Chính sách là gì? Nội dung và vai trò của chính sách trong quản trị chiến lược

Hiện nay trong kinh doanh chúng ta thường thấy các yếu tố liên quan tới chiến lược, để một chiến lược có hiệu quả rất cần tới sự quản trị đối với chiến lược đó. Quản trị chiến lược giúp các doanh nghiệp định hướng rõ tầm nhìn chiến lược, sứ mạng (nhiệm vụ) và mục tiêu của mình và hiện nay quản trị chiến lược còn được thực hiện bằng hình thức chính sách.

1. Chính sách là gì?

Chính sách trong tiếng Anh là Policy.

Chắc hẳn chúng ta đã nghe rất nhiều về loại chính sách là những hướng dẫn, phương pháp, thủ tục, luật lệ, biểu mẫu cụ thể và những công việc hành chính được thiết lập để hỗ trợ và thúc đẩy công việc hướng tới các mục tiêu đề ra.

2. Nội dung của chính sách trong quản trị chiến lược:

Quản trị chiến lược là tổng hợp tất cả các hoạt động và quá trình đang diễn ra mà một tổ chức dùng để phối hợp và đồng bộ hóa một cách có hệ thống các nguồn lực, cùng các hành động với sứ mệnh, tầm nhìn và chiến lược xuyên suốt trong một tổ chức.

Hiện nay ta thấy thực tế với các hoạt động quản trị chiến lược sẽ hô biến một kế hoạch tĩnh, thành một hệ thống động cung cấp các thông tin phản hồi về kết quả thực hiện chiến lược cho các cấp ra quyết định và giúp cho kế hoạch đó tiến hóa, phát triển khi những yêu cầu và tình hình thay đổi.

Theo đó ta thấy với các loại nhiệm vụ quản trị chiến lược sẽ bao gồm ba phần chính cụ thể như thiết lập mục tiêu xác định tổ chức muốn đi đâu, về đâu, xây dựng kế hoạch xác định tổ chức sẽ đi đến đó bằng con đường nào, bố trí, phân bổ nguồn lực tổ chức dùng phương tiện, công cụ gì để đến đó.

Theo thống kê mới nhất, phần lớn các công ty, doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay, thường bị cuốn vào vòng xoáy của công việc phát sinh hàng ngày. Cụ thể là những công việc liên quan đến sản xuất hoặc mua hàng, tìm kiếm khách hàng, bán hàng, giao hàng, thu tiền, quản lý hàng tồn, công nợ… Hầu hết những việc này được giải quyết theo yêu cầu phát sinh, xảy ra đến đâu, giải quyết đến đó, chứ không hề được hoạch định một cách bài bản, hay quản lý một cách có hệ thống và đánh giá hiệu quả một cách khoa học.

Việc thực hiện theo cách đến đâu tính đến đó, đã chiếm hết thời gian của các cấp quản lý nhưng vẫn bị rối và luôn ở tình trạng bị động. Quản trị viên cấp cao, nhất là các giám đốc điều hành, thường bị công việc phát sinh “dẫn dắt” đến mức không biết phải làm thế nào cho đúng và phù hợp.

Nhưu chúng ta đã biết hiện nay không có quản trị chiến lược, doanh nghiệp chẳng khác gì những người đi trong rừng, không có định hướng rõ ràng, chỉ thấy ở đâu có lối thì đi, khiến việc càng đi càng bị lạc hướng. Với lí do đó việc đưa ra quản trị chiến lược sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu, hướng đi, vạch ra các con đường hợp lý và phân bổ các nguồn lực một cách tối ưu để đảm bảo đi đến mục tiêu đã định trong khoảng thời gian cho phép.

Thường thì với mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp được xác định dựa trên cơ sở các phân tích cẩn trọng và khoa học về tình hình thị trường, khách hàng, xu thế tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi về công nghệ, môi trường pháp lý, tình hình kinh tế xã hội, cùng những điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội và nguy cơ xuất phát có từ bên ngoài hay chính bên trong doanh nghiệp.

Mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp cũng bắt nguồn từ sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của tổ chức, doanh nghiệp. Sự kết hợp giữa điều muốn và việc có thể làm, thông qua các phân tích khoa học sẽ giúp tổ chức không lún sâu vào những ảo tưởng vô căn cứ hay ngược lại bỏ lỡ cơ hội phát triển do dựa vào những tiêu chí đã đặt ra ban đầu.

Đến đây, chúng ta có thể khẳng định được rằng, quản trị chiến lược là một hoạt động quan trọng, góp phần rất lớn trong việc nâng tầm cũng như mở rộng quy mô phát triển doanh nghiệp theo hướng bài bản, chuyên nghiệp có hệ thống.

