Phòng dữ liệu ảo là gì? Đặc điểm và ứng dụng của phòng dữ liệu ảo?

Với sự phát triển của công nghệ vượt bậc hiện nay, các dữ liệu sẽ được lưu trữ một cách an toàn và hệ thống nhất, thông thường ta thường hay biết đến phòng dữ liệu ảo là phòng lưu trữ các dữ liệu. Vậy quy định về phòng dữ liệu ảo là gì, đặc điểm và ứng dụng của phòng dữ liệu ảo được quy định như thế nào.

1. Phòng dữ liệu ảo là gì?

– Khái niệm phòng dữ liệu ảo:

Phòng dữ liệu ảo (VDR), còn được gọi là phòng giao dịch, là một kho lưu trữ trực tuyến an toàn để lưu trữ và phân phối tài liệu. Nó thường được sử dụng trong quá trình thẩm định trước khi sáp nhập hoặc mua lại để xem xét, chia sẻ và tiết lộ tài liệu của công ty.

Phòng dữ liệu ảo, hoặc VDR, tồn tại như một cách an toàn để lưu trữ các tài liệu mà nhiều người cần truy cập đồng thời. VDR thường được các doanh nghiệp sử dụng khi hợp nhất, làm việc trong một dự án hoặc liên doanh khác yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu được chia sẻ.

VDR được coi là an toàn hơn các tài liệu vật lý vì không có nguy cơ bị mất trong quá trình vận chuyển hoặc bị phá hủy do vô tình. Nói chung, các hành động như sao chép, in ấn và chuyển tiếp đều bị tắt trong VDR.

– Tìm hiểu các phòng dữ liệu ảo:

Các phòng dữ liệu ảo ngày càng thay thế các phòng dữ liệu vật lý được sử dụng truyền thống để tiết lộ và chia sẻ tài liệu. Với sự toàn cầu hóa của kinh doanh và tăng cường giám sát để giảm chi phí, các phòng dữ liệu ảo là một giải pháp thay thế hấp dẫn cho các phòng dữ liệu vật lý. Các phòng dữ liệu ảo có thể truy cập rộng rãi, khả dụng ngay lập tức và an toàn hơn.

Toàn cầu hóa là sự phổ biến của các sản phẩm, công nghệ, thông tin và việc làm xuyên biên giới quốc gia và các nền văn hóa. Về mặt kinh tế, nó mô tả sự phụ thuộc lẫn nhau của các quốc gia trên toàn cầu được thúc đẩy thông qua thương mại tự do.

Toàn cầu hóa là sự phổ biến của các sản phẩm, công nghệ, thông tin và việc làm giữa các quốc gia. Các công ty ở các quốc gia phát triển có thể đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua toàn cầu hóa. Các nước đang phát triển cũng được hưởng lợi thông qua toàn cầu hóa vì họ có xu hướng tiết kiệm chi phí hơn và do đó thu hút được việc làm.

Lợi ích của toàn cầu hóa đã được đặt ra câu hỏi vì những tác động tích cực không nhất thiết phải được phân phối đồng đều. Một kết quả rõ ràng của toàn cầu hóa là sự suy thoái kinh tế ở một quốc gia có thể tạo ra hiệu ứng domino thông qua các đối tác thương mại của quốc gia đó.

Khi các mối quan tâm về bảo mật ngày càng tăng và các sự cố về vi phạm gia tăng, các nhà cung cấp VDR đang phát triển các cơ sở dữ liệu tinh vi và đáng tin cậy hơn. Các đợt phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng (IPO), hoạt động kiểm toán và công ty hợp danh hoặc các doanh nghiệp khác phải làm việc chung và chia sẻ thông tin sẽ sử dụng phòng dữ liệu ảo.

Phát hành lần đầu ra công chúng (IPO) đề cập đến quá trình chào bán cổ phiếu của một công ty tư nhân ra công chúng trong một đợt phát hành cổ phiếu mới. IPO cho phép một công ty huy động vốn từ các nhà đầu tư đại chúng. Việc chuyển đổi từ công ty tư nhân sang công ty đại chúng có thể là một thời điểm quan trọng để các nhà đầu tư tư nhân nhận ra đầy đủ lợi nhuận từ khoản đầu tư của họ vì nó thường bao gồm một khoản thặng dư vốn cổ phần cho các nhà đầu tư tư nhân hiện tại. Đồng thời, nó cũng cho phép các nhà đầu tư đại chúng tham gia vào đợt chào bán.

Phát hành lần đầu ra công chúng (IPO) đề cập đến quá trình chào bán cổ phiếu của một công ty tư nhân ra công chúng trong một đợt phát hành cổ phiếu mới. Các công ty phải đáp ứng các yêu cầu của các sàn giao dịch và Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC) để tổ chức IPO.

IPO cung cấp cho các công ty cơ hội thu được vốn bằng cách chào bán cổ phiếu thông qua thị trường sơ cấp.
Các công ty thuê các ngân hàng đầu tư để tiếp thị, đánh giá nhu cầu, đặt giá và ngày IPO, v.v.
IPO có thể được coi là một chiến lược rút lui cho những người sáng lập và nhà đầu tư ban đầu của công ty, nhận ra toàn bộ lợi nhuận từ khoản đầu tư tư nhân của họ.

– Sử dụng phòng dữ liệu ảo: Thủ tục mua bán và sáp nhập (M&A) là cách sử dụng phổ biến nhất của VDR. Những kho lưu trữ này cung cấp một nơi cho sự thẩm định cần thiết trong quá trình hoàn thiện thương vụ. Các giao dịch kinh doanh này liên quan đến một lượng lớn tài liệu, nhiều tài liệu được bảo mật và chứa thông tin nhạy cảm. Sử dụng VDR là một cách an toàn và đáng tin cậy để tất cả các bên quan tâm xem xét và trao đổi tài liệu khi họ tham gia vào các cuộc đàm phán.

