Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán (người xuất khẩu) cấp cho người mua (người nhập khẩu) trong giao dịch quốc tế và dùng như một hợp đồng và bằng chứng mua bán giữa người mua và người bán. Vậy hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu?
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán (người xuất khẩu) cấp cho người mua (người nhập khẩu) trong giao dịch quốc tế và dùng như một hợp đồng và bằng chứng mua bán giữa người mua và người bán. Không giống như vận đơn, hóa đơn thương mại không chỉ ra quyền sở hữu hàng hóa cũng như không mang quyền sở hữu đối với hàng hóa đang được bán. Tuy nhiên, nó được yêu cầu cho mục đích làm thủ tục hải quan để tính toán và đánh giá các khoản thuế phải nộp. Hóa đơn thương mại thường được thể hiện bằng tiếng anh.
Cần phân biệt giữa hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói:
Điều quan trọng là thông tin giao dịch và lô hàng được liệt kê trên hóa đơn thương mại tương ứng với thông tin trên phiếu đóng gói .Mặc dù thông tin yêu cầu trên cả hai chứng từ là cực kỳ giống nhau và cả hai đều do người bán / nhà xuất khẩu phát hành, nhưng hai chứng từ phục vụ các mục đích rất khác nhau.
Phiếu đóng gói phục vụ mục đích hậu cần hơn với việc nhấn mạnh vào mô tả thực tế của hàng hóa được vận chuyển. Đây là tài liệu cần thiết trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp hoặc khiếu nại nào có thể phát sinh với hãng tàu, hải quan hoặc giữa người mua và người bán đối với hàng hóa. Nó cũng được sử dụng để xác minh rằng tất cả hàng hóa do nhà xuất khẩu vận chuyển có được nhận trong điều kiện và tình trạng tốt, cũng như cho các mục đích lưu kho và kiểm kê.
Mặt khác, hóa đơn thương mại phục vụ cho việc trình bày chi tiết giao dịch tài chính để bán hàng hóa đang được vận chuyển, chẳng hạn như chi tiết thanh toán, hướng dẫn và điều khoản. Phiếu đóng gói được gửi cho người nhận hàng hóa, hoặc người nhận hàng, trong khi hóa đơn thương mại được gửi cho bên chịu trách nhiệm thanh toán hàng hóa. Đây có thể là một và giống nhau hoặc khác nhau.
2. Hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu:
Thương mại quốc tế đòi hỏi phải điền vào nhiều thủ tục giấy tờ, đôi khi khá phức tạp. Các tài liệu khác nhau được yêu cầu để làm thủ tục hải quan. Hóa đơn thương mại là một trong số đó. Nhà nhập khẩu phải đảm bảo rằng người gửi phát hành loại hóa đơn này. Hải quan không thể thông quan hàng hóa nhập khẩu mà không có hóa đơn thương mại.
Hóa đơn thương mại là nền tảng cho tất cả các chứng từ khác cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, có nghĩa là thông tin có trên tất cả các chứng từ vận chuyển khác phải tương ứng với thông tin của Hóa đơn thương mại. Nói cách khác, Hóa đơn thương mại là tài liệu cốt lõi cho thương mại quốc tế và là tài liệu mà tất cả các tài liệu khác (bao gồm Giấy chứng nhận xuất xứ, Danh sách đóng gói, Ghi chú vận chuyển tiêu chuẩn, Tờ khai hải quan, v.v.) phải tương ứng.
Có rất nhiều mẫu và mẫu hóa đơn thương mại để lựa chọn trực tuyến. Mặc dù không có định dạng hóa đơn thương mại cố định, nhưng hầu hết các thông tin được yêu cầu đều rất giống nhau và được chuẩn hóa trên tất cả các mẫu. Cho dù bạn chọn mẫu nào, hãy đảm bảo rằng có đủ các nội dung sau:
Khi điền hóa đơn thương mại, điều cực kỳ quan trọng là phải đảm bảo rằng thông tin được điền rõ ràng và chính xác. Nếu không làm như vậy có thể dẫn đến việc giữ hàng lâu và chi phí vận chuyển chậm trễ . Cho rằng hóa đơn thương mại cũng được sử dụng cho mục đích khai báo hải quan, bất kỳ thông tin sai lệch nào có thể dẫn đến việc thanh toán thấp hơn số lượng thuế và nghĩa vụ thuế phải nộp và sự phân chia hợp pháp của chúng.
Tại sao phải cần hóa đơn thương mại?
Hóa đơn Thương mại rất quan trọng vì nó được nhiều bên sử dụng, chẳng hạn như:
– Hải quan để xác định giá trị thực của hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, đồng thời tính các loại thuế liên quan và thuế (biểu thuế) cho hàng hóa được xác định trên Hóa đơn thương mại.
