Tổng quan nội dung về vận đơn trong xuất nhập khẩu

Hoạt động xuất nhập khẩu là hoạt động phức tạp về nhiều mặt, trong đó bao gồm cả tính phức tạp về giấy tờ, bên cạnh hợp đồng, hóa đơn thương mại,..thì một loại giấy tờ cũng cực kỳ quan trọng đó là vận đơn. Vận đơn là chứng từ biểu hiện mối quan hệ giữa bên mua, bên bán và bên vận chuyển.

Trước hết, hãy hiểu rằng: Vận đơn là chứng từ bắt buộc để di chuyển một lô hàng vận chuyển hàng hóa. Vận đơn (BOL) hoạt động như một biên lai dịch vụ vận chuyển hàng hóa, một hợp đồng giữa người vận chuyển hàng hóa và người gửi hàng và một chứng từ quyền sở hữu.

1. Vận đơn trong xuất nhập khẩu là gì?

Vận đơn (Bill of Lading- BOL) là một tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý cung cấp cho người lái xe và người vận chuyển tất cả các chi tiết cần thiết để xử lý việc vận chuyển hàng hóa và lập hóa đơn một cách chính xác.

Hiểu một cách đầy đủ hơn, vận đơn là chứng từ do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng, nêu chi tiết về loại, số lượng và điểm đến của hàng hóa được chuyên chở. Vận đơn cũng đóng vai trò như một biên lai gửi hàng khi người vận chuyển giao hàng tại một điểm đến xác định trước. Tài liệu này phải đi kèm với các sản phẩm được vận chuyển, bất kể hình thức vận chuyển nào và phải có chữ ký của đại diện được ủy quyền từ người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng.

Ví dụ về vận đơn:

Ví dụ, giả sử XYZ Fine Dining nhận các chuyến hàng thịt và cá tươi năm lần một tuần. Người quản lý nhà hàng xác định loại và số lượng thịt và cá mà nhà hàng cần đặt. Sau đó, họ điền vào đơn đặt hàng (PO), và chủ sở hữu của XYZ sẽ xem xét và viết tắt từng PO trước khi nó được gửi qua email cho nhà cung cấp thực phẩm. Người bán hàng gom thịt và cá và ký vận đơn cùng với đại diện của người vận chuyển qua đêm.

Trong ví dụ này, chủ sở hữu không phát hành séc cho người bán hàng nếu không xem xét đơn đặt hàng và vận đơn. Bước này đảm bảo XYZ chỉ thanh toán cho những gì họ đã đặt hàng và những gì họ nhận được. Nếu hai tài liệu không khớp khi người quản lý nhà hàng so sánh chúng, người quản lý sẽ hỏi nhà cung cấp về trường hợp ngoại lệ. Một nhân viên thứ ba đối chiếu bảng sao kê ngân hàng và gửi tiền vào công ty. Tất cả các bước này phải được thực hiện để ngăn chặn hành vi trộm cắp.

2. Các vấn đề về vận đơn trong xuất nhập khẩu:

Thứ nhất, mục đích của vận đơn:

Vận đơn được hiểu như một chứng từ vận tải được ban hành như bằng chứng của hợp đồng vận chuyển hàng hoá.

– Nó đóng vai trò như một bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển bao gồm các điều khoản và điều kiện mà việc vận chuyển hàng hóa sẽ được thực hiện

– Nó thể hiện như một biên lai xác nhận rằng người vận chuyển đã nhận hàng hóa theo hợp đồng và hàng hóa được nhận trong tình trạng tốt.

– Nó là một chứng từ quyền sở hữu, cho phép bán hàng hóa trong quá trình vận chuyển và tăng tín dụng tài chính.

– Hầu hết hệ thống địa phương và quốc tế không coi vận đơn là chứng từ quyền sở hữu. Nó cung cấp quyền được giao cho người chiếm hữu.

Thứ hai, nội dung của một vận đơn:

– Tên đầy đủ và địa chỉ chính thức của người nhận và người gửi hàng.

– Đơn đặt hàng hoặc số tham chiếu / hóa đơn đặc biệt giúp người gửi hàng và người nhận hàng xuất hàng để nhận hàng hoặc được chấp nhận khi giao hàng

– Ngày nhận hàng đóng vai trò như một tham chiếu để theo dõi hàng hóa.

– Các chi tiết của mặt hàng bao gồm số lượng đơn vị là người gửi hàng, trọng lượng và kích thước của sản phẩm, cùng với tính chất của hàng hóa được vận chuyển, tức là hàng nguy hiểm, v.v.

– Nếu hàng hóa nguy hiểm, ký hiệu vật liệu nguy hiểm của Bộ Giao thông vận tải sẽ được gắn thẻ, và nó được trích dẫn trên hóa đơn để tuân theo các quy tắc và yêu cầu đặc biệt khi vận chuyển.

– Các chi tiết của bao bì được sử dụng như thùng, khẩu vị, thùng carton, thuốc, thùng phuy, v.v.

– Bất kỳ ghi chú hoặc hướng dẫn đặc biệt nào cho người vận chuyển.

Thứ ba, tại sao vận đơn lại quan trọng?

