Tài khoản đã kết toán là gì? Ví dụ về cách sử dụng tài khoản đã kết toán?

Tài khoản đã kết toán (ZBA) chính xác như âm thanh của nó: một tài khoản séc trong đó số dư bằng 0 được duy trì.  Vậy quy định về Tài khoản đã kết toán là gì, ví dụ về cách sử dụng tài khoản đã kết toán được quy định như thế nào.

1. Tài khoản đã kết toán là gì?

– Khái niệm tài khoản đã kết toán (ZBA):

Khi cần tiền trong tài khoản đã kết , số tiền chính xác được yêu cầu sẽ tự động được chuyển từ tài khoản trung tâm hoặc tài khoản chính. Tương tự, tiền gửi được chuyển vào tài khoản chính hàng ngày. Các công ty đôi khi sử dụng tài khoản số dư bằng 0 để đảm bảo rằng các khoản tiền luôn sẵn sàng ở khắp các bộ phận khác nhau, để loại bỏ số dư vượt quá trong các tài khoản riêng biệt và để duy trì kiểm soát tốt hơn đối với việc giải ngân vốn. Các tài khoản này xử lý các khoản như bảng lương, tiền mặt lặt vặt và các nhu cầu tương tự khác.

– Các cách nói chính về Tài khoản đã kết toán: Tài khoản đã kết toán hay còn gọi là Tài khoản số dư bằng 0 (ZBA) là tài khoản trong đó số dư bằng 0 được duy trì bằng cách chuyển tiền đến và từ tài khoản chính.

Tài khoản ZBA không phải là sản phẩm tiêu dùng mà được sử dụng bởi các doanh nghiệp lớn hơn. Một tổ chức có thể có nhiều tài khoản con số dư bằng không.

2. Ví dụ về cách sử dụng tài khoản đã kết toán:

– Cách hoạt động của tài khoản số dư bằng không như sau:

Tài khoản chính cung cấp một nơi tập trung để quản lý quỹ của tổ chức. Bất cứ khi nào cần có tiền trong tài khoản séc ZBA để thanh toán một khoản phí hoặc giao dịch, chúng sẽ được chuyển từ tài khoản chính với số tiền chính xác được yêu cầu. Không cần nhân viên làm việc này theo cách thủ công vì quá trình này hoàn toàn tự động.

+ Tài khoản séc là tài khoản tiền gửi tại ngân hàng hoặc công ty tài chính khác cho phép chủ sở hữu thực hiện gửi tiền và rút tiền. Tài khoản séc rất thanh khoản, cho phép gửi và rút nhiều tiền, trái ngược với các tài khoản tiết kiệm hoặc đầu tư kém thanh khoản.

Sự cân bằng để tăng tính thanh khoản là tài khoản séc không mang lại cho chủ sở hữu nhiều tiền lãi, nếu có. Tiền có thể được gửi tại ngân hàng và qua máy ATM, gửi trực tiếp hoặc chuyển khoản điện tử khác; chủ tài khoản có thể rút tiền qua ngân hàng và máy ATM, bằng cách viết séc hoặc sử dụng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng điện tử được ghép nối với tài khoản của họ. Điều quan trọng là phải theo dõi phí tài khoản séc, được đánh giá cho các khoản thấu chi, viết quá nhiều séc và — tại một số ngân hàng — cho phép số dư tài khoản giảm xuống dưới mức tối thiểu bắt buộc.

+ Tài khoản séc có thể bao gồm tài khoản thương mại hoặc tài khoản doanh nghiệp, tài khoản sinh viên và tài khoản chung, cùng với nhiều loại tài khoản khác cung cấp các tính năng tương tự. Tài khoản séc thương mại được các doanh nghiệp sử dụng và là tài sản của doanh nghiệp. Các cán bộ và quản lý của doanh nghiệp có quyền ký trên tài khoản theo ủy quyền của các văn bản quản lý của doanh nghiệp. Một số ngân hàng cung cấp một tài khoản séc miễn phí đặc biệt cho sinh viên đại học sẽ vẫn được miễn phí cho đến khi họ tốt nghiệp. Tài khoản séc chung là tài khoản trong đó hai hoặc nhiều người, thường là đối tác hôn nhân, đều có thể viết séc trên tài khoản.

– Bằng cách tập trung tiền vào tài khoản chính, nhiều tiền hơn sẽ có sẵn để đầu tư, thay vì để các khoản đô la nhỏ nhàn rỗi trong nhiều tài khoản phụ. Thông thường, tài khoản chính có các lợi ích bổ sung, chẳng hạn như lãi suất trên số dư cao hơn so với tài khoản phụ. Tài khoản chính không phải là tài khoản séc, mà là một số loại tài khoản ngân hàng khác, có lợi hơn. Do đó, ZBA tối đa hóa số tiền có sẵn để đầu tư và giảm thiểu rủi ro về phí thấu chi.

+ Lãi suất là số tiền người cho vay tính trên tiền gốc đối với người đi vay để sử dụng tài sản. Lãi suất cũng áp dụng cho số tiền kiếm được tại ngân hàng hoặc công đoàn tín dụng từ tài khoản tiền gửi.

