Trợ lý ảo là gì? Đặc điểm và cách thức doanh nghiệp thuê trợ lý ảo?

Trợ lý ảo là một nhà thầu độc lập cung cấp các dịch vụ quản trị cho khách hàng trong khi hoạt động bên ngoài văn phòng của khách hàng. Vậy quy định về Trợ lý ảo là gì, đặc điểm và cách thức doanh nghiệp thuê trợ lý ảo được quy định như thế nào.

1. Trợ lý ảo là gì?

– Khái niệm trợ lý ảo:

Trợ lý ảo thường hoạt động từ văn phòng tại nhà nhưng có thể truy cập từ xa các tài liệu lập kế hoạch cần thiết, chẳng hạn như lịch dùng chung.

Những người được tuyển dụng làm trợ lý ảo thường có vài năm kinh nghiệm làm trợ lý hành chính hoặc quản lý văn phòng. Cơ hội mới đang mở ra cho các trợ lý ảo có kỹ năng về truyền thông xã hội, quản lý nội dung, viết bài blog, thiết kế đồ họa và tiếp thị trên Internet. Khi làm việc tại nhà ngày càng được chấp nhận đối với cả người lao động và người sử dụng lao động, nhu cầu về trợ lý ảo có tay nghề cao dự kiến sẽ tăng lên.

Ngay cả trước khi đại dịch toàn cầu làm cho hàng triệu người trở thành thói quen làm việc tại nhà, ngày càng có nhiều người tạm biệt với con đường đi làm khó khăn của họ. Nhờ các công nghệ ngày càng phát triển như Skype, FaceTime, Slack, Zoom, Google Hangouts, ứng dụng xác thực và điện toán đám mây — chưa kể đến nhắn tin và email — không còn cần thiết phải ở văn phòng toàn thời gian để trở thành thành viên hiệu quả của đội. Trên thực tế, nhiều loại công việc có thể được thực hiện hiệu quả, nếu không muốn nói là hơn, từ văn phòng tại nhà.

Cũng như làm việc từ xa hấp dẫn đối với nhân viên, nó sẽ không phải là một xu hướng mạnh mẽ nếu người sử dụng lao động cũng không nhận ra những lợi ích từ bàn làm việc của họ. Theo nghiên cứu gần đây tại Trường Kinh doanh Harvard, các công ty có chính sách làm việc từ mọi nơi có thể thúc đẩy năng suất của nhân viên, giảm doanh thu và giảm chi phí tổ chức. Theo một nghiên cứu khác, những người làm việc trong lĩnh vực viễn thông với những công việc rất phức tạp không đòi hỏi nhiều sự cộng tác hoặc hỗ trợ từ xã hội có thể hoạt động tốt hơn so với những người làm việc tại văn phòng. Ngoài ra, trong trường hợp xảy ra thảm họa tự nhiên hoặc nhân tạo, lực lượng lao động được phân bổ sẽ ở vị trí tốt hơn để duy trì hoạt động, ngay cả khi một số người trong nhóm chuyển sang chế độ ngoại tuyến.

– Các cách hiểu về trợ lý ảo:

Trợ lý ảo là một nhân viên tự làm việc chuyên cung cấp các dịch vụ quản trị cho khách hàng từ một vị trí từ xa, thường là văn phòng tại nhà. Các tác vụ điển hình mà trợ lý ảo có thể thực hiện bao gồm lên lịch cuộc hẹn, gọi điện thoại, sắp xếp việc đi lại và quản lý tài khoản email.

Một số trợ lý ảo chuyên cung cấp các dịch vụ thiết kế đồ họa, viết blog, kế toán, truyền thông xã hội và tiếp thị.
Đối với nhà tuyển dụng, một lợi thế của việc thuê trợ lý ảo là tính linh hoạt trong việc ký hợp đồng chỉ với những dịch vụ họ cần.

– Cách hoạt động của Trợ lý ảo:

Trợ lý ảo đã trở nên nổi bật hơn khi các doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp dựa vào văn phòng ảo để giảm chi phí và các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô tăng cường sử dụng Internet cho các hoạt động hàng ngày. Bởi vì trợ lý ảo là một nhà thầu độc lập, một doanh nghiệp không phải cung cấp các lợi ích giống nhau hoặc trả các khoản thuế giống như đối với một nhân viên toàn thời gian.

Ngoài ra, vì trợ lý ảo hoạt động ngoại vi nên không cần bàn làm việc hoặc không gian làm việc khác tại văn phòng công ty. Một trợ lý ảo dự kiến ​​sẽ trả tiền và cung cấp thiết bị máy tính của riêng họ, các chương trình phần mềm thường được sử dụng và dịch vụ Internet tốc độ cao.

Văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần thuê dài hạn và nhân viên hành chính. Với văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn có những thứ như địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và hội nghị truyền hình.

