Trên thực tế, có thể coi hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là chất keo kết dính các hệ thống máy tính khác nhau cho một tổ chức lớn. Nếu không có ứng dụng ERP, mỗi bộ phận sẽ có hệ thống được tối ưu hóa cho các nhiệm vụ cụ thể của mình. Vậy hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là gì?
Mục lục bài viết
1. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là gì?
– Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp là một quy trình được các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp của họ. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành công ty của họ với một hệ thống duy nhất. Hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự, v.v.
– Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bao gồm các công nghệ và hệ thống mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cung cấp các giải pháp hệ thống duy nhất tích hợp các quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp. Các ứng dụng như vậy cho phép người dùng tương tác trong một giao diện duy nhất, chia sẻ thông tin và cho phép cộng tác giữa các chức năng.
– Phần mềm ERP có thể tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành một công ty. Các giải pháp ERP đã phát triển trong nhiều năm và nhiều giải pháp hiện nay thường là các ứng dụng dựa trên web mà người dùng có thể truy cập từ xa. Một số lợi ích của ERP bao gồm luồng giao tiếp miễn phí giữa các khu vực kinh doanh, một nguồn thông tin duy nhất và báo cáo dữ liệu chính xác, theo thời gian thực. Hệ thống ERP có thể không hiệu quả nếu một công ty không triển khai nó một cách cẩn thận.
– Các ứng dụng ERP cũng cho phép các bộ phận khác nhau giao tiếp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn với phần còn lại của công ty. Nó thu thập thông tin về hoạt động và trạng thái của các bộ phận khác nhau, làm cho thông tin này có sẵn cho các bộ phận khác, nơi nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả.
– Các ứng dụng ERP có thể giúp một công ty tự nhận thức rõ ràng hơn bằng cách liên kết thông tin về sản xuất, tài chính, phân phối và nguồn nhân lực với nhau. Bởi vì nó kết nối các công nghệ khác nhau được sử dụng bởi từng bộ phận của doanh nghiệp, một ứng dụng ERP có thể loại bỏ công nghệ trùng lặp và không tương thích với chi phí cao. Quá trình này thường tích hợp các khoản phải trả, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, hệ thống giám sát đơn hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng vào một hệ thống.
– Các dịch vụ ERP đã phát triển trong nhiều năm từ các mô hình phần mềm truyền thống sử dụng máy chủ khách hàng vật lý sang phần mềm dựa trên đám mây cung cấp khả năng truy cập từ xa dựa trên web. Một công ty có thể gặp phải tình trạng vượt chi phí nếu hệ thống ERP của họ không được triển khai cẩn thận
2. Lợi ích của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
+ Các doanh nghiệp sử dụng kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vì nhiều lý do, chẳng hạn như mở rộng kinh doanh, giảm chi phí và cải thiện hoạt động. Những lợi ích được tìm kiếm và thực hiện bởi một công ty có thể khác với công ty khác; tuy nhiên, có một số điều đáng lưu ý.
+ Việc tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh giúp loại bỏ những phần dư thừa, cải thiện độ chính xác và nâng cao năng suất. Các phòng ban với các quy trình được kết nối với nhau giờ đây có thể đồng bộ hóa công việc để đạt được kết quả nhanh hơn và tốt hơn.
+ Một số doanh nghiệp được hưởng lợi từ việc nâng cao báo cáo dữ liệu thời gian thực từ một hệ thống nguồn duy nhất. Báo cáo chính xác và đầy đủ giúp các công ty lập kế hoạch, ngân sách, dự báo và thông báo đầy đủ về tình hình hoạt động cho tổ chức và các bên quan tâm, chẳng hạn như cổ đông.
+ ERP cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh, góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên, tỷ lệ phản hồi nhanh hơn và tăng tỷ lệ chính xác. Các chi phí liên quan thường giảm khi công ty hoạt động hiệu quả hơn.
+ Các phòng ban có khả năng hợp tác và chia sẻ kiến thức tốt hơn; một lực lượng lao động hợp lực mới có thể cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên vì nhân viên có khả năng hiểu rõ hơn cách mỗi nhóm chức năng đóng góp vào sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Ngoài ra, các công việc thủ công thường xuyên bị loại bỏ, cho phép nhân viên phân bổ thời gian của họ cho những công việc có ý nghĩa hơn.
+ ERP thúc đẩy luồng giao tiếp tự do trong một tổ chức và dẫn đến tăng khả năng hiệp đồng giữa các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, tăng hiệu quả khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và thông tin có thể dễ dàng truy cập cho những người cần nó; và giảm chi phí liên quan đến công nghệ lạc hậu và kém hiệu quả. Áp dụng ERP có thể là một nỗ lực tốn kém, nhưng lợi tức đầu tư (ROI) có thể đạt được nhanh chóng. Chắc chắn nhất, những lợi ích nhận được (ví dụ: tăng năng suất và giảm chi phí quản lý) có thể vượt xa chi phí để giới thiệu một hệ thống ERP.
– Một hệ thống ERP không phải lúc nào cũng loại bỏ sự kém hiệu quả trong doanh nghiệp. Công ty cần phải suy nghĩ lại về cách tổ chức của nó, nếu không, nó sẽ kết thúc với công nghệ không tương thích.
– Hệ thống ERP thường không đạt được các mục tiêu đã ảnh hưởng đến quá trình cài đặt của chúng do công ty không muốn từ bỏ các quy trình làm việc cũ không tương thích với phần mềm. Một số công ty cũng không muốn từ bỏ phần mềm cũ đã hoạt động tốt trong quá khứ. Điều quan trọng là ngăn các dự án ERP bị chia thành nhiều dự án nhỏ hơn, điều này có thể dẫn đến chi phí vượt mức.
