Hoạch định nhân lực là gì? Vai trò hoạch định nguồn nhân lực

1. Hoạch định nhân lực là gì?

– Hoạch định nhân lực ( Human resource planning – HRP) là quá trình dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực trong tương lai của tổ chức và xác định cách thức sử dụng năng lực nguồn nhân lực hiện có của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu này. Do đó, nó tập trung vào khái niệm kinh tế cơ bản của cung và cầu trong bối cảnh năng lực nguồn nhân lực của tổ chức. Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình liên tục lập kế hoạch có hệ thống trước để đạt được việc sử dụng tối ưu tài sản quý giá nhất của tổ chức – những nhân viên chất lượng. Hoạch định nguồn nhân lực đảm bảo sự phù hợp nhất giữa người lao động và công việc đồng thời tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa nhân lực.

Có bốn bước quan trọng đối với quy trình HRP. Chúng bao gồm phân tích nguồn cung lao động hiện tại, dự báo nhu cầu lao động, cân bằng nhu cầu lao động dự kiến ​​với nguồn cung và hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức. HRP là một khoản đầu tư quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào vì nó cho phép các công ty duy trì cả năng suất và lợi nhuận.

2. Vai trò hoạch định nguồn nhân lực:

– Hoạch định nguồn nhân lực (HRP) là một chiến lược được một công ty sử dụng để duy trì một lượng nhân viên lành nghề ổn định trong khi tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nhân viên. Có một chiến lược HRP tốt có thể đồng nghĩa với năng suất và lợi nhuận cho một công ty. Có bốn bước chung trong quy trình HRP: xác định nguồn cung nhân viên hiện tại, xác định tương lai của lực lượng lao động, cân bằng giữa cung và cầu lao động và phát triển các kế hoạch hỗ trợ các mục tiêu của công ty

– Ngoài ra, HRP rất cần thiết để đạt được thành công các chiến lược và mục tiêu của tổ chức. Trên thực tế, với yếu tố chiến lược và mục tiêu dài hạn của tổ chức ngày nay được kết hợp rộng rãi với việc hoạch định nguồn nhân lực, Hoạch định Nhân sự ngày nay đã trở thành Hoạch định Nhân sự Chiến lược.

– Hoạch định nguồn nhân lực cho phép các công ty lập kế hoạch trước để họ có thể duy trì nguồn cung cấp nhân viên lành nghề ổn định. Đó là lý do tại sao nó còn được gọi là kế hoạch lực lượng lao động. Quy trình này được sử dụng để giúp các công ty đánh giá nhu cầu của họ và lập kế hoạch trước để đáp ứng những nhu cầu đó.
– Hoạch định nguồn nhân lực cần đủ linh hoạt để đáp ứng những thách thức về nhân sự trong ngắn hạn đồng thời thích ứng với những điều kiện thay đổi của môi trường kinh doanh trong dài hạn. HRP bắt đầu bằng việc đánh giá và kiểm toán năng lực hiện tại của nguồn nhân lực.
– Những thách thức đối với HRP bao gồm các lực lượng luôn thay đổi, chẳng hạn như nhân viên bị ốm, được thăng chức hoặc đi nghỉ. HRP đảm bảo có sự phù hợp tốt nhất giữa người lao động và công việc, tránh tình trạng thiếu hụt và thặng dư trong nhóm nhân viên.

– Để đáp ứng các mục tiêu của mình, nhà quản lý nhân sự phải lập kế hoạch thực hiện những việc sau:

+ Tìm kiếm và thu hút nhân viên có kỹ năng.

+ Lựa chọn, đào tạo và khen thưởng những ứng viên xuất sắc nhất.

+ Đối phó với sự vắng mặt và giải quyết các xung đột.

+ Thăng chức nhân viên hoặc để một số người trong số họ ra đi.

+ Đầu tư vào HRP là một trong những quyết định quan trọng nhất mà một công ty có thể thực hiện. Xét cho cùng, một công ty chỉ tốt khi có nhân viên của mình và mức độ gắn kết cao của nhân viên có thể là yếu tố cần thiết cho sự thành công của công ty. Nếu một công ty có những nhân viên giỏi nhất và áp dụng các phương pháp tốt nhất, điều đó có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa sự chậm chạp và năng suất, giúp đưa một công ty đến lợi nhuận.

3. Các bước lập kế hoạch nguồn nhân lực:

+ Có bốn bước tổng quát, bao quát liên quan đến quá trình hoạch định nguồn nhân lực. Mỗi bước cần phải được thực hiện theo trình tự để đạt được mục tiêu cuối cùng, đó là phát triển một chiến lược cho phép công ty tìm kiếm thành công và giữ chân đủ nhân viên có năng lực đáp ứng nhu cầu của công ty.

+ Dự báo nhu cầu lao động: Bước thứ hai yêu cầu công ty vạch ra tương lai của lực lượng lao động. Tại đây, bộ phận nhân sự có thể xem xét các vấn đề nhất định như thăng chức, nghỉ hưu, sa thải và thuyên chuyển – bất cứ điều gì ảnh hưởng đến nhu cầu tương lai của công ty. Bộ phận nhân sự cũng có thể xem xét các điều kiện bên ngoài tác động đến nhu cầu lao động, chẳng hạn như công nghệ mới có thể làm tăng hoặc giảm nhu cầu về người lao động.

+ Cân bằng nhu cầu lao động với cung: Bước thứ ba trong quy trình HRP là dự báo nhu cầu việc làm. HR tạo ra một phân tích khoảng cách đưa ra các nhu cầu cụ thể để thu hẹp nguồn cung lao động của công ty so với nhu cầu trong tương lai.