3. Vai trò của chính sách trong quản trị chiến lược:

Quản trị chiến lược giúp các doanh nghiệp định hướng rõ tầm nhìn chiến lược, sứ mạng và mục tiêu của mình. Đúng như thế ta thấy nếu muốn quản trị chiến lược có hiệu quả, các tổ chức phải quản lý hệ thống thông tin môi trường kinh doanh. Căn cứ vào đó, các nhà quản trị có thể dự báo được các xu hướng biến động của môi trường kinh doanh và xác định nơi nào mà doanh nghiệp cần đi đến trong tương lai, những gì cần phải làm để đạt được những thành quả lâu dài. Việc nhận thức kết quả mong muốn và mục đích trong tương lai giúp cho nhà quản trị cũng như nhân viên nắm vững được việc gì cần làm để đạt được thành công, tạo sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhà quản trị và các nhân viên và cùng nỗ lực để đạt được các mong muốn. Như vậy sẽ khuyến khích cả hai đối tượng trên đạt được những thành tích ngắn hạn, nhằm cải thiện tốt hơn lợi ích lâu dài của các doanh nghiệp.

Chúng ta thấy vấn đề về quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn so với không quản trị. Các công trình nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp nào vận dụng quản trị chiến lược thì đạt được kết quả tốt hơn nhiều so với các kết quả mà họ đạt được trước đó và các kết quả của các doanh nghiệp không vận dụng quản trị chiến lược. Điều đó không có nghĩa là các doanh nghiệp vận dụng quản trị chiến lược sẽ không gặp phải các vấn đề, thậm chí có thể bị phá sản, mà nó chỉ có nghĩa là việc vận dụng quản trị chiến lược sẽ giảm bớt rủi ro gặp phải các vấn đề trầm trọng và tăng khả năng của doanh nghiệp trong việc tranh thủ các cơ hội trong môi trường khi chúng xuất hiện.

– Quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp luôn có các chiến lược tốt, thích nghi với môi trường.

Chiến lược là những giải pháp tổng quát, mang tính định hướng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu dài hạn. Chiến lược được hình thành dựa vào các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp và được lựa chọn theo một tiến trình mang tính khoa học. Đồng thời, trong quá trình quản trị chiến lược, các nhà quản trị luôn luôn giám sát những biến động của môi trường kinh doanh và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết. Vì vậy, quản trị chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp luôn có chiến lược tốt, thích nghi với môi trường. Điều này rất quan trọng trong bối cảnh môi trường ngày càng phức tạp, thay đổi liên tục và cạnh tranh diễn ra trên phạm vi toàn cầu.

– Quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp chủ động trong việc ra quyết định nhằm khai thác kịp thời các cơ hội và ngăn chặn hoặc hạn chế các rủi ro trong môi trường bên ngoài, phát huy các điểm mạnh và giảm các điểm yếu trong nội bộ doanh nghiệp.

– Những thay đổi trong định hướng chiến lược của một công ty không xuất hiện một cách tự động. Thông qua những công việc hàng ngày, chính sách giúp chiến lược phát huy tác dụng. Chính sách tạo điều kiện giải quyết các vấn đề lặp đi lặp lại và hướng dẫn thực hiện chiến lược.

– Chính sách là công cụ giúp thực hiện chiến lược. Các chính sách đặt ra những ranh giới, cơ chế ép buộc và những giới hạn đối với các loại hành động quản trị có thể được thực hiện để thưởng, phạt các hành vi ứng xử; chúng làm rõ những gì có thể và không thể làm khi theo đuổi các mục tiêu của công ty.

– Các chính sách cho cả nhân viên và nhà quản lí biết được những gì được mong đợi từ họ, do đó làm tăng khả năng các chiến lược được thực hiện thành công. Chúng là cơ sở cho việc kiểm soát, quản lí, cho phép phối hợp giữa các đơn vị trong tổ chức và làm giảm thời gian đưa ra quyết định của các nhà quản lí.

– Chính sách cũng xác định rõ ai sẽ làm việc gì. Điều này thúc đẩy việc trao quyền quyết định cho các cấp quản lí thích hợp, nơi mà các vấn đề khác nhau thường xảy ra. Nhiều tổ chức có cẩm nang chính sách nhằm hướng dẫn hành vi.

Một số lưu ý

– Chính sách có thể áp dụng cho tất cả các bộ phận, phòng ban. Chằng hạn như, “Chúng ta là một công ty tạo cơ hội bình đẳng cho mọi người”. Một số chính sách chỉ áp dụng cho một phòng chức năng “Nhân viên phòng ban này phải tham dự ít nhất một khóa đào tạo, huấn luyện mỗi năm”.

– Dù ở hình thức nào, chính sách đóng vai trò như một cơ chế nhằm thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu. Các chính sách nên được công bố dưới dạng văn bản bất cứ khi nào có thể.