy trình sản xuất.
Chi phí tồn kho trong Tiếng anh là “Inventory cost”.
2. Đặc điểm của chi phí tồn kho:
Chi phí hàng tồn kho thường được định nghĩa là tỷ lệ phần trăm của giá trị hàng tồn kho hàng năm. Việc đánh giá các chi phí liên quan đến hàng tồn kho là điều cần thiết vì nếu không được thực hiện một cách chính xác, nó có thể gây ra hậu quả đối với việc quản lý cũng như tài chính của một đơn vị.
Chi phí hàng tồn kho rất hữu ích vì nó xác định số lợi nhuận có thể tạo ra từ hàng tồn kho, nơi doanh nghiệp có thể thực hiện những thay đổi khả thi, làm thế nào để giảm chi phí thành công, cách có thể phân bổ vốn và sản phẩm hoặc nhà cung cấp nào để lựa chọn cho lợi ích của tổ chức.
Một phần đáng kể trong tổng tài sản của một tổ chức được thể hiện bằng hàng tồn kho và việc giảm mức độ của nó có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của một thực thể kinh doanh. Có một thực tế là chi phí nắm giữ cao dẫn đến lượng hàng tồn kho thấp và cần được bổ sung thường xuyên.
Chi phí hàng tồn kho cao và việc kiểm tra hàng tồn kho là điều cần thiết; nếu không, nó có thể có tác động đáng kể đến dòng tiền bằng cách ăn vào lợi nhuận. Tìm sự cân bằng phù hợp nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm thành công lâu dài.
3. Các loại chi phí tồn kho:
– Chi phí đặt hàng.
Chi phí mua sắm và chi phí hậu cần trong nước tạo thành một phần của Chi phí đặt hàng. Chi phí đặt hàng phụ thuộc và thay đổi dựa trên hai yếu tố – Chi phí đặt hàng vượt mức và Chi phí đặt hàng quá ít.
Cả hai yếu tố này chuyển động ngược chiều nhau. Đặt hàng vượt quá số lượng sẽ dẫn đến chi phí ghi sổ của hàng tồn kho. Trường hợp đặt hàng ít hơn sẽ dẫn đến tăng chi phí bổ sung và chi phí đặt hàng.
Hai chi phí trên được gọi là Tổng chi phí tồn kho. Nếu bạn vẽ biểu đồ số lượng đặt hàng so với TSC, bạn sẽ thấy biểu đồ giảm dần cho đến một thời điểm nhất định mà sau đó với mỗi sự gia tăng về số lượng, TSC sẽ cho thấy sự gia tăng tương ứng.
Phân tích chức năng và ý nghĩa chi phí này tạo cơ sở cho việc xác định quyết định Mua sắm hàng tồn kho bằng cách trả lời hai câu hỏi cơ bản cơ bản – Đặt hàng với số lượng bao nhiêu và Đặt hàng khi nào.
Số lượng đặt hàng được xác định bằng cách đến Số lượng đặt hàng kinh tế hoặc EOQ.
– Chi phí ghi sổ.
Chi phí ghi sổ hàng tồn kho là một số liệu quan trọng giúp xác định xem bạn có đang điều hành một hoạt động hiệu quả hay không. Chi phí ghi sổ cao có thể có nghĩa là tổ chức của bạn có nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết dựa trên nhu cầu, do đó bạn cần điều chỉnh tần suất đặt hàng với các nhà sản xuất hoặc nhà phân phối hoặc bạn có thể làm tốt hơn trong việc giữ cho hàng tồn kho di chuyển.
Chi phí ghi sổ của hàng tồn kho đề cập đến các chi phí phát sinh để bảo quản và bảo trì hàng tồn kho. Nó còn được gọi là chi phí nắm giữ vì bản chất của nó là duy trì hàng tồn kho trong thời gian giữa kỳ. Chi phí ghi sổ của hàng tồn kho trước khi nó được bán thường bao gồm:
+ Chi phí không gian lưu trữ – Chi phí không gian lưu trữ phát sinh khi hàng tồn kho được lưu trữ ở một nơi. Nó không bao giờ cố định vì không gian có thể thay đổi theo vị trí. Chi phí hàng tồn kho bao gồm chi phí cơ sở lưu trữ, chi phí bảo trì cơ sở vật chất bao gồm thông gió, sưởi ấm và chiếu sáng, thanh toán tiền thuê, thuế tài sản và khấu hao.
+ Chi phí rủi ro hàng tồn kho – Chi phí rủi ro hàng tồn kho có liên quan đến việc mất mát hàng hóa có thể phát sinh vì một số lý do, chẳng hạn như hư hỏng trong quá trình vận chuyển, lỗi vận chuyển, gian lận hoặc trộm cắp của nhà cung cấp.
