Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật là gì? Các hệ thống

28/11/202428/11/2024

28/11/2024

Trong các doanh nghiệp hay bất kì một tổ chức cụ thể nào việc quản lý nguồn nhân sự cũng hết sức cần thiết, và có quản lý tốt nhân lực thì mới có bước đà cho sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Hiện nay hình thức quản lý nhân lực rất nhiều. Vậy hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật là gì? Các hệ thống?

Mục lục bài viết

1 1. Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật là gì?

2 2. Các hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật:

2.1 2.1. Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc:
2.2 2.2. Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực:
2.3 2.3. Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp:
2.4 2.4. Hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

3 3. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân lực:

1. Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật là gì?

Công tác quản lý nhân sự được đánh giá là một việc vô cùng quan trọng và cần thiết trong mọi tổ chức, đơn vị. Đặc biệt, nó còn có ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự linh hoạt, chính xác để có thể tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả nhất.

Trước thực tế này, nhiều doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và kết quả thu được rất khả quan. Điều này, đã đáp ứng được các nhu cầu cần thiết, đa dạng của con người và thực hiện đúng mục tiêu của tổ chức.

Có thể bạn chưa biết? Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp… Như chúng ta đã biết hiện nay thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống cung cấp có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan, doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật trong tiếng Anh được gọi là “Tactical HRIS”.

Chắc hẳn chung ta đã nghe rất nhiều tới hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật là hệ thống hỗ trợ các nhà quản lí ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.

Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, các quyết định ở mức này bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích và thiết kế công việc, quyết định phát triển và đào tạo nhân lực hay các quyết định kế hoạch hoá quĩ lương, thưởng và trợ cấp cho người lao động.

2. Các hệ thống thông tin nhân lực mức chiến thuật:

2.1. Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc:

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cần thiết của một tổ chức và những năng lực, phẩm chất cần có của người lao động để thực hiện các công việc đó. Kết quả của quá trình này là Bản mô tả công việc và Bản đặc tả công việc.

Bản mô tả công việc phải nêu được mục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động đối với công việc cùng với các điều kiện và chuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này.

Bản đặc tả công việc nêu các kĩ năng, trình độ, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết khác đối với người lao động để có thể được sắp xếp vào vị trí làm việc như mô tả.

– Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữ liệu thu được qua các cuộc phỏng vấn những người phụ trách, những người lao động và các bản hướng dẫn.

Thông tin thu được từ môi trường của tổ chức cũng là đầu vào đối với hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủ cạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ.

– Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các bản mô tả và đặc tả công việc. Các thông tin này tạo cơ sở cho các nhà quản lí ra các quyết định chiến thuật như:

+ Xác định giá trị tương đối của một công việc so với những công việc khác trong tổ chức để thực hiện nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động trong nội bộ tổ chức.

+ Xây dựng danh mục các chức danh một cách gọn nhẹ.

Nếu nhà quản lí phát hiện một số công việc có đặc điểm chung thì có thể gộp chúng thành một chức danh duy nhất, để tinh giảm cấu trúc công việc trong tổ chức, từ đó dễ dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau trong cùng một chức danh công việc, đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp công việc.

+ Kết nối với hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc, từ đó có thể đưa ra danh mục các vị trí làm việc còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kĩ năng nghề nghiệp, theo trình độ và theo kinh nghiệm làm việc cần cho các vị trí đó; Xác định các phẩm chất, kĩ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng.

+ Thực hiện việc đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động. Hệ thống thông tin còn đóng vai trò trong hoạt động phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lí cho nhiều chức năng quản trị nhân lực.

2.2. Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực:

Với nội dung này ta thây với hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực sẽ thu thập và xử lí nhiều kiểu thông tin khác nhau để lên kế hoạch như danh sách các vị trí công việc còn trống, danh sách những người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc thôi việc, thông tin về kĩ năng và sở trường, kết quả đánh giá tình hình thực hiện công việc của người lao động…

Việc lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực còn phụ thuộc vào kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của tổ chức và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các luật định về hợp đồng và biên chế lao động.

Hệ thống thông tin này cung cấp thông tin để giúp các nhà quản lí kiểm soát được các hoạt động tuyển chọn nhân lực, đảm bảo cung cấp cho tổ chức những nhân lực có khả năng phù hợp với các vị trí công việc còn trống..

2.3. Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp:

Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lí xây dựng các kế hoạch lương, thưởng và trợ cấp theo từng giai đoạn (quí, năm…).

Hệ thống này sử dụng các thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh chung của tổ chức để cung cấp các thông tin đầu ra là quĩ lương kế hoạch chung cho cả tổ chức, hoặc theo từng đơn vị thành viên.

Dựa vào đó, các hệ thống lương mới có cơ sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động.

2.4. Hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

Dựa vào thông tin thu được từ hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc và hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc, hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ xử lí và cung cấp kế hoạch đào tạo (theo từng giai đoạn), quản trị các chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc.

3. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân lực:

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là nơi cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề liên quan tới quyền lợi, trách nhiệm, nhằm đạt được hiệu quả cao cho doanh nghiệp lẫn nhân viên.

Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nguồn nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho doanh nghiệp. Như vậy qua các thông tin có thể thấy với hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò rất quan trọng không chỉ là trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch và chiến lược bằng cách cung cấp cho bộ phận quản lý công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác….

Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống thông tin quản lý nhân sự bao gồm:

+ Đánh giá các ứng viên và người lao động của tổ chức

+ Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động

+ Tuyển chọn người lao động

+ Đào tạo và phát triển người lao động

+ Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động

+ Cung cấp báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu

+ Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực

+ Phân tích, sắp xếp và phân công công việc một cách hợp lý

Như vậy, từ các thông tin đưa ra như trên chúng ta thấy với các hệ thống thông tin quản lý nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trò như một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về thể lực, trí lực của từng con người trong một tập thể, đơn vị. Chúng bao gồm cả về mặt số lượng, chất lượng được đánh giá đầy đủ trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và tương lai.