2. Đặc điểm và cách thức doanh nghiệp thuê trợ lý ảo:

– Cách hoạt động của văn phòng ảo: Văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một địa điểm cố định. Kiểu thiết lập này đặc biệt phổ biến với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu chi phí. Việc tạo ra các dịch vụ và phần mềm năng suất văn phòng dựa trên web, chẳng hạn như hội nghị truyền hình, đã giúp thúc đẩy sự phát triển của văn phòng ảo.

– Nhiệm vụ của Trợ lý ảo:

Các nhiệm vụ cụ thể của trợ lý ảo thay đổi tùy theo nhu cầu của khách hàng và các điều khoản của hợp đồng. Một số trợ lý ảo xử lý các công việc văn thư và sổ sách, trong khi những người khác có thể đăng các bản cập nhật thường xuyên lên mạng xã hội hoặc viết bài cho blog. Một trợ lý ảo toàn diện cũng có thể xử lý việc sắp xếp việc đi lại, lên lịch cuộc hẹn, nhập dữ liệu và lưu trữ tệp trực tuyến.

Thuật ngữ mạng xã hội đề cập đến một công nghệ dựa trên máy tính tạo điều kiện cho việc chia sẻ ý tưởng, suy nghĩ và thông tin thông qua các mạng và cộng đồng ảo. Phương tiện truyền thông xã hội dựa trên internet và cung cấp cho người dùng giao tiếp điện tử nhanh chóng về nội dung, chẳng hạn như thông tin cá nhân, tài liệu, video và ảnh. Người dùng tương tác với phương tiện truyền thông xã hội thông qua máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh thông qua phần mềm hoặc ứng dụng dựa trên web. Trong khi mạng xã hội phổ biến ở Mỹ và châu Âu, các quốc gia châu Á như Indonesia dẫn đầu danh sách sử dụng mạng xã hội. Hơn 3,8 tỷ người sử dụng mạng xã hội.

– Chứng chỉ Trợ lý ảo: Mặc dù không có yêu cầu về trình độ học vấn khó và nhanh để trở thành trợ lý ảo, nhưng nhiều khách hàng sẽ tìm kiếm trợ lý ảo có trình độ học vấn cao hơn hoặc được đào tạo chuyên ngành. Một số công ty trực tuyến và trường cao đẳng cộng đồng cung cấp các khóa học và chứng chỉ cho các kỹ năng trợ lý ảo.

Trợ lý ảo phải là người hiểu biết về công nghệ, có nhiều kỹ năng máy tính và mức độ thành thạo cao với các phần mềm và chương trình kinh doanh thường được sử dụng. Một trợ lý ảo chuyên về ghi sổ kế toán phải thành thạo các nhiệm vụ kế toán cơ bản, chẳng hạn như đối chiếu tài khoản và ghi sổ kế toán kép.

– Lợi ích của Trợ lý ảo: Đối với khách hàng, một lợi thế của việc thuê trợ lý ảo là sự linh hoạt trong việc ký hợp đồng cho các dịch vụ họ cần. Tùy thuộc vào các điều khoản của thỏa thuận, một số trợ lý ảo có thể được trả theo nhiệm vụ chứ không phải theo giờ. Ngược lại, nhân viên trong môi trường văn phòng truyền thống thường phải được trả lương cho một số giờ cố định mỗi ngày.

Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, việc thuê một trợ lý ảo có thể giúp họ giải phóng thời gian quý giá để tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp và tạo ra doanh thu. Có thể dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí hơn nếu thuê ngoài những công việc tẻ nhạt và tốn thời gian cho một người có kỹ năng tốt về chúng.

– Cách thuê trợ lý ảo:

Với số lượng ngày càng tăng của các nhà thầu tự do làm việc tại nhà, thị trường việc làm đã chứng kiến ​​sự gia tăng của các công ty dựa trên Web đóng vai trò trung gian giữa nhà tuyển dụng và nhà thầu tiềm năng. Một số trang web dành cho người làm việc tự do có nhóm làm việc khổng lồ bao gồm các cá nhân trên toàn cầu với nhiều kinh nghiệm và chuyên môn.

Trên các trang web này, khách hàng có thể đăng thông tin chi tiết về loại tác vụ họ cần trợ lý ảo thực hiện và mức phí tối đa mà họ sẵn sàng trả. Những người làm nghề tự do sau đó có thể đấu giá công việc và đưa cho khách hàng các mẫu công việc của họ để họ xem xét. Trong một số trường hợp, khách hàng có thể thiết lập một cuộc họp video để phỏng vấn các ứng viên và đánh giá kỹ lưỡng hơn về trình độ của họ.

Trước khi thuê trợ lý ảo, khách hàng có thể đảm bảo mối quan hệ làm việc suôn sẻ hơn bằng cách tạo hướng dẫn chi tiết về các tác vụ họ cần phải thực hiện. Sổ tay hướng dẫn bằng văn bản làm giảm nguy cơ hiểu lầm có thể xảy ra trong mối quan hệ làm việc từ xa.