Kaizen trong quản trị kinh doanh là gì? Lợi ích và các yếu tố quyết định

– Kaizen là một cách tiếp cận để tạo ra sự cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi tích cực nhỏ, liên tục có thể gặt hái những cải tiến đáng kể. Thông thường, nó dựa trên sự hợp tác và cam kết và trái ngược với các phương pháp tiếp cận sử dụng những thay đổi triệt để hoặc từ trên xuống để đạt được sự chuyển đổi. Kaizen là cốt lõi của sản xuất tinh gọn và Phương thức Toyota . Nó được phát triển trong lĩnh vực sản xuất để giảm thiểu khuyết tật, loại bỏ lãng phí, tăng năng suất, khuyến khích mục đích và trách nhiệm của người lao động cũng như thúc đẩy đổi mới.

– Là một khái niệm rộng mang vô số cách giải thích, nó đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác, bao gồm cả chăm sóc sức khỏe. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào và thậm chí ở cấp độ cá nhân. Kaizen có thể sử dụng một số cách tiếp cận và công cụ, chẳng hạn như lập bản đồ dòng giá trị – lập tài liệu, phân tích và cải thiện thông tin hoặc dòng nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ – và Quản lý chất lượng toàn diện – là khuôn khổ quản lý thu hút người lao động ở tất cả các cấp để tập trung vào cải tiến chất lượng. Bất kể phương pháp luận là gì, trong bối cảnh tổ chức, việc sử dụng thành công Kaizen phụ thuộc vào việc đạt được sự ủng hộ đối với phương pháp tiếp cận trong toàn tổ chức và từ Giám đốc điều hành trở xuống.

– Kaizen có nguồn gốc từ giới chất lượng Nhật Bản sau Thế chiến II. Những vòng tròn hoặc nhóm công nhân này tập trung vào việc ngăn ngừa các khuyết tật tại Toyota. Chúng được phát triển một phần để đáp lại các chuyên gia tư vấn về năng suất và quản lý người Mỹ đã đến thăm đất nước này, đặc biệt là W. Edwards Deming, người cho rằng việc kiểm soát chất lượng nên được đặt trực tiếp hơn vào tay của công nhân dây chuyền. Kaizen đã được Masaaki Imai đưa đến phương Tây và phổ biến thông qua cuốn sách Kaizen: Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản năm 1986.

2. Lợi ích và các yếu tố quyết định.

* Lợi ích về Kaizen trong quản trị kinh doanh:

– Một số mục tiêu chính của triết lý kaizen bao gồm kiểm soát chất lượng , giao hàng đúng lúc, công việc được tiêu chuẩn hóa, sử dụng thiết bị hiệu quả và loại bỏ lãng phí. Mục tiêu chung của kaizen là thực hiện những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian để tạo ra những cải tiến trong công ty. Điều đó không có nghĩa là các thay đổi diễn ra từ từ; nó chỉ đơn giản nhận ra rằng những thay đổi nhỏ bây giờ có thể có tác động rất lớn trong tương lai. Sự cải tiến có thể đến từ bất kỳ nhân viên nào bất cứ lúc nào. Ý tưởng là mọi người đều có cổ phần trong sự thành công của công ty và mọi người nên cố gắng, mọi lúc, để giúp mô hình kinh doanh tốt hơn.

– Các ý tưởng truyền thống của Nhật Bản về kaizen tuân theo năm nguyên tắc cơ bản: làm việc theo nhóm, kỷ luật cá nhân, cải thiện tinh thần, phẩm chất và đề xuất để cải thiện. Năm nguyên lý này dẫn đến ba kết quả chính: loại bỏ chất thải (còn được gọi là hiệu quả kinh tế ), quản lý tốt và tiêu chuẩn hóa. Lý tưởng nhất, kaizen trở nên ăn sâu vào văn hóa của công ty đến mức cuối cùng nó trở thành điều tự nhiên đối với nhân viên.

– Khi một công ty thực hiện giai đoạn “hành động”, nó sẽ xác định xem giải pháp có nên trở thành tiêu chuẩn của công ty hay không hoặc liệu nó có cần thay đổi thêm hay không. Nếu các nhà quản lý quyết định thực hiện nhiều thay đổi hơn, kaizen sẽ quay lại bước kế hoạch và quá trình bắt đầu lại.

– Một trong những mục tiêu chính của kaizen là giảm lãng phí và tăng hiệu quả trong chu trình sản xuất. Một just-in-time chiến lược hàng tồn kho (JIT) cho phép quản lý để giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa bằng cách kết hợp việc cung cấp các nguyên liệu từ các nhà cung cấp với kế hoạch sản xuất. Còn được gọi là Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), đối với công ty phổ biến chiến lược, JIT giúp các công ty cắt giảm chi phí vì các nhà sản xuất không phải trả chi phí vận chuyển hàng tồn kho . Nó cũng làm giảm lãng phí vì các công ty không còn hàng tồn kho thừa nếu khách hàng hủy hoặc hoãn đơn đặt hàng.

– Kanban là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng cùng với chiến lược JIT. Nó cung cấp cho nhân viên các dấu hiệu trực quan cho họ biết đã đến lúc phải đặt hàng các bộ phận và vật liệu khi chúng hết. Hệ thống dựa trên các thẻ màu để theo dõi sản xuất và cảnh báo cho nhân viên rằng đã đến lúc bổ sung một bộ phận hoặc nguyên liệu cần thiết. Nó cho phép nhân viên nhanh chóng đặt hàng đúng số lượng các bộ phận từ nhà cung cấp và giao chúng đến nơi cần thiết trong nhà máy. Mục tiêu của kanban là đảm bảo dây chuyền lắp ráp của nhà máy hoạt động hiệu quả và ngăn chặn sự tắc nghẽn xảy ra.

* Các yếu tố quyết định:  Bởi vì thực hiện Kaizen đòi hỏi phải tạo ra tư duy đúng đắn trong toàn công ty, 10 nguyên tắc đề cập đến tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý này. Họ đang:

+ Hãy bỏ đi những giả định.

+ Chủ động trong việc giải quyết vấn đề.

+ Không chấp nhận hiện trạng.

+ Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo và có thái độ thay đổi lặp đi lặp lại, thích ứng.

+ Tìm kiếm giải pháp khi bạn phát hiện ra sai lầm.

+ Tạo một môi trường mà mọi người đều cảm thấy được trao quyền để đóng góp.

+ Đừng chấp nhận vấn đề hiển nhiên; thay vào đó, hãy hỏi “tại sao” năm lần để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

+ Thông tin và ý kiến ​​không rõ ràng từ nhiều người.

+ Sử dụng sự sáng tạo để tìm ra những cải tiến nhỏ với chi phí thấp.

+ Không ngừng cải thiện.