Hầu hết các khoản thế chấp sử dụng lãi suất đơn giản. Tuy nhiên, một số khoản vay sử dụng lãi suất kép, được áp dụng cho tiền gốc và cả lãi tích lũy của các kỳ trước. Một người đi vay được người cho vay coi là rủi ro thấp sẽ có mức lãi suất thấp hơn. Một khoản vay được coi là rủi ro cao sẽ có lãi suất cao hơn.
Các khoản vay tiêu dùng thường sử dụng APR, không sử dụng lãi suất kép. APY là lãi suất thu được tại ngân hàng hoặc công đoàn tín dụng từ tài khoản tiết kiệm hoặc CD. Tài khoản tiết kiệm và CD sử dụng lãi suất kép.

– Sử dụng Tài khoản đã kết toán để tài trợ cho thẻ ghi nợ do tổ chức phát hành giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động trên thẻ đều được phê duyệt trước. Vì các khoản tiền nhàn rỗi không có trong ZBA, nên không thể thực hiện giao dịch thẻ ghi nợ cho đến khi tiền được cung cấp vào tài khoản. Điều này có thể giúp quản lý chi phí kinh doanh bằng cách hạn chế rủi ro của các hoạt động không được chấp thuận đang diễn ra.

+ Tiền nhàn rỗi là bất kỳ khoản tiền mặt nào mà bạn chưa đầu tư vào tài khoản trả lãi hoặc trên thị trường tài chính. Khi lạm phát gia tăng, các khoản tiền nhàn rỗi sẽ mất giá trị vì chúng thậm chí không phát triển với tốc độ tăng chi phí.

Để chống lại xu hướng này, một cá nhân có thể gửi tiền vào tài khoản thị trường tiền tệ hoặc tài khoản lãi suất ngắn hạn. Các doanh nghiệp có thể sử dụng tiền nhàn rỗi để mua tài sản cố định cải thiện năng suất, như máy móc hoặc không gian nhà kho. Các công ty cũng có thể sử dụng tiền để trả nợ, mua lại cổ phiếu, tăng cổ tức hoặc thực hiện các hành động khác có thể mang lại lợi ích cho cổ đông.

+ Trong trường hợp có tỷ lệ lạm phát dương ở một quốc gia trong nước, các khoản tiền nhàn rỗi sẽ thực sự giảm giá trị theo quan điểm sức mua, do các khoản tiền không theo kịp tốc độ lạm phát. Một lựa chọn mà các cá nhân có để kiếm thu nhập từ các quỹ trong khi duy trì tính thanh khoản của các quỹ đó là đầu tư vào thị trường tiền tệ hoặc các tài khoản lãi suất ngắn hạn sẽ cung cấp cho người gửi tiền một mức lãi suất ngắn hạn.

– Cách doanh nghiệp có thể sử dụng quỹ nhàn rỗi:

Một công ty có thể muốn sử dụng các khoản tiền nhàn rỗi cho máy móc mới, nhà máy mới, đội xe vận chuyển mở rộng hoặc các tài sản cố định khác có thể tăng năng lực sản xuất. Nếu một doanh nghiệp là người buôn bán, thì doanh nghiệp có thể chọn đầu tư vào các cơ sở bổ sung của nhà kho hoặc trả trước một số chi phí nhất định, chẳng hạn như tiền thuê và bảo hiểm.

Với đủ tiền nhàn rỗi, một tổ chức có thể nhận được giá trị tốt hơn bằng cách mua sắm để các công ty khác mua lại.

Chi tiêu tiền nhàn rỗi trong ngắn hạn có thể tiết kiệm chi phí dài hạn. Các quỹ nhàn rỗi cũng có thể được sử dụng để mua chứng khoán đầu tư, chẳng hạn như cổ phiếu và trái phiếu. Thu nhập và lợi nhuận từ các khoản đầu tư này là nguồn thu nhập phụ của công ty.

– Việc sử dụng ZBA làm cơ chế kiểm soát chi tiêu đặc biệt hữu ích khi quản lý các khoản phí phát sinh trong một tổ chức lớn. Trong khi chi phí hoạt động thường dễ dự đoán và tài trợ hơn, các chi phí phát sinh có thể thay đổi theo bản chất. Bằng cách hạn chế quyền truy cập nhanh vào các khoản tiền thông qua thẻ ghi nợ, nhiều khả năng các thủ tục phê duyệt thích hợp sẽ được tuân theo trước khi hoàn tất giao dịch mua. Điều này cho phép dễ dàng theo dõi chuyển khoản và đối chiếu giữa các tài khoản.

– Các lưu ý đặc biệt của ZBA:

Một tổ chức có thể có nhiều tài khoản số dư bằng 0 để cải thiện việc quản lý ngân sách và làm cho quá trình phân bổ quỹ hiệu quả hơn. Điều này có thể bao gồm việc tạo một ZBA riêng cho từng bộ phận hoặc chức năng như một cách để theo dõi các khoản phí hàng ngày, hàng tháng hoặc hàng năm.

Các lý do khác để tạo các ZBA riêng biệt có thể liên quan đến việc quản lý tài chính của các dự án ngắn hạn cụ thể hoặc những dự án có rủi ro cụ thể đối với các mức trung bình không mong muốn. Việc sử dụng tài khoản số dư bằng không giúp tránh các khoản phí vượt quá mà không có thông báo và phê duyệt thích hợp.