Sơ đồ chức năng kinh doanh là dạng sơ đồ thể hiện chức năng mà các bộ phận phải đảm nhiệm. Vậy quy định về sơ đồ chức năng kinh doanh là gì, ý nghĩa của sơ đồ chức năng kinh doanh được quy định như thế nào.

1. Sơ đồ chức năng kinh doanh là gì?

– Bất kỳ quy trình kinh doanh nào cũng bao gồm một tập hợp các hoạt động và nhiệm vụ nhằm hoàn thành một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Lập sơ đồ quy trình công việc của quy trình kinh doanh là một cách trực quan để phân tích quy trình kinh doanh. Sơ đồ quy trình công việc của quy trình kinh doanh phải cho thấy các bên tham gia quy trình khác nhau tương tác với nhau như thế nào để hoàn thành các nhiệm vụ kinh doanh và cách thông tin tương ứng chảy qua các giai đoạn của quy trình kinh doanh.

– Sơ đồ quy trình công việc của quy trình kinh doanh có thể hữu ích khi có nhu cầu cải tiến quy trình kinh doanh. Nó cung cấp tầm nhìn rõ ràng về những bước, quyết định hoặc hoạt động liên quan đến một quy trình cần được cải thiện. Sự đơn giản của sơ đồ quy trình công việc của quy trình kinh doanh làm cho chúng trở thành công cụ hữu ích để truyền đạt quy trình, lập tài liệu và hướng dẫn cách thực hiện một công việc cụ thể. ConceptDraw PRO, với chức năng mở rộng của giải pháp Sơ đồ quy trình công việc của quy trình kinh doanh, là phương tiện lý tưởng để tạo các thiết kế kiểu này.

– Quy trình nghiệp vụ Giải pháp Sơ đồ quy trình công việc chứa tập hợp các thư viện giúp trình bày các bước và loại quy trình nghiệp vụ khác nhau.

– Sơ đồ Kiến trúc Doanh nghiệp (EA) được sử dụng để hiển thị cấu trúc và hoạt động của một tổ chức, được sử dụng để phân tích và lập tài liệu về một tổ chức và các chức năng kinh doanh của tổ chức, cùng với các ứng dụng và hệ thống mà chúng được triển khai. Mục đích của sơ đồ kiến ​​trúc doanh nghiệp là xác định cách thức tổ chức có thể đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai một cách hiệu quả. Kiến trúc Doanh nghiệp thường sử dụng các sơ đồ để hỗ trợ quá trình ra quyết định. ConceptDraw PRO cho phép bạn thiết kế các sơ đồ Kiến trúc Doanh nghiệp ở mọi mức độ phức tạp.

2. Ý nghĩa của sơ đồ chức năng kinh doanh:

– Chức năng Kinh doanh có thể được chia thành các chức năng cốt lõi và chức năng hỗ trợ.

+ Chức năng kinh doanh cốt lõi là các hoạt động của một doanh nghiệp mang lại thu nhập: sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ cuối cùng dành cho thị trường hoặc cho các bên thứ ba. Thông thường, các chức năng kinh doanh cốt lõi tạo nên hoạt động chính của doanh nghiệp, nhưng chúng cũng có thể bao gồm các hoạt động (phụ) khác nếu doanh nghiệp coi đây là một phần của các chức năng cốt lõi của mình.

+ Chức năng kinh doanh hỗ trợ là các hoạt động phụ trợ (hỗ trợ) do doanh nghiệp thực hiện nhằm cho phép hoặc tạo điều kiện cho các chức năng kinh doanh cốt lõi, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Bản thân các đầu ra (kết quả) của các chức năng kinh doanh hỗ trợ không nhằm trực tiếp cho thị trường hoặc cho các bên thứ ba.

Các chức năng kinh doanh hỗ trợ có thể được chia nhỏ hơn nữa thành: phân phối và hậu cần: hoạt động vận chuyển, kho bãi và xử lý đơn hàng; dịch vụ tiếp thị, bán hàng và sau bán hàng: nghiên cứu thị trường, quảng cáo, dịch vụ tiếp thị trực tiếp (tiếp thị qua điện thoại), triển lãm, hội chợ và các dịch vụ tiếp thị hoặc bán hàng khác; cũng bao gồm các dịch vụ trung tâm cuộc gọi và dịch vụ sau bán hàng như bàn trợ giúp và các dịch vụ hỗ trợ khách hàng khác; dịch vụ công nghệ thông tin và truyền thông (ICT): dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT) và viễn thông (dịch vụ CNTT bao gồm tư vấn phần cứng và phần mềm, tùy chỉnh xử lý dữ liệu phần mềm và dịch vụ cơ sở dữ liệu, bảo trì và sửa chữa, lưu trữ web, cũng như các dịch vụ liên quan đến máy tính và thông tin, nhưng không bao gồm phần mềm và phần cứng đóng gói); các chức năng hành chính và quản lý: dịch vụ pháp lý, kế toán, ghi sổ và kiểm toán, quản lý và tư vấn kinh doanh, quản lý nhân sự (ví dụ: đào tạo và giáo dục, tuyển dụng nhân viên, cung cấp nhân sự tạm thời, quản lý biên chế cũng như các dịch vụ y tế và y tế ), dịch vụ tài chính và bảo hiểm doanh nghiệp; cũng bao gồm các chức năng mua sắm; kỹ thuật và các dịch vụ kỹ thuật liên quan: kỹ thuật và tư vấn kỹ thuật liên quan, thử nghiệm, phân tích và chứng nhận kỹ thuật; cũng bao gồm các dịch vụ thiết kế; nghiên cứu & phát triển (R & D): nghiên cứu và phát triển thử nghiệm.

