Hoạch định kế hoạch dự phòng một kế hoạch đặt ra cho một kết quả khác so với thông thường kế hoạch (dự kiến). Thực hiện hoạch định kế hoạch dự phòng?
Mọi tổ chức đều phải đối mặt với một loạt rủi ro duy nhất mà tổ chức cần phải lập kế hoạch. Chìa khóa để xác định rủi ro của bạn là tiến hành đánh giá rủi ro kỹ lưỡng. Nó thường được sử dụng để quản lý rủi ro đối với một rủi ro đặc biệt, mặc dù khó xảy ra, nhưng sẽ gây ra hậu quả thảm khốc. Các kế hoạch dự phòng thường do các chính phủ hoặc doanh nghiệp nghĩ ra. Việc hoạch định kế hoạch dự phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp, công ty.
Mục lục bài viết
1. Hoạch định kế hoạch dự phòng là gì?
Hoạch định kế hoạch dự phòng ( Contingency planning) một kế hoạch đặt ra cho một kết quả khác so với thông thường kế hoạch (dự kiến). Một kế hoạch dự phòng tốt có thể ngăn chặn việc kinh doanh “đi xuống” khi các sự kiện bất ngờ xảy ra, vì vậy điều quan trọng là đảm bảo rằng nó phù hợp với mục đích. Các yếu tố chính cần bao gồm:
– Các tình huống: Tham khảo bảng đánh giá rủi ro và tác động / xác suất của bạn và chọn các kịch bản có khả năng gây thiệt hại nhất hoặc nhiều khả năng xảy ra nhất mà bạn muốn lập kế hoạch. Sau đó, vạch ra những gì sẽ xảy ra trong từng trường hợp Hãy nhắm đến một loạt các tình huống – ví dụ: tấn công mạng, nhân viên vắng mặt kéo dài, trục trặc CNTT, mất nhà cung cấp, mất điện nghiêm trọng hoặc các vấn đề về cấu trúc với cơ sở kinh doanh.
– Gây nên: Chỉ định chính xác điều gì sẽ khiến bạn phải thực hiện kế hoạch dự phòng của mình. Nếu có kế hoạch về tuyết rơi dày đặc, nó sẽ được kích hoạt bởi cảnh báo thời tiết khắc nghiệt hay chỉ do tuyết rơi thực sự? Một sự kiện cũng có thể có nhiều trình kích hoạt, mỗi trình kích hoạt bắt đầu một phần khác nhau trong kế hoạch.
– Phản ứng: Bao gồm tổng quan ngắn gọn về chiến lược mà bạn sẽ tuân theo để đáp ứng sự kiện. Điều này cung cấp bối cảnh cho các hành động mà bạn yêu cầu mọi người thực hiện. Xác định những người cần biết về những gì đã xảy ra. Điều này có thể bao gồm nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng và công chúng, nếu thích hợp. Bài viết của chúng tôi, Giao tiếp trong khủng hoảng, khám phá cách lập kế hoạch và giao tiếp hiệu quả trong các tình huống khó khăn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn nhận thức được các nghĩa vụ pháp lý của mình và các sự cố được báo cáo cho các cơ quan có liên quan khi cần thiết.
– Trách nhiệm chính: Xác định ai chịu trách nhiệm cho từng yếu tố của kế hoạch, ai sẽ phụ trách ở mỗi giai đoạn và những gì bạn mong đợi họ hoàn thành. Các Matrix Trách nhiệm Chuyển nhượngvà Mô hình RACI là những công cụ hữu ích ở đây.
– Mốc thời gian: Nêu những việc cần làm trong giờ, ngày và tuần đầu tiên kể từ khi kế hoạch được thực hiện. Điều này có thể đơn giản như “Thông báo tình hình cho nhân viên ngay lập tức.” Nhưng bạn có thể cần các mốc thời gian chi tiết hơn cho các tình huống nhất định, chẳng hạn như vi phạm dữ liệu, thương tích nghiêm trọng tại nơi làm việc, hoặc rò rỉ vật liệu nguy hiểm. Cũng bao gồm chi tiết về thời điểm bạn mong đợi hoạt động kinh doanh bình thường trở lại và điều gì sẽ báo hiệu rằng tổ chức của bạn đã sẵn sàng cho việc này.
– Ví dụ: giả sử nhiều nhân viên của một công ty đang đi cùng nhau trên một chiếc máy bay gặp sự cố, giết chết tất cả trên tàu. Công ty có thể bị căng thẳng nghiêm trọng hoặc thậm chí bị hủy hoại do thua lỗ như vậy. Theo đó, nhiều công ty có các thủ tục để tuân theo trong trường hợp xảy ra thảm họa như vậy. Kế hoạch cũng có thể bao gồm các chính sách thường trực để giảm thiểu tác động tiềm tàng của thảm họa, chẳng hạn như yêu cầu nhân viên đi riêng hoặc hạn chế số lượng nhân viên trên bất kỳ máy bay nào.
2. Thực hiện hoạch định kế hoạch dự phòng.
Trong thời kỳ khủng hoảng, các kế hoạch dự phòng thường được phát triển để khám phá và chuẩn bị cho bất kỳ tình huống nào xảy ra. Trong Chiến tranh Lạnh , nhiều chính phủ đã lên kế hoạch dự phòng để bảo vệ bản thân và công dân của họ khỏi bị tấn công hạt nhân . Ví dụ về các kế hoạch dự phòng được thiết kế để thông báo cho người dân về cách sống sót sau một cuộc tấn công hạt nhân bao gồm các tập sách Sống sót khi bị tấn công nguyên tử , Bảo vệ và sống sót , và Bảo vệ sau thảm họa do chính phủ Anh và Mỹ phát hành. Ngày nay vẫn có các phương án dự phòng để đối phó với các cuộc tấn công khủng bố hoặc các thảm họa khác.
