Proposal là gì? Cấu trúc và cách viết Proposal thế nào?

1. Proposal là gì?

Proposal là gì? Có nhiều góc độ tiếp cận khác nhau về Proposal, mỗi góc tiếp cận lại cho ra những định nghĩa khác nhau về Proposal; Tuy nhiên ta có thể hiểu Proposal theo một cách hiểu đơn giản sau:

Proposal – “đề xuất” là một nội dung trình bày về những ý tưởng mang tính sáng tạo cho một vấn đề nào đó và những ý tưởng này sẽ đến cho các khách hàng và đối tác nhằm mục đích làm cho họ hài lòng về những ý tưởng đã được đưa ra. Thực chất Proposal sẽ được trình bày bằng văn bản, Excel hoặc có thể là Powerpoint nhằm trình bày, đề nghị một ý tưởng,.. với mục đích thuyết phục khách hàng, đối tác chấp thuận và hành động theo ý chí của tác giả.

Trong lĩnh vực kinh doanh và văn bản kỹ thuật, proposal có thể được hiểu như một tài liệu cung cấp giải pháp giải quyết một vấn đề hay một quá trình hành động để đáp ứng nhu cầu. Mặt khác, trong văn bản học thuật, đề xuất nghiên cứu (research proposal) là một báo cáo xác định chủ đề của dự án nghiên cứu sắp tới, vạch ra một chiến lược nghiên cứu và cung cấp một thư mục tham khảo hoặc danh sách tài liệu dự kiến. Hình thức này cũng có thể được gọi là một đề xuất chủ đề (topic proposal).

Nội dung Proposal xoay quanh các câu hỏi What/Who/How/When/Why/Where (Sẽ làm gì/Ai là người thực hiện/Địa điểm/Thời gian/Mục đích/Khả năng thực hiện).

2. Cấu trúc của một bài Proposal gồm những gì?

Để có một bản trình bày Proposal thành công và hấp dẫn thu hút, lôi kéo khách hàng đồng thuận, hành động đúng với những ý tưởng mà người viết đưa ra; đòi hỏi người viết phải có kỹ năng tư duy, lập luận tốt; tỉ mỉ xem xét, đánh giá thật kỹ nội dung Proposal. Đồng thời việc viết Proposal đối với hình thức, cấu trúc phải đáp ứng được các tiêu chuẩn nhất định, về nội dung cũng phải thật đầy đủ những nội dung cần thiết. Vậy cấu trúc của Proposal bao gồm những gì?

Thứ nhất, Giới thiệu- An introduction: Khi tiến hành nghiên cứu, phân tích một bài viết nào đó thì đầu tiên ta cần hiểu được bài viết này sẽ bao gồm những nội dung gì? Nói đến vấn đề gì? và ai là nhưng chủ thể liên quan đến vấn đề này?,…Để có cái nhìn tổng quát về những thông tin cho một bài Proposal, trước tiên người viết phải tiến hành giới thiệu các thông tin cơ bản liên quan đến nội dung bài Proposal. Những nội dung đó bao gồm các thông tin như:

– Tên dự án/ chương trình và hình thức của nó (Ví dụ: Hội chợ, hội thảo, triển lãm…)

– Giới thiệu bạn ai và tại sao bạn gửi proposal này. Thành viên tham gia dự án. Người chịu trách nhiệm chính.

– Nêu rõ những gì bạn muốn người đọc làm tiếp theo

– Khung nội dung chương trình.

– Cung cấp đầy thông tin liên hệ.

– Trên cùng của proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái proposal. Trên cùng của Proposal bạn nên tạo một cái Title page ngắn gọn về tên của cái Proposal.

Đối với phần mở đầu không lên quá dài dòng, tránh gây nhàm chán và dẫn đến lạc chủ đề mà thay vào đó phần mở đầu cần đòi hỏi sự ngắn gọn, súc tích tóm tắt được nội dung chính cần trình bày; vì vậy hãy cố gắng tạo ra một phần mở đầu proposal thật ngắn gọn, đủ sự hấp dẫn để thu hút gây ấn tượng đối với khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên về bài proposal.

Thứ hai, hướng về đối tượng trung tâm là khách hàng  được gọi trong Proposal là Client-centered.

Điều mọi khách hàng hướng tới khi lựa chọn mua, sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn là họ sẽ nhận được những lợi ích gì và có giúp thỏa mãn tâm lý, nhu cầu mua hàng của mình không. Vậy nên khi chúng ta cung cấp các thông tin về dịch dụ trong bài proposal phải đặt khách hàng làm trung tâm để hướng đến nắm bắt tâm tư, suy nghĩ cũng như mong muốn của khách hàng để phát triển nội dung proposal phù hợp tăng tỷ lệ cho sự thành công, thu hút khách hàng.

Cụ thể bạn cần đưa ra những lý do thuyết phục rằng sản phẩm, dịch vụ của bạn đang cung cấp là tốt nhất, khi sử dụng dịch vụ này khách hàng sẽ nhận được nhiều lợi ích giúp đáp ứng các nhu cầu thiết thực, thỏa mãn mục đích mua hàng, sử dụng dịch vụ. Vậy chúng ta cần trình bày những vấn đề gì để thuyết phục được khách hàng, chúng ta cần giải quyết một số câu hỏi sau:

– Nêu lý do tại sao thực hiện dự án?

– Lợi ích của các bên tham gia?

– Dự án sẽ diễn ra cụ thể vào thời gian và địa điểm tổ chức dự án là ở đâu?

– Liệt kê khung thời gian chương trình diễn ra và địa điểm tổ chức?