– Việc áp dụng các nguyên tắc quản lý thay đổi trong suốt vòng đời của ERP có thể ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các lỗi làm ảnh hưởng đến việc triển khai đầy đủ.
– Nhà cung cấp giải pháp ERP:
+ Một số cái tên quen thuộc là những nhà lãnh đạo trong lĩnh vực phần mềm ERP. Oracle Corp. ( ORCL ) ban đầu cung cấp cơ sở dữ liệu quan hệ tích hợp với phần mềm ERP do SAP ( SAP ) phát triển trước khi thâm nhập thị trường doanh nghiệp rộng lớn hơn vào đầu những năm 2000. Microsoft ( MSFT ) từ lâu đã là công ty dẫn đầu trong ngành với nhiều khách hàng sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm của công ty.
+ Khi các giải pháp dựa trên đám mây ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây, các nhà lãnh đạo ngành ERP truyền thống đã nhận thấy những thách thức từ các công ty mới nổi như Bizowie và WorkWise.
3. Ví dụ về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
+ Nhà sản xuất sản phẩm trang điểm dành cho nam giới Fulton & Roark đã thực hiện thành công việc lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp để theo dõi tốt hơn dữ liệu tài chính và hàng tồn kho. Công ty North Carolina, giống như nhiều doanh nghiệp khác, đã sử dụng bảng tính để theo dõi hàng tồn kho và phần mềm kế toán để ghi dữ liệu tài chính.
+ Khi công ty phát triển, các quy trình của nó bị tụt hậu. Hệ thống theo dõi hàng tồn kho cổ xưa của họ không tính đến chi phí thay đổi và phần mềm kế toán không thể ghi lại các số liệu cần thiết cho các báo cáo tài chính quan trọng. Những sự cố này đã tạo ra các quy trình thủ công, làm tổn hại thêm thời gian và tài nguyên.
+ Để loại bỏ các quy trình không cần thiết và tập trung hóa công việc, họ đã chọn hệ thống Oracle Netsuite ERP. Ngay lập tức, Fulton & Rourk đã có thể xác định tốt hơn các sai sót kế toán liên quan đến hàng tồn kho, loại bỏ chi phí do thuê bên thứ ba đánh giá hồ sơ tài chính của họ và báo cáo tình hình tài chính tốt hơn.
+ Cadbury, nhà sản xuất bánh kẹo toàn cầu và là nhà sản xuất trứng Cadbury sô cô la nổi tiếng, cũng đã triển khai thành công hệ thống ERP. Nó đã vận hành hàng nghìn hệ thống không thể theo kịp tốc độ phát triển nhanh chóng của nó, cũng như sử dụng các hệ thống quản lý kho không hiệu quả. Trước đây, nó đã triển khai một hệ thống ERP SAP không thành công, dẫn đến sản xuất thừa sản phẩm.
+ Cố gắng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp một lần nữa, họ đã triển khai một hệ thống tích hợp hàng nghìn ứng dụng của mình, quy trình tiêu chuẩn hóa trên 16 địa điểm và tái cấu trúc hệ thống quản lý kho hàng – chia nhỏ các silo để có sự phối hợp công việc tích hợp, liền mạch — để kể tên một số . 3
+ Có nhiều nghiên cứu điển hình hỗ trợ nhu cầu lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp được thực hiện đúng cách. Hệ thống phải phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của công ty.
– Với sự bùng nổ của Internet vạn vật (IoT), không có gì bí mật khi các ứng dụng dựa trên nền tảng Internet hoặc đám mây đang gia tăng. Do đó, nhiều công ty đang chuyển dần khỏi hệ thống ERP tại chỗ để áp dụng hệ thống ERP dựa trên đám mây, nhanh nhẹn hơn, được quản lý và duy trì bởi máy chủ hoặc nhà cung cấp. Oracle, được biết đến rộng rãi trong ngành công nghệ, cung cấp một số sản phẩm ERP dựa trên đám mây được sử dụng bởi nhiều thương hiệu gia dụng, chẳng hạn như FedEx, Blue Cross và Blue Shield.
– Các thành phần của hệ thống ERP phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, có những tính năng chính mà mỗi ERP nên bao gồm. Hệ thống ERP nên được tự động hóa – để giảm lỗi – và linh hoạt, cho phép sửa đổi khi công ty thay đổi hoặc phát triển. Nhiều người di động hơn; do đó, nền tảng ERP nên cho phép người dùng truy cập nó từ thiết bị di động của họ. Cuối cùng, một hệ thống ERP nên cung cấp một phương tiện để phân tích và đo lường năng suất. Các công cụ khác có thể được tích hợp trong hệ thống để nâng cao năng lực của công ty.
– Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh thông qua một hệ thống duy nhất. Với tầm nhìn tốt hơn, các công ty có khả năng lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn. Nếu không có ERP, các công ty có xu hướng hoạt động theo cách tiếp cận ngu ngốc, với mỗi bộ phận vận hành hệ thống ngắt kết nối của riêng mình.
– Hệ thống ERP thúc đẩy luồng giao tiếp và chia sẻ kiến thức tự do trong một tổ chức, tích hợp các hệ thống để cải thiện năng suất và hiệu quả, đồng thời tăng khả năng hiệp đồng giữa các nhóm và phòng ban. Tuy nhiên, việc chuyển sang hệ thống ERP sẽ phản tác dụng nếu văn hóa của công ty không điều chỉnh theo sự thay đổi và công ty không xem xét lại cách cấu trúc của tổ chức có thể hỗ trợ nó.