– Thực hiện đánh giá rủi ro:
+ Bước 1: là xác định các hoạt động kinh doanh quan trọng của bạn . Đây là các quy trình và chức năng chính mà tổ chức của bạn không thể vận hành – ví dụ: chuỗi cung ứng, kết nối internet của bạn hoặc khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý của bạn.
+ Bước 2: xác định các mối đe dọa có thể gây hại cho mỗi hoạt động quan trọng. Ví dụ, chúng có thể bao gồm mất nhân viên chủ chốt, lỗi kỹ thuật hoặc thay đổi chính sách của chính phủ. Rất có thể, bạn sẽ nhận được một danh sách dài các mối đe dọa tiềm ẩn. Có thể không thực tế nếu cố gắng lập kế hoạch dự phòng cho tất cả chúng, vì vậy bạn cần ưu tiên.
– Tác động rủi ro / Biểu đồ xác suất là một cách tốt để làm điều này. Các biểu đồ này giúp phân tích tác động của từng rủi ro và ước tính khả năng nó xảy ra. Điều này cho thấy rủi ro nào đòi hỏi chi phí và nỗ lực giảm thiểu rủi ro. Các quy trình kinh doanh cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức bạn, chẳng hạn như duy trì dòng tiền và thị phần, thường nằm ở đầu danh sách.
* Lưu ý: Lập kế hoạch dự phòng là một trong những cách ứng phó với rủi ro. Nhưng trong một số trường hợp, có thể an toàn hơn hoặc tiết kiệm chi phí hơn nếu giải quyết nó theo những cách khác: chẳng hạn như để tránh rủi ro, bằng cách đầu tư vào thiết bị mới; hoặc để chia sẻ rủi ro, bằng cách mua một hợp đồng bảo hiểm. Hoặc bạn có thể chọn không lập kế hoạch chính thức cho một số rủi ro có mức độ ưu tiên thấp hơn mà chỉ quản lý chúng nếu chúng xảy ra.
– Phát triển kế hoạch dự phòng: Khi muốn phát triển kế hoạch dự phòng của mình, hãy nhớ rằng mục đích chính của bạn là duy trì hoặc khôi phục các hoạt động kinh doanh quan trọng, vì vậy hãy xem xét kỹ lưỡng những điều này có thể bị ảnh hưởng như thế nào theo từng tình huống. Hãy nhận biết về các hiệu ứng gõ cửa. Liệu tổ chức của bạn có thể hoạt động hết công suất khi bạn thực hiện “Kế hoạch B” hay năng suất sẽ giảm xuống? Nếu có thì trong bao lâu?
– Duy trì kế hoạch dự phòng: Kế hoạch dự phòng của bạn phải được xem xét và cập nhật thường xuyên, nếu nó vẫn hữu ích và đáng tin cậy. Khi xem xét nó, hãy tính đến tất cả các thay đổi về công nghệ, hoạt động và nhân sự có liên quan và đánh giá lại các rủi ro cho phù hợp. Sau đó, loại bỏ các phiên bản cũ của kế hoạch.
* Lưu ý: Đại dịch coronavirus đã chứng minh rằng toàn bộ tổ chức có thể thay đổi cách thức hoạt động của họ nhanh chóng như thế nào – chẳng hạn như mọi người đều đột ngột làm việc tại nhà. Vì vậy, hãy ghi nhớ điều này khi bạn viết kế hoạch dự phòng của mình. Nó cần hoạt động trong mọi tình huống tại nơi làm việc, cho dù mọi người trong văn phòng, mọi người từ xa hay có một phương pháp kết hợp tại chỗ. Khi nhân viên mới gia nhập tổ chức của bạn, hãy cung cấp cho họ kế hoạch dự phòng như một phần trong quá trình giới thiệu để họ làm quen với nó và để họ biết phải làm gì nếu có vấn đề.
Và cuối cùng, hãy giữ cho các kế hoạch của bạn an toàn và đảm bảo rằng chúng được tiếp cận bởi đúng người vào đúng thời điểm. Nếu khủng hoảng xảy ra, bạn sẽ không muốn tìm kiếm mật khẩu hoặc đấu tranh để cấp cho mọi người quyền truy cập. Xử lý các kế hoạch dự phòng của bạn với sự cẩn trọng giống như cách bạn cung cấp cho tất cả các thông tin quan trọng về kinh doanh của mình.
– Các chi tiết cụ thể về khắc phục thảm họa nằm ngoài phạm vi của bài viết này. Để biết thêm thông tin về chủ đề này, hãy nghe Cuộc phỏng vấn chuyên gia của chúng tôi với Kathy McKee, Những người hàng đầu vượt qua thảm họa. Kế hoạch dự phòng là một phần thiết yếu của quản lý rủi ro. Chúng giúp đảm bảo rằng bạn luôn có tùy chọn dự phòng khi có sự cố hoặc khi điều bất ngờ xảy ra.
– Để phát triển một kế hoạch dự phòng, trước tiên hãy tiến hành đánh giá rủi ro: xác định các hoạt động kinh doanh quan trọng của bạn, xác định các mối đe dọa đối với các hoạt động đó và phân tích tác động tiềm tàng của mỗi mối đe dọa.
– Sau đó, bao gồm các điểm sau cho mỗi mối đe dọa:
+ Các tình huống.
+ Gây nên.
+ Tổng quan về phản hồi.
+ Mọi người để thông báo.
+ Trách nhiệm chính.
+ Mốc thời gian.