– Thời gian dự kiến sẽ hoàn thành dự án?

Thứ ba, đề xuất chi tiết ý tưởng của tác giả với khách hàng – Detailed description of what you propose to do.

Khi đã mô tả về nhu cầu và những gì khách hàng quan tâm, phần tiếp theo là mô tả về sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Phần này bạn mô tả chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án. Đây được xem là phần quan trọng nhất của Proposal. Bạn phải đưa ra 1 ý tưởng (concept) dựa trên phần customer insight sao cho chính xác và phù hợp với nhãn hàng và triển khai nó thành các đề xuất cụ thể.

Với những proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày gọn trong một trang về các giải pháp và một list tóm tắt về bảng giá. Tuy nhiên, với proposal dài hơn, bạn có thể để các nội dung riêng như là : Options, Packages, Research, Subcontractors, Teamwork, Venues, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising, Demographics, Publicity, Packaging, Branding development…, tất cả tùy vào dự án.

Thứ tư, Trình bày kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, khả năng hoạt động marketing của bạn – Your expertise and experience

Đây là phần cuối cùng của Proposal . Phần này bao gồm tất cả các thông tin mà bạn có sẽ thuyết phục khách hàng tiềm năng rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án của họ. Nội dung thường bao gồm:

– Giới thiệu lịch sử Công Ty,

– Các thành viên, Nhân sự, hoặc các Team,

– Mô tả kinh nghiệm liên quan hoặc danh sách khách hàng bạn đã thực hiện công việc tương tự, và danh sách các dự án thành công mà công ty bạn đã thực hiện.

– Cái giải thưởng, đặc biệt Chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng hài lòng.

3. Các bước và cách để viết một bài Proposal tiêu chuẩn:

Một bài Proposal tốt giúp thu hút lượng lớn người đọc, đòi hỏi người viết phải có kỹ năng viết tốt và đúng với một bài proposal, để có một bài proposal tốt, ta có thể viết theo các bước sau:

Bước 1. Nhận diện và xác định đối tượng mục tiêu

Một con thuyền ra khơi luôn ẩn định đích đến của nó, đây chính là kim chỉ lan đưa con thuyền tiến về phía trước không bị trổi nổi một cách mơ hồ giữ biển xanh rộng lớn và hoạt động của chúng ta cũng như con thuyền vậy khi tiến hành làm cái gì cũng cần có mục đích, đối tượng nhắm đến để tạo động lực hoàn thành mục tiêu đó; do đó, khi tiến hành viết một bài proposal chúng ta cần phải biết chúng ta đang viết về cái gì? ai là đối tượng sẽ đón nhận? họ muốn nghe gì? Cách dùng ngôn từ như thế nào sẽ phù hợp với đối tượng mục tiêu?… khi đã trả lời được các câu hỏi này chúng ta sẽ nắm được tâm lý, mong muốn, của đối đối tượng bài viết hướng đến để truyền tải vào nội dung nhằm hướng đến kết quả tốt nhất.

Bên cạnh đó, khi đã định hình được đối tượng của bài viết sẽ làm đầu tàu giúp chúng ta đi đúng hướng và tập trung tìm các thông tin, tài liệu liên quan giúp xây dựng và hoàn thành bài nhanh chóng và hiệu quả, tránh tình trạng lạc vấn đề từ vấn đề này lại nhảy sang vấn đề khác.

Bước 2. Xác định vấn đề mà proposal của bạn sẽ giải quyết

– Who: Đối tượng bài viết bạn nhắm đến là ai?

– What: Điều gì là lý do khiến bạn viết proposal? Giải thích tình hình hiện tại và các vấn đề đi kèm với nó.

Xác định vấn đề nói một cách dễ hiểu chính là việc bạn đi xác định vấn đề mà bạn muốn truyền tải đến khách hàng hoặc tìm kiếm vấn đề mà khách hàng đang gặp khó khăn. Bằng cách đặt vấn đề đúng cách, khả năng bạn có thể thuyết phục khách hàng rằng bạn là người hoàn toàn phù hợp để đảm giúp giải quyết các vấn đề đó; việc này sẽ dễ dàng lấy được thiện cảm của khách hàng hướng đến hoàn thành mục đích, ý tưởng đưa ra khi viết proposal của bạn.

Bước 3. Xác định giải pháp

– How: Làm thế nào bạn sẽ giải quyết vấn đề? Giải thích từng bước chi tiết.

– Who: Xác định nhân lực mà bạn cần, đừng quên nêu rõ kinh nghiệm trước đó của họ để thêm sức thuyết phục cho đề xuất.

Khi bạn đã chỉ ra được vấn đề, việc cần làm ở bước này là giải quyết vấn đề đề đó, bạn cần giải thích chi tiết các giải pháp để thuyết phục hoàn toàn số lượng khách hàng đang còn nghi ngờ về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Cần đánh mạnh vào tính hợp lý và tính khả thi của giải pháp, thời gian thực hiện, lợi ích, mục tiêu đạt được và xác định mức ngân sách cụ thể

Bước 4. Kết luận Proposal: chi phí, lợi ích và tổng kết

Trong phần này, tác giả cần nhắc lại một lần nữa tổng quan về mục đích, chi phí và lợi ích của đề xuất. Đồng thời gửi lời cảm ơn người đọc đã dành thời gian để đọc proposal của bạn để thể hiện lòng biết ơn và sự tôn trọng người đọc. Cuối cùng, đừng quên để lại thông tin liên lạc để người đọc có thể dễ dàng liên hệ, phản hồi lại đề xuất của bạn.