2. Đặc điểm và ứng dụng của phòng dữ liệu ảo:

– Các doanh nghiệp thường làm việc với nhau để sản xuất và sản xuất các sản phẩm trong quá trình xây dựng một tòa nhà và cung cấp dịch vụ. Việc hình thành và duy trì các mối quan hệ kinh doanh này đòi hỏi phải có hợp đồng và việc truyền dữ liệu thường xuyên. Phòng dữ liệu ảo cung cấp cho việc lưu trữ các hợp đồng này và cung cấp các tài liệu sẵn có cần thiết để duy trì quan hệ đối tác kinh doanh. Ví dụ, các thay đổi đối với bản thiết kế cấu trúc của một kỹ sư sẽ ngay lập tức có sẵn cho tất cả các nhà thầu tham gia vào dự án.

Thực tiễn công ty kiểm toán, tuân thủ và tài khoản là một thực tế phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp. Quá trình này thường là một vấn đề do công nhân phải tương tác với các cơ quan quản lý và điều chỉnh bên ngoài. Ngoài ra, ngày nay nhiều công ty có văn phòng ở các địa điểm xa xôi và trên toàn cầu ở nhiều múi giờ khác nhau.

Thuật ngữ kiểm toán thường đề cập đến một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Kiểm toán tài chính là một cuộc kiểm tra và đánh giá khách quan các báo cáo tài chính của một tổ chức để đảm bảo rằng các hồ sơ tài chính là sự phản ánh trung thực và chính xác các giao dịch mà họ yêu cầu đại diện. Việc đánh giá có thể được tiến hành nội bộ bởi các nhân viên của tổ chức hoặc bên ngoài bởi một công ty Kế toán công chứng (CPA) bên ngoài.

– Có ba loại đánh giá chính: đánh giá bên ngoài, đánh giá nội bộ và đánh giá của Sở Thuế vụ (IRS).

+ Đánh giá bên ngoài thường được thực hiện bởi các công ty Kế toán công được chứng nhận (CPA) và đưa ra ý kiến ​​kiểm toán viên được đưa vào báo cáo kiểm toán. Ý kiến ​​kiểm toán không đủ tiêu chuẩn hoặc không rõ ràng có nghĩa là kiểm toán viên đã không xác định được bất kỳ sai sót trọng yếu nào do kết quả của việc soát xét báo cáo tài chính của mình.

+ Kiểm toán bên ngoài có thể bao gồm việc soát xét cả báo cáo tài chính và kiểm soát nội bộ của công ty.

+ Đánh giá nội bộ đóng vai trò như một công cụ quản lý để thực hiện các cải tiến đối với các quy trình và kiểm soát nội bộ.
Việc sử dụng phòng dữ liệu ảo cho phép luật sư, kế toán, cơ quan quản lý nội bộ và bên ngoài, và các bên quan tâm khác có một điểm truy cập tập trung. Cung cấp một hệ thống trung tâm giúp giảm thiểu sai sót và thời gian. Ngoài ra, nó cung cấp sự minh bạch trong giao tiếp. Tùy thuộc vào loại kiểm toán, mức độ truy cập và quyền hạn khác nhau.

Phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng (IPO) là một nhiệm vụ khó khăn đòi hỏi một lượng giấy tờ không thể tưởng tượng được. Giống như kiểm toán, tính minh bạch là điều cần thiết. Các công ty phải tạo, trao đổi, lưu giữ và quản lý khối lượng lớn tài liệu. Do bản chất của giao dịch, hầu hết người dùng sẽ bị hạn chế quyền truy cập, chẳng hạn như “chỉ xem”. Khả năng sao chép, chuyển tiếp hoặc in có thể bị cấm.

– Thay thế cho VDR:

Mặc dù các phòng dữ liệu ảo mang lại nhiều lợi ích nhưng chúng không phù hợp với mọi ngành. Ví dụ, một số chính phủ có thể chọn tiếp tục sử dụng các phòng dữ liệu vật lý để trao đổi thông tin có tính bảo mật cao. Thiệt hại từ các cuộc tấn công mạng và vi phạm dữ liệu tiềm ẩn vượt quá lợi ích mà các phòng dữ liệu ảo mang lại. Kết quả của những sự kiện như vậy có thể trở thành thảm họa nếu các bên đe dọa truy cập vào thông tin đã được phân loại. Trong những trường hợp đó, việc sử dụng VDR sẽ không được xem xét.

Vi phạm dữ liệu (còn được gọi là tràn dữ liệu hoặc rò rỉ dữ liệu) là sự truy cập và truy xuất trái phép thông tin nhạy cảm của một cá nhân, nhóm hoặc hệ thống phần mềm. Đó là một lỗi an ninh mạng xảy ra khi dữ liệu, cố ý hoặc vô ý, rơi vào tay kẻ xấu mà người dùng hoặc chủ sở hữu không hề hay biết.

Vi phạm dữ liệu một phần là kết quả của việc cung cấp dữ liệu ngày càng tăng do sự gia tăng của các sản phẩm kỹ thuật số, điều này đã đặt một lượng lớn thông tin vào tay các doanh nghiệp. Trong khi một số thông tin không nhạy cảm, rất nhiều trong số đó là thông tin độc quyền và nhạy cảm về các cá nhân và công ty.