– Mục tiêu của việc lập kế hoạch nhân sự là có số lượng nhân viên tối ưu để tạo ra nhiều tiền nhất cho công ty. Bởi vì các mục tiêu và chiến lược của một công ty thay đổi theo thời gian, nên việc lập kế hoạch nguồn nhân lực là một việc thường xuyên. Ngoài ra, khi toàn cầu hóa gia tăng, các bộ phận nhân sự sẽ phải đối mặt với nhu cầu thực hiện các thông lệ mới để phù hợp với các quy định lao động của chính phủ thay đổi theo từng quốc gia.

– Việc nhiều công ty tăng cường sử dụng lao động từ xa cũng sẽ tác động đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực và sẽ yêu cầu các bộ phận nhân sự sử dụng các phương pháp và công cụ mới để tuyển dụng, đào tạo và giữ chân người lao động.

– Mặc dù, Lập kế hoạch nhân sự nghe có vẻ khá đơn giản là một quy trình quản lý các con số về yêu cầu nguồn nhân lực của tổ chức, tuy nhiên, hoạt động thực tế có thể khiến người quản lý nhân sự phải đối mặt với nhiều trở ngại do tác động của lực lượng lao động hiện tại trong tổ chức, áp lực đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và điều kiện thị trường lực lượng lao động phổ biến. Do đó, Hoạch định Nhân sự giúp tổ chức theo nhiều cách như sau:

– Các nhà quản lý nhân sự đang trong giai đoạn dự đoán các yêu cầu của lực lượng lao động thay vì ngạc nhiên trước sự thay đổi của các sự kiện

– Ngăn chặn doanh nghiệp rơi vào bẫy của sự dịch chuyển thị trường lực lượng lao động, mối quan tâm chung của tất cả các ngành và lĩnh vực

– Làm việc chủ động vì sự mở rộng trong thị trường lực lượng lao động không phải lúc nào cũng đi kèm với yêu cầu về lực lượng lao động của tổ chức về kinh nghiệm chuyên môn, nhu cầu tài năng, kỹ năng, v.v.

– Các tổ chức đang trong giai đoạn tăng trưởng có thể đối mặt với thách thức trong việc đáp ứng nhu cầu về bộ kỹ năng, năng lực và tài năng quan trọng để đáp ứng các mục tiêu chiến lược của họ để họ có thể chuẩn bị tốt để đáp ứng nhu cầu nhân sự

– Xem xét các mục tiêu của tổ chức, Hoạch định Nhân sự cho phép xác định, lựa chọn và phát triển các tài năng hoặc năng lực cần thiết trong tổ chức.

– Do đó, tổ chức phù hợp chọn Lập kế hoạch nhân sự để ngăn chặn bất kỳ rào cản không cần thiết nào đối với nhu cầu lực lượng lao động của tổ chức. Công ty Tư vấn Nhân sự có thể cung cấp cho tổ chức một bản đánh giá và lập kế hoạch nhân sự toàn diện để đáp ứng các yêu cầu trong tương lai của tổ chức một cách hiệu quả và kịp thời nhất.

4. Quy trình Lập kế hoạch Nhân sự:

+ Nguồn cung nhân sự hiện tại: Đánh giá nguồn nhân lực hiện có trong tổ chức là bước quan trọng nhất trong Lập kế hoạch nhân sự. Nó bao gồm một nghiên cứu toàn diện về sức mạnh nguồn nhân lực của tổ chức về số lượng, kỹ năng, tài năng, năng lực, trình độ, kinh nghiệm, tuổi tác, nhiệm kỳ, xếp hạng hiệu suất, chỉ định, điểm số, lương thưởng, lợi ích, v.v. Ở giai đoạn này, các nhà tư vấn có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn sâu rộng với các nhà quản lý để hiểu các vấn đề nhân sự quan trọng mà họ phải đối mặt và năng lực của lực lượng lao động mà họ coi là cơ bản hoặc quan trọng đối với các quy trình kinh doanh khác nhau.

+ Nhu cầu nhân sự trong tương lai: Phân tích các yêu cầu về lực lượng lao động trong tương lai của doanh nghiệp là bước thứ hai trong Lập kế hoạch nhân sự. Tất cả các biến số nhân sự đã biết như tiêu hao, sa thải, vị trí tuyển dụng có thể dự đoán trước, nghỉ hưu, thăng chức, thuyên chuyển đặt trước, v.v. đều được xem xét trong khi xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai. Hơn nữa, một số biến số lực lượng lao động không xác định như yếu tố cạnh tranh, từ chức, thuyên chuyển hoặc sa thải đột ngột cũng được đưa vào phạm vi phân tích.

+ Dự báo nhu cầu: Bước tiếp theo là so sánh nguồn cung hiện tại với nhu cầu nhân sự trong tương lai và tạo dự báo nhu cầu. Ở đây, điều cần thiết là phải hiểu chiến lược và mục tiêu kinh doanh trong dài hạn để dự báo nhu cầu lực lượng lao động sao cho phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

+ Chiến lược và thực hiện nguồn cung ứng nhân sự: Sau khi xem xét các khoảng trống trong cung và cầu nhân sự, Công ty tư vấn nhân sự xây dựng kế hoạch để đáp ứng những khoảng trống này theo dự báo nhu cầu do họ tạo ra. Điều này có thể bao gồm thực hiện các chương trình giao tiếp với nhân viên, di dời, thu nhận nhân tài, tuyển dụng và thuê ngoài, quản lý nhân tài, đào tạo và huấn luyện, và sửa đổi các chính sách. Sau đó, các kế hoạch được thực hiện với sự tin tưởng của người quản lý để làm cho quá trình thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Ở đây, điều quan trọng cần lưu ý là các nhà tư vấn đang tuân thủ tất cả các quy định và tuân thủ pháp luật để ngăn chặn bất kỳ tình huống sai trái nào đến từ nhân viên.