Một trong những rủi ro lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải là cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà không có thanh toán. Doanh nghiệp có thể chọn yêu cầu thanh toán trước - Advance Payment cho hàng hóa và dịch vụ của mình hoặc chỉ cho một số dự án nhất định. Advance Payment là gì? Tổng quan nội dung kèm ví dụ?
Mục lục bài viết
1. Advance Payment là gì?
Thanh toán trước là một khoản thanh toán được thực hiện cho một hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi nó được giao. Nó có thể được yêu cầu từ người mua để đảm bảo thanh toán trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ nói trên hoặc thanh toán cho chi phí sản xuất.
Thanh toán trước là một loại thanh toán được thực hiện trước khi một dịch vụ được thực hiện. Với việc xuất hóa đơn trước, hóa đơn sẽ được gửi cho khách hàng trước khi dự án hoàn thành. Thanh toán trước có thể là một khoản đặt cọc, thanh toán một phần hoặc toàn bộ một lần. Ví dụ: thanh toán theo tiến độ — thanh toán một phần cho công việc đã hoàn thành cho đến nay — có thể là một loại thanh toán tạm ứng.
Số dư của khoản thanh toán có thể được yêu cầu theo từng đợt như một phần tiếp tục của cơ cấu thanh toán nâng cao hoặc được giao vào cuối khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ. Vốn được cung cấp như một phần của khoản thanh toán ứng trước có thể là một phần quan trọng trong cấu trúc tài trợ của một doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc mua máy móc hoặc dịch vụ hậu cần đắt tiền.
Có thể có một số lý do để tính phí thanh toán trước:
– Để trang trải chi phí vật liệu cần thiết cho một dự án với chi phí tự trả lớn
– Làm bảo hiểm cho các đơn hàng đặc biệt lớn hơn
– Để giảm rủi ro không thanh toán của một công ty
– Để cho phép khách hàng đặt hàng trước
– Khách hàng yêu cầu thanh toán trước — có thể xảy ra trường hợp này nếu họ sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt hoặc muốn một giao dịch được bao gồm trong năm tính thuế này
Đối mặt với sự không chắc chắn về tài chính mà đại dịch coronavirus đã gây ra cho nhiều doanh nghiệp trong năm qua, nhiều doanh nghiệp có thể cân nhắc việc thanh toán trước. Đó là một cách dễ dàng để bạn có tiền nhanh hơn, vì vậy bạn có thể đáp ứng các nhu cầu tài chính hiện tại cho đến khi các hạn chế COVID-19 được xóa bỏ. Ví dụ như bán thẻ quà tặng có thể đổi được sau khi doanh nghiệp của bạn mở cửa trở lại hoặc bán vé sẽ được đổi sau cho các sự kiện trong tương lai.
2. Thanh toán trước trong một số mô hình doanh nghiệp:
2.1. Thanh toán trước trong doanh nghiệp lớn:
Các công ty sản xuất các loại máy móc lớn, đắt tiền – chẳng hạn như máy bay chiến đấu hoặc máy bay thương mại – thường yêu cầu thanh toán trước như một phần của cơ cấu thanh toán để giao hàng. Có nhiều lý do cho thấy họ làm như vậy là vì lợi ích tốt nhất. Điều đầu tiên chủ yếu là nó thể hiện cam kết của người mua rằng họ sẽ đầu tư vào việc phân phối sản phẩm. Đó là một cử chỉ quan trọng, đặc biệt nếu khoản thanh toán không thể hoàn lại và đáng kể.
Lý do thứ hai là nó cung cấp vốn để tài trợ cho các dự án tốn kém. Trong ví dụ về máy bay ở trên, nó có thể cung cấp số vốn cần thiết cần thiết để chế tạo một thứ gì đó có thể tiêu tốn hàng trăm triệu đô la. Nó sẽ giúp các nhà sản xuất máy bay tránh phải đến ngân hàng hoặc tổ chức tài chính để lấy tiền.
Có những chỉ trích đối với một số doanh nghiệp lớn sử dụng loại phương thức thanh toán như vậy. Khi các công ty yêu cầu các khoản thanh toán trước từ người tiêu dùng bình thường, nó có thể giống như một công ty yêu cầu một khoản vay không tính lãi hàng loạt. Tuy nhiên, nó cũng là một cách hiệu quả để thúc đẩy sự khan hiếm của sản phẩm, và nó là một công cụ tiếp thị hiệu quả.
2.2. Thanh toán trước trong giai đoạn khởi nghiệp:
Một trong những thành phần quan trọng của việc khởi nghiệp là huy động vốn và tài trợ. Thông thường, các doanh nhân thiếu vốn hiện có cần thiết để tự tài trợ và phát triển doanh nghiệp của họ.
Với hình thức huy động vốn như vậy, những người đóng góp quan tâm sẽ trả tiền trước cho các sản phẩm mà họ muốn xem công ty sản xuất. Họ làm điều đó để nhận tiền thưởng cho cộng tác viên hoặc trở thành một trong những người đầu tiên nhận được sản phẩm. Các hình thức thanh toán trước như vậy được hoàn thành như một cách duy nhất để đưa sản phẩm ra thị trường mà nếu không thì có thể không bao giờ được tung ra thị trường.
3. Rủi ro với thanh toán trước:
Một bất lợi tiềm ẩn tồn tại khi sử dụng phương thức thanh toán nâng cao với tư cách là người tiêu dùng là bạn có thể gặp khó khăn trong việc thu hồi vốn nếu công ty bạn đang đầu tư phá sản. Nếu không có một hợp đồng vững chắc có thể bảo vệ khoản thanh toán của bạn, bạn có thể rơi vào một cuộc chiến pháp lý kéo dài để đòi lại khoản thanh toán của mình.