+ Chi phí dịch vụ hàng tồn kho – Chi phí dịch vụ hàng tồn kho là các chi phí phát sinh trong quá trình xử lý hàng hóa thực tế. Nó cũng bao gồm các chi phí liên quan đến việc đếm chu kỳ và kiểm soát hàng tồn kho, bảo mật, bảo hiểm, phần cứng CNTT và các ứng dụng nếu được sử dụng.
+ Chi phí cơ hội của số tiền đầu tư vào hàng tồn kho – Loại chi phí hàng tồn kho này có thể được tính bằng cách xem xét các lựa chọn thay thế bị mất đã ràng buộc tiền mặt trong hàng tồn kho, ví dụ như các khoản đầu tư vào quỹ tương hỗ hoặc tiền gửi có kỳ hạn
+ Chi phí tài trợ cho hàng tồn kho – Chi phí tài trợ cho hàng tồn kho về bản chất rất phức tạp và phụ thuộc vào loại hình kinh doanh mà một thực thể tham gia. Các loại chi phí hàng tồn kho này liên quan đến các khoản đầu tư nhân danh hàng tồn kho và bao gồm các chi phí như lãi suất vốn lưu động .
Giá ghi sổ của hàng tồn kho liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho, có thể là nội bộ hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba và các nhà cung cấp thuê ngoài.
Chi phí ghi sổ được bao gồm trong tổng chi phí chung và được phân bổ cho số lượng đơn vị sản phẩm đã được sản xuất trong mỗi kỳ
– Chi phí quản lý.
Bộ phận kế toán trả lương cho nhân viên kế toán chi phí, chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí hàng tồn kho và giá vốn hàng bán, phản hồi các yêu cầu phân tích hàng tồn kho khác và bảo vệ kết quả của họ cho các kiểm toán viên nội bộ và bên ngoài của công ty. Chi phí cho nhân viên kế toán chi phí được tính vào chi phí phát sinh.
Như danh sách trước tiết lộ, chi phí hàng tồn kho là đáng kể. Nếu không được theo dõi và điều chỉnh hợp lý, chi phí tồn kho có thể ăn vào lợi nhuận và dự trữ tiền mặt.
4. Cách tính chi phí tồn kho:
Công thức chi phí tồn kho rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Công thức này sử dụng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và chi phí mua hàng trong kỳ. Tính toán chi phí hàng tồn kho bằng cách cộng hàng tồn kho đầu kỳ với hàng tồn kho và trừ đi hàng tồn kho cuối kỳ.
Ví dụ: công ty định giá hàng tồn kho vào đầu kỳ là 50.000 đô la. Nó mua $ 15.000 trong khoảng thời gian. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là $ 25,000. Chi phí tồn kho cho khoảng thời gian đó là (50.000 đô la + 15.000 đô la) – 25.000 đô la = 40.000 đô la.
Công thức cơ bản này tính đến tất cả các chi phí có thể kiểm kê được cần thiết để mua và giữ các mặt hàng để bán và chịu trách nhiệm xác định thu nhập. Bất kỳ điều chỉnh nào đối với hàng tồn kho đều gây ra những thay đổi trong thu nhập được báo cáo.
Chi phí hàng tồn kho là một trong những cân nhắc quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào đang cố gắng tạo ra lợi nhuận. Điều này là do chi phí tăng có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Để tính giá vốn hàng tồn kho, bạn phải xác định giá trị đầu và cuối của hàng tồn kho cùng với giá trị của hàng tồn kho đã mua trong một khoảng thời gian nhất định.
Xác định khoảng thời gian. Giả sử bạn muốn xác định chi phí hàng tồn kho trong khoảng thời gian 1 tháng.
Xác định hàng tồn kho đầu kỳ. Đây là giá trị hàng tồn kho đầu tháng (hoặc khoảng thời gian). Giả sử khoảng không quảng cáo ban đầu được định giá là 30.000 đô la.
Tính chi phí hàng tồn kho cuối kỳ. Đây là giá trị của hàng tồn kho vào cuối tháng trong ví dụ của chúng tôi. Giả sử giá trị hàng tồn kho vào cuối tháng là 5.000 đô la.
Tính chi phí hàng tồn kho theo công thức: chi phí hàng tồn kho = Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng tồn kho mua – Hàng tồn kho cuối kỳ. Phép tính là: $ 30.000 + $ 10.000 – $ 5.000 = $ 35.000.
