Những người làm công tác quản trị có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, tùy thuộc vào vai trò của họ trong tổ chức. Chẳng hạn, họ có thể chịu trách nhiệm nhập dữ liệu, chuẩn bị thư từ kinh doanh hoặc quản lý và nộp các tài liệu của công ty. Vậy lĩnh vực quản trị là gì? Đặc trưng và mối liên hệ với chức năng quản trị?
Mục lục bài viết
1. Lĩnh vực quản trị là gì?
Lĩnh vực quản trị (Administration sector) bao gồm tất cả các quy trình và tài chính và tổ chức các hoạt động tham gia vào việc điều hành một doanh nghiệp hay tổ chức nào khác . Các hoạt động hành chính được thực hiện bởi nhiều chuyên gia, bao gồm những người có công việc là giữ cho văn phòng hoạt động trơn tru và hiệu quả – ví dụ như thư ký, trợ lý hành chính, lễ tân, nhân viên trả lương, thư ký nhập dữ liệu, quản lý văn phòng – nhưng cũng có nhiều chức năng khác nhau, người quản lý , giám đốc và thành viên hội đồng quản trị, những người chịu trách nhiệm về hoạt động chung của một doanh nghiệp. Lĩnh vực hành chính và văn phòng thực sự rộng lớn và bao gồm tất cả các vai trò, từ trợ lý cá nhân đến lễ tân cho đến các vị trí nhập dữ liệu.
– Hành chính là một lĩnh vực quan trọng đối với các tổ chức và doanh nghiệp thuộc mọi loại hình , từ doanh nghiệp nhỏ nhất đến doanh nghiệp đa quốc gia lớn nhất, cũng như các cơ quan khu vực công và các tổ chức phi lợi nhuận. Các công ty tư vấn cũng tuyển dụng các chuyên gia trong các khía cạnh khác nhau của quản trị và quản lý kinh doanh và kiểm soát tài chính.
– Những người khác có thể chịu trách nhiệm thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ quan liêu và hành chính liên quan đến việc điều hành một doanh nghiệp, chẳng hạn như xử lý các mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp hoặc quản lý nguồn nhân lực (ví dụ như trong bảng lương và phúc lợi ). Những người khác vẫn có thể tham gia vào việc chuẩn bị các tài khoản của công ty hoặc báo cáo tài chính của công ty đó. Cuối cùng, những người nắm giữ các vị trí quản lý trong bộ phận quản trị của một công ty có thể chịu trách nhiệm về các quy trình hành chính và kế toán, các biện pháp kiểm soát quản lý và hệ thống báo cáo tài chính của công ty.
– Các yêu cầu về giáo dục và đào tạo cho một công việc trong ngành quản trị rất khác nhau tùy thuộc vào vị trí. Đối với các vị trí đầu vào, có thể cần một số hình thức bằng cấp sau khi rời ghế nhà trường , trong khi đối với các vai trò quản lý, có thể cần phải có bằng cử nhân (ví dụ về Kinh tế, Luật hoặc Khoa học Chính trị ) hoặc bằng thạc sĩ, cũng như kiến thức sâu rộng. của lĩnh vực công ty hoạt động.
2. Đặc trưng chức năng quản trị:
– Một đặc điểm của lĩnh vực này khác biệt so với nhiều lĩnh vực khác là một loạt các công ty hoặc tổ chức khác nhau có nhu cầu về các chuyên gia có kỹ năng văn phòng và quản trị. Ví dụ, vai trò lễ tân vừa gọn gàng trong lĩnh vực du lịch vừa phù hợp với bệnh viện, và một tổ chức nghiên cứu khoa học cũng có nhu cầu chính xác đối với những người biết cách nhập dữ liệu như đại lý ô tô.
– Những kỹ năng cần thiết trong ngành quản trị: Ngoài các kỹ năng cụ thể về vai trò cần có để làm việc trong quản trị, cũng có một số năng lực xuyên suốt mà mọi người cần – từ trợ lý hành chính và thư ký cho đến kiểm soát viên tài chính và quản lý hàng đầu.
– Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch: Tất cả các chuyên gia Quản trị cần có khả năng đa nhiệm một cách hiệu quả, xử lý chính xác lượng thông tin khổng lồ và tận dụng tốt nhất thời gian có sẵn trong lịch trình bận rộn của họ. Vì lý do này, kỹ năng tổ chức mạnh mẽ là điều bắt buộc, bất kể vai trò hay vị trí. Một kỹ năng thiết yếu khác được yêu cầu bởi tất cả các nhân viên hành chính là lập kế hoạch tương lai, để đảm bảo rằng bất kỳ hoạt động hành chính, tài chính hoặc thuế nào mà họ có thể chịu trách nhiệm đều được hoàn thành trước thời hạn hoặc ngày đến hạn có liên quan.
– Kỹ năng giao tiếp: Những người làm công tác quản trị thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp và người quản lý của họ, cũng như với các phòng ban khác của công ty, khách hàng và nhà cung cấp. Do đó, điều cần thiết là họ phải có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản vững chắc để đảm bảo họ có thể giao tiếp một cách hiệu quả và phù hợp theo cách rõ ràng và chuyên nghiệp với nhiều người khác nhau.
– Kỹ năng tin học: Từ các ứng dụng quản lý sáng tạo cho các văn phòng hành chính đến các hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử, công nghệ ngày càng được sử dụng nhiều hơn để quản lý các quy trình hành chính. Kỹ năng CNTT mạnh mẽ sẽ cho phép nhân viên hành chính tận dụng tối đa các công cụ kỹ thuật số mới này để cải thiện hiệu quả và khả năng cạnh tranh của họ.
3. Mối liên hệ với chức năng quản trị:
– Tin tốt là thời kỳ mà các thư ký, lễ tân, khu bảo tồn và hầu hết những người khác trong lĩnh vực này cần phải ghi lại tất cả thông tin bằng tay đã qua. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là bạn cần phải có kỹ năng máy tính hàng đầu nếu bạn muốn tiến xa hơn trong sự nghiệp văn phòng hoặc hành chính. Trong số những thứ chúng tôi khuyên bạn nên làm quen là các bộ chương trình như Microsoft Office hoặc Google Suite, hầu hết các doanh nghiệp sẽ sử dụng một (hoặc cả hai) trong số này, vì vậy, bạn có thể đưa chúng vào CV của mình sẽ trông đẹp mắt.
– Tất nhiên, các doanh nghiệp khác nhau có thể sẽ sử dụng các gói phần mềm khác cụ thể hơn tùy thuộc vào lĩnh vực mà họ đang kinh doanh, nhưng nhìn chung, bạn sẽ không được mong đợi có kinh nghiệm với những gói phần mềm này trước thời hạn. Học cách sử dụng phần mềm sẽ là một phần trong thời gian đào tạo của bạn. Điều đó nói lên rằng, nếu bạn đã tiếp xúc với một gói phần mềm cụ thể cho ngành cụ thể và bạn đang nộp đơn xin việc trong lĩnh vực đó, thì điều đó cũng đáng được nhắc đến trong CV của bạn và trong cuộc phỏng vấn. Ngay cả khi công ty không sử dụng cùng một công ty, điều này sẽ cho thấy bạn có thể học nhanh những kỹ năng này.
– Một năng lực cốt lõi khác là gõ cảm ứng – điều này là do yếu tố quan trọng của nhiều công việc văn phòng và hành chính là có thể nhập thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt nếu bạn đang hy vọng có được vai trò như một trợ lý điều hành (EA) hoặc trợ lý cá nhân (PA), bạn có thể phải ghi chú lại nguyên văn khi chúng được đọc cho bạn. Có rất nhiều công cụ trực tuyến có thể giúp bạn nhập liệu, theo đúng nghĩa đen, tăng tốc độ. Am hiểu công nghệ là thuộc tính cốt lõi cần có trong các công việc hành chính và văn phòng hiện đại.
– Một trong những lý do tại sao nhân sự văn phòng và hành chính lại rất quan trọng đối với doanh nghiệp là họ thường đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận và nhân viên khác nhau, đồng thời cho phép họ thực hiện công việc của mình. Tuy nhiên, để có thể làm điều này một cách hiệu quả, bạn sẽ cần có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản hàng đầu . Về phương diện giao tiếp bằng văn bản, điều này sẽ được sử dụng trong các nhiệm vụ như:
+ Gửi email, bao gồm cả cho các nhóm lớn người.