Phần trên nêu bật lý do quan trọng để hiểu đầy đủ về bản chất của khoản thanh toán trước mà bạn đang góp phần hướng tới. Khi làm như vậy, bạn sẽ hiểu được chi phí cơ hội của việc làm đó.
Thanh toán trước thường là các khoản thanh toán được thực hiện cho một hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi nó được phân phối – thanh toán một lần hoặc nhiều lần. Chúng được hoàn thành như một cách huy động vốn và giúp cung cấp nguồn vốn cần thiết để các công ty xây dựng các sản phẩm đắt tiền.
Thanh toán trước là một cách để người tiêu dùng thể hiện cam kết mua một sản phẩm mất nhiều tháng hoặc nhiều năm để hoàn thành – chẳng hạn như một chiếc máy bay. Các hợp đồng mạnh giúp giảm thiểu một số rủi ro trong việc cung cấp các khoản thanh toán trước với tư cách là người tiêu dùng.
Ngoài ra, các khoản thanh toán trước có thể là một công cụ tiếp thị hiệu quả bằng cách thúc đẩy sự khan hiếm và tạo ra tiếng vang tiếp thị xung quanh một sản phẩm sắp ra mắt.
4. Ưu và nhược điểm của thanh toán trước:
Mặc dù việc trả trước tiền của bạn có vẻ như nó chỉ có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, nhưng có cả ưu và nhược điểm của việc trả trước.
Ưu điểm:
– Dự án sẽ được cấp vốn trả trước, giảm thiểu rủi ro mất tiền của bạn
– Doanh thu và chi phí từ dự án được hạch toán cùng kỳ
– Nhu cầu theo đuổi các bộ sưu tập là hiếm
– Duy trì dòng tiền nhất quán dễ dàng hơn
– Quá trình thiết lập hóa đơn tự động được đơn giản hóa
Nhược điểm:
– Khách hàng có thể không thoải mái khi thanh toán trước — đặc biệt nếu họ chưa từng làm việc với bạn trước đây
– Các thay đổi đối với phạm vi của dự án sẽ cần được áp dụng cho hóa đơn tiếp theo
– Việc cấp tiền hoàn lại phức tạp hơn
Vì vậy, giải pháp thay thế là gì nếu người khuyết điểm đã nghi ngờ rằng việc thanh toán trước là phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Lập hóa đơn trả trước — còn được gọi là thanh toán trả sau — có thể phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh của bạn.
5. Thanh toán trước so với thanh toán trả sau:
Có hai lựa chọn chung cho khách hàng thanh toán: thanh toán trước và thanh toán trả chậm. Thanh toán trước là khi doanh nghiệp lập hóa đơn cho khách hàng trước khi dịch vụ hoặc công việc hoàn tất. Thanh toán trả sau (truy thu) là khi doanh nghiệp lập hóa đơn cho khách hàng sau khi công việc hoàn thành.
Tùy thuộc vào doanh nghiệp và sở thích của doanh nghiệp, một phương thức thanh toán có thể phù hợp hơn với doanh nghiệp so với phương thức khác. Mỗi phương thức thanh toán đều có những ưu và nhược điểm riêng. Hãy xem xét kỹ hơn sự khác biệt giữa thanh toán trước và thanh toán trả sau:
– Bằng cách thanh toán trước, doanh nghiệp có vốn khởi động để sử dụng cho dự án. Tuy nhiên, một số khách hàng không thoải mái khi trả trước khi họ chưa nhìn thấy thành phẩm. Với việc thanh toán còn lại, doanh nghiệp có thể chứng minh chất lượng công việc của mình trước khi yêu cầu thanh toán. Bằng cách này, thanh toán các khoản nợ còn lại là một cách dễ dàng hơn để xây dựng lòng tin với khách hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải đặt niềm tin vào khách hàng để thanh toán hóa đơn của họ.
– Với thanh toán trước, doanh nghiệp không phải lo lắng về việc theo dõi để thanh toán. Tuy nhiên, nếu cần thêm công việc hoặc tài liệu, doanh nghiệp sẽ phải tính phí khách hàng trên một hóa đơn riêng, có nghĩa là doanh nghiệp sẽ không được thanh toán cho đến sau này.
Với việc thanh toán trả chậm, doanh nghiệp có nguy cơ phải liên tục theo dõi khách hàng để thanh toán. Trong một số trường hợp, những hóa đơn chưa thanh toán này có thể lọt qua kẽ hở. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể bao gồm tổng số tiền cho mọi thứ liên quan đến dự án trên một hóa đơn duy nhất, ngay cả khi các thay đổi xảy ra.
– Với việc thanh toán trước, doanh nghiệp có nguy cơ phải hoàn lại tiền cao hơn. Đây có thể là trường hợp khi khách hàng hủy công việc trước khi hoàn thành hoặc khi công việc đó được hoàn thành với giá thấp hơn báo giá ban đầu. Với việc thanh toán trả sau, việc hoàn lại tiền hiếm hơn nhiều vì doanh nghiệp không nhận được thanh toán cho đến khi hoàn tất.
Khi quyết định phương thức thanh toán nào là tốt nhất, hãy cân nhắc những điểm khác biệt này và loại dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp. Thông thường, thanh toán trước phù hợp hơn với những khách hàng định kỳ với các dự án lặp lại, trong khi thanh toán trước sẽ tốt hơn cho các dự án một lần có thể thay đổi. Doanh nghiệp thậm chí có thể chọn bắt đầu với việc lập hóa đơn thanh toán trước cho lần thanh toán đầu tiên, sau đó chuyển sang thanh toán trước cho các dự án trong tương lai. Đây có thể là một phần có giá trị trong việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