– Các công ty bảo hiểm (nếu bảo hiểm yêu cầu vận chuyển hàng hoá) sẽ sử dụng Hoá đơn thương mại làm cơ sở để cung cấp bảo hiểm cho giá trị của hàng hoá.
– Phòng Thương mại (nếu cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hoặc Giấy chứng nhận vận chuyển) sẽ sử dụng Hóa đơn thương mại để kiểm tra xem hàng hóa được mô tả trên đơn xin cấp giấy chứng nhận có tương ứng với hàng hóa được xuất khẩu hay không (bất kỳ sự khác biệt nào sẽ đồng nghĩa với việc đơn xin cấp giấy chứng nhận bị từ chối).
– Khách hàng / Người mua sẽ sử dụng Hóa đơn thương mại để tự thỏa mãn về hàng hóa được mua, với giá và số lượng chính xác, đồng thời thỏa mãn bất kỳ bên thứ ba có liên quan nào (tức là ngân hàng phát hành Khoản vay hoặc công ty tài trợ thương mại ) về tính kinh tế của thương mại được tài trợ và thỏa thuận điều khoản thanh toán + đồng tiền thanh toán.
– Các công ty hậu cần hoặc Công ty giao nhận hàng hóa hoặc Công ty môi giới bên thứ 3 (nếu được sử dụng) sẽ sử dụng Hóa đơn thương mại để đánh giá các điều khoản giao hàng (thường là Incoterms) và các nghĩa vụ liên quan của họ trong thương mại quốc tế đối với việc giao hàng.
3. Cách tạo hóa đơn thương mại:
Có rất nhiều địa điểm trên web cho phép bạn tạo Hóa đơn Thương mại miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn muốn một hóa đơn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nỗ lực trong việc tạo hóa đơn thương mại thì không cần tìm đâu xa hơn EdgeCTP , bởi vì khi bạn tạo hóa đơn thương mại trong EdgeCTP, hệ thống sẽ giúp bạn hoàn thành tất cả các trường bắt buộc (và hơn thế nữa ); cho phép bạn tạo các bản in và bản điện tử (PDF) để gửi email cho các bên khác nhau và kết nối liền mạch với các gói kế toán yêu thích của bạn (ví dụ: Xero và FreeAgent) và sao chép hóa đơn thương mại trong gói kế toán chỉ bằng một nút bấm – siêu đơn giản. Điều đó cũng có nghĩa là vào lần tiếp theo, vì sản phẩm và chi tiết liên hệ của khách hàng của bạn được lưu trong hệ thống lần đầu tiên, nên việc tạo hóa đơn thương mại cực kỳ đơn giản với thông tin chi tiết về sản phẩm và khách hàng tự động điền với một vài cú nhấp chuột. Dưới đây là hướng dẫn ví dụ về cách sử dụng một sản phẩm như EdgeCTP để tạo Hóa đơn thương mại đơn giản như thế nào . Hãy nhớ EdgeCTP miễn phí trong 30 ngày, vì vậy hãy sử dụng nó mà không có bất kỳ nghĩa vụ nào.
Nói tóm lại, hóa đơn thương mại là một biểu mẫu xác định Người bán và Người mua hàng hóa hoặc Dịch vụ, phương thức vận chuyển ngày vận chuyển, đơn đặt hàng nhập, điều khoản giao hàng và thanh toán, danh sách và mô tả đầy đủ về hàng hóa hoặc dịch vụ được bán bao gồm, số lượng, giá cả, chiết khấu . Hóa đơn Thương mại được coi là chứng từ quan trọng nhất trong thương mại Quốc tế, vì hàng hóa không được phép thông quan và nơi đến không có. Nó thậm chí được áp dụng nếu hàng hóa là hàng mẫu và không có giá trị thương mại.
Tài liệu này thường là tài liệu mà tất cả các nhà cung cấp dịch vụ tìm kiếm đầu tiên để biết thông tin về lô hàng của bạn. Điều quan trọng là phải chuẩn bị hóa đơn thương mại càng rõ ràng và chính xác càng tốt để tránh các vấn đề với lô hàng của bạn. Hóa đơn Thương mại là một yêu cầu của Hải quan, không phải là một yêu cầu vận chuyển. Khi ai đó tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế, Hải quan yêu cầu mẫu Hóa đơn thương mại. Bạn sẽ cần hai bản sao của Hóa đơn thương mại. Một phải đi kèm với cước vận chuyển từ điểm nhận hàng cho đến khi làm thủ tục hải quan, cái kia phải được đính kèm với Vận đơn.