– Các chức năng kinh doanh cơ bản vận hành một công việc kinh doanh:

Các doanh nghiệp không phân biệt loại hình (tư nhân, chính phủ, phi lợi nhuận), quy mô hay vị thế tài chính, tất cả đều bao gồm ba chức năng cơ bản điều hành hoạt động kinh doanh. Ba chức năng đó là hoạt động, tài chính và tiếp thị. Cho dù loại hình kinh doanh là sản xuất, bán lẻ, bệnh viện hay các loại hình khác, quy mô kinh doanh là nhỏ, vừa hay doanh nghiệp, cho dù tình hình tài chính của doanh nghiệp có khác nhau thì tất cả đều có ba chức năng cơ bản này (Fortlewis, 2015).

Hoạt động: Chức năng hoạt động là chức năng chính của doanh nghiệp, nó liên quan đến việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Hàng hóa là một thứ hữu hình (vật chất) được tạo ra từ các nguyên liệu thô và các bộ phận như bo mạch chủ là một phần của máy tính, cũng như điện thoại, ô tô và TV. Dịch vụ là một cái gì đó vô hình (không phải vật chất) cung cấp một số loại giá trị tâm lý hoặc hỗn hợp giá trị thời gian hoặc địa điểm, chẳng hạn như giáo dục và chăm sóc sức khỏe. Có rất nhiều ví dụ về hàng hóa và dịch vụ xung quanh cuộc sống hàng ngày của chúng ta nhắc nhở chúng ta về chức năng hoạt động, mỗi khi chúng ta sử dụng điện thoại để gọi cho ai đó, đọc sách hoặc xem video, nó nhắc chúng ta về chức năng hoạt động của một hoặc nhiều công ty hơn.

+ Mục đích của doanh nghiệp là cân bằng giữa việc cung cấp nguyên vật liệu và đạt được nhu cầu của khách hàng. Việc có nhiều nguồn cung cấp được coi là lãng phí nguồn lực của công ty và việc có ít nguồn cung cấp có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng. Doanh nghiệp thông qua chức năng hoạt động cần quản lý và kiểm soát các chuỗi cung ứng, làm việc với bộ phận bán hàng và tiếp thị để đảm bảo chúng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mặc dù chức năng hoạt động chịu trách nhiệm về việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ, chức năng hoạt động cần sự giúp đỡ và hỗ trợ từ các bộ phận hoặc lĩnh vực chức năng khác của tổ chức như tài chính và tiếp thị.

+ Tài chính: Chức năng tài chính của một doanh nghiệp quan tâm đến việc đảm bảo các nguồn tài chính và phân bổ các nguồn lực đó cho các bộ phận khác nhau của tổ chức. Ngoài ra, chức năng tài chính quan tâm đến việc lập ngân sách và cung cấp các khoản tiền cần thiết cho các chức năng khác của tổ chức như hoạt động và tiếp thị. Chức năng tài chính chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các vật liệu cần thiết cho hoạt động và tiếp thị để giúp họ có thể hoàn thành các hoạt động liên quan đến chức năng của họ. Tài chính cần thực hiện rất nhiều nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự thành công của tổ chức như quản lý dòng tiền, lập ngân sách, quản lý tài sản và báo cáo tài chính. Tài chính đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, ví dụ như trong Amazon.com, công ty đã tuyên bố đầu tiên họ kiếm tiền không chỉ từ việc bán sách mà từ doanh thu bán hàng trong ngắn hạn.

 Công ty đã sử dụng khoảng thời gian từ khi mua sách đến khi khoản thanh toán thực tế xảy ra cho người bán và sử dụng khoảng thời gian đó là từ một hoặc hai tháng để thu lợi nhuận từ khoản đầu tư ngắn hạn (Youngfinanceguy & Fortlewis 2015). Heizer & Render (2011) nhận xét rằng tài chính / kế toán, theo dõi mức độ hoạt động của tổ chức, thanh toán các hóa đơn và thu tiền.

+ Tiếp thị: Chức năng tiếp thị của một doanh nghiệp quan tâm đến việc quảng bá hàng hóa và dịch vụ và đảm bảo sự sẵn có của khách hàng cho doanh nghiệp. Chức năng tiếp thị có rất nhiều vai trò, một trong những vai trò này là hiểu nhu cầu và yêu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ của tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Làm cho hàng hóa và dịch vụ của tổ chức trở nên nổi tiếng trên thị trường mục tiêu cũng như đáp ứng tiêu chuẩn yêu cầu của thị trường mục tiêu là một vai trò khác của chức năng tiếp thị. Ngoài ra, chức năng tiếp thị phải đưa ra chiến lược nâng cao nhận thức về sản phẩm của tổ chức đối với cộng đồng như quảng bá sản phẩm trong các sự kiện cộng đồng, quảng cáo sản phẩm bằng các phương tiện quảng cáo, in áo thun, tài trợ từ thiện hoặc tài trợ cho đội thể thao.