Tầm quan trọng của vận đơn nằm ở chỗ nó là chứng từ ràng buộc pháp lý cung cấp cho người vận chuyển và người gửi hàng tất cả các chi tiết cần thiết để xử lý chính xác một lô hàng. Điều này ngụ ý rằng nó có thể được sử dụng trong vụ kiện tụng nếu cần thiết và tất cả các bên liên quan sẽ rất cố gắng để đảm bảo tính chính xác của tài liệu.

Về cơ bản, một hóa đơn hoạt động như một bằng chứng vận chuyển không thể tranh cãi. Hơn nữa, vận đơn cho phép phân biệt các nhiệm vụ là một phần quan trọng trong cấu trúc kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để ngăn chặn hành vi trộm cắp.

Thứ tư, cách phân loại vận đơn:

– Vận đơn thẳng: Vận đơn này thường được sử dụng để vận chuyển hàng hóa cho một khách hàng đã thanh toán cho họ.

– Vận đơn “đặt hàng”: Vận đơn đặt hàng thường là chứng từ thương lượng và cho phép chuyển quyền sở hữu hàng hóa được nêu trong vận đơn cho một bên khác khi có sự chứng thực của bên được liệt kê là người nhận hàng cuối cùng trên chứng từ. Thường theo các điều kiện của thư tín dụng, vận đơn được ký gửi “theo đơn đặt hàng” hoặc “theo đơn đặt hàng của ngân hàng [được nêu tên].”

– Vận đơn nội địa: Vận đơn nội địa thường là chứng từ vận tải đầu tiên được cấp cho chuyến hàng quốc tế. Chúng được sử dụng để vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt hoặc đường bộ, nhưng không phải đường biển.

– Vận đơn đường biển: Vận đơn này được sử dụng để vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài. Nó cho phép chủ sở hữu hoặc một bên khác sở hữu hàng hóa. Vận đơn đường biển có thể là vận đơn đi thẳng hoặc vận đơn “theo lệnh” ký gửi. 

– Vận đơn hàng không: Vận đơn hàng không (AWB) tương đương với vận đơn đường biển cho vận tải hàng không. Tuy nhiên, không giống như vận đơn đường biển, nó không thể thương lượng được; nói cách khác, nó có thể không được ký gửi “theo đơn đặt hàng.”

– Vận đơn đa phương thức: Bạn sẽ sử dụng loại này khi kết hợp các phương thức vận chuyển. Ví dụ: hàng hóa bay từ Omaha, Nebraska, đến Thành phố New York và sau đó được vận chuyển đến Châu Âu đủ tiêu chuẩn cho một vận đơn đa phương thức.

Thứ năm, rủi ro của việc điền sai thông tin vận đơn:

– Yêu cầu của người nhận hàng: Vận đơn hoàn thành sẽ có thông tin chi tiết rằng hàng hoá đã được giao trong tình trạng tốt cho người vận chuyển. Một tài liệu có thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác sẽ khiến bạn dễ bị người nhận yêu cầu bồi thường. Chúng có thể bao gồm yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc nhận được số lượng ít hơn so với thỏa thuận. Nếu tài liệu của bạn không chính xác hoặc không đầy đủ, người vận chuyển sẽ có cơ hội bác bỏ khiếu nại của bạn rằng bạn đã giao một lô hàng không bị hư hại cho người vận chuyển, khiến bạn phải trực tiếp bồi thường cho người nhận.

– Bảo hiểm mất mát P&I (bảo hiểm bảo vệ và bồi thường).

– Người thuê vận chuyển mất quyền bồi thường.

– Khả năng bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

– Mất quyền thực hiện điều khoản giới hạn trách nhiệm.

Thứ sáu, vận đơn được sử dụng để làm gì?

Vận đơn có thể đại diện cho việc nhận hàng.  

Các chuyến hàng không thể được thực hiện nếu không có Vận đơn. BoL phải được phát hành để hàng hóa đi từ Điểm A đến Điểm B. Chúng là chứng từ ràng buộc về mặt pháp lý và chúng thường được dùng làm bằng chứng về quyền sở hữu đối với hàng hóa đang được vận chuyển.

Vận đơn cũng bao hàm vai trò của nó như tiêu đề đối với hàng hóa.

Khi hàng hóa đã đến nơi, Vận đơn đóng vai trò như một tiêu đề cho hàng hóa. Người nhận hàng * được liệt kê sẽ cần xuất trình Vận đơn để bảo đảm việc người vận chuyển giải phóng lô hàng và yêu cầu quyền sở hữu. Theo nghĩa này, nó là bằng chứng xác nhận việc giao hàng.

* Chỉ người nhận hàng ghi trên Vận đơn mới có quyền theo hợp đồng để yêu cầu dỡ hàng.

Vận đơn cũng đảm bảo rằng người gửi hàng được thanh toán

Trong một số trường hợp, người gửi hàng có thể giữ hóa đơn gốc cho đến khi họ nhận được thanh toán. Bằng cách này, người nhận hàng không thể tiếp cận hàng hóa của họ cho đến khi việc thanh toán đã được thực hiện và Vận đơn được phát hành.

Thông thường, tất cả các công ty kinh doanh dịch vụ vận tải đều phát sinh vận đơn. Họ có thể bao gồm chủ sở hữu lái xe, người giao nhận hàng hóa, đường tàu hơi nước, công ty hậu cần bên thứ ba và những người khác. Họ bao gồm các công ty vận chuyển hàng hóa bằng bất kỳ phương tiện nào, cho dù đó là đường hàng không, đường biển, đường sắt hay đường bộ.