+ Viết hóa đơn cho khách hàng.
+ Lập biên bản cuộc họp.
– Ngày trước, điều này có thể có nghĩa là một hệ thống nộp đơn tốt. Ngày nay, nó có nhiều khả năng liên quan đến việc thiết lập và quản lý hệ sinh thái kỹ thuật số cho tổ chức của bạn – một ví dụ điển hình là Google Drive. Có một hệ thống thư mục sạch sẽ và đầy đủ chức năng, đồng thời đảm bảo rằng mọi người trong văn phòng đều biết cách thức hoạt động của hệ thống này, sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều. Tất nhiên, đối với các vai trò như EA hoặc PA, bạn cũng sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức cho người khác. Điều này có thể liên quan đến mọi thứ, từ đặt chuyến du lịch đến thiết lập cuộc họp và sẽ liên quan đến sự chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo người bạn đang hỗ trợ có thể thực hiện tất cả các cam kết của họ.
– Thông thường, bạn sẽ là người ghé thăm đầu tiên của các nhân viên khác nếu có vấn đề gì xảy ra, vì vậy, khả năng suy nghĩ chín chắn và ứng phó với những điều bất ngờ là một đặc điểm tuyệt vời cần có. Có khả năng, trong cuộc phỏng vấn xin việc, bạn có thể được hỏi một câu hỏi về hành vi có nội dung như ‘Bạn sẽ làm gì trong trường hợp X xảy ra?’. Mặc dù những điều này có thể đáng sợ đối với khách hàng tiềm năng, nhưng điều quan trọng cần nhớ là người phỏng vấn chủ yếu muốn xem cách bạn tiếp cận vấn đề hơn là tìm kiếm một câu trả lời cụ thể.
– Mặc dù có rất nhiều lợi ích từ mạng lưới chuyên nghiệp để phát triển sự nghiệp của chính bạn, nhưng điều chúng ta đang nói đến là trở thành một trung tâm mạng trong tổ chức. Một cách khác để nói điều này là bạn cần có sự giám sát thực sự tốt về những gì đang xảy ra trong các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp để bạn có thể tạo điều kiện tương tác hiệu quả giữa mọi người trong những không gian này. Thông thường, điều này xuất phát từ việc bạn giỏi trong việc xây dựng mối quan hệ với những người khác nhau và có thể lưu giữ thông tin liên quan để thông tin đó luôn được ưu tiên hàng đầu khi được yêu cầu.
– Mặt khác, bạn cũng cần phải giỏi đàm phán và quản lý các kỳ vọng. Có thể bạn sẽ thấy nhiều người yêu cầu về thời gian của bạn, đó chỉ đơn giản là một phần của vai trò. Tuy nhiên, bạn chỉ là con người, vì vậy bạn cần phải có khả năng lịch sự, nhưng kiên quyết, lùi lại nếu thời hạn không thực tế đang được đề xuất.
– Mặc dù có thể có một số khác biệt giữa các khu vực khác nhau của khu vực tư nhân và khu vực công, nhưng có một số xu hướng việc làm chung đối với toàn bộ ngành Quản trị . Trước hết, những phát triển công nghệ mới đang ảnh hưởng đến cách xử lý thông tin. Lưu trữ kỹ thuật số , dữ liệu lớn và các ứng dụng tự động hóa văn phòng , tất cả đều giúp làm cho việc quản lý dữ liệu và quy trình hành chính nhanh hơn, rẻ hơn, hiệu quả hơn và ít sử dụng nhân lực hơn trước. Hệ quả của điều này là chúng ta đang thấy số lượng vị trí tuyển dụng cho các vị trí hành chính tổng hợp giảm xuống, cùng với sự gia tăng nhu cầu về các chuyên gia và chuyên gia trong lĩnh vực CNTT và công nghệ kỹ thuật số .
– Đồng thời, trước sự phức tạp ngày càng tăng và sự toàn cầu hóa của nền kinh tế, các công ty ngày càng cần những nhân viên hành chính có trình độ, kỹ năng có thể giúp họ điều phối các quy trình hành chính và quản lý dữ liệu tài chính và kế toán của họ.
