Cấu trúc phân chia công việc là gì? Các vấn đề xung quanh WBS

Cấu trúc phân tích công việc (WBS) trong quản lý dự án và kỹ thuật hệ thống là sự phân chia theo định hướng có thể phân phối của một dự án thành các thành phần nhỏ hơn. Vậy quy định về Cấu trúc phân chia công việc là gì, các vấn đề xung quanh WBS được quy định như thế nào.

1. Cấu trúc phân chia công việc là gì?

Cấu trúc phân tích công việc là một dự án quan trọng có thể thực hiện được nhằm tổ chức công việc của nhóm thành các phần có thể quản lý được. Cơ quan quản lý dự án của kiến thức (PMBOK 5) định nghĩa cấu trúc phân chia công việc là “sự phân chia theo thứ bậc của tổng phạm vi công việc mà nhóm dự án sẽ thực hiện để hoàn thành các mục tiêu dự án và tạo ra các công việc cần thiết.

Yếu tố cấu trúc phân tích công việc có thể là sản phẩm, dữ liệu, dịch vụ hoặc bất kỳ sự kết hợp nào của những yếu tố này. WBS cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết để ước tính chi tiết và kiểm soát chi phí đồng thời cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát lịch trình.

WBS là sự phân rã theo thứ bậc và tăng dần của dự án thành các giai đoạn, các sản phẩm phân phối và các gói công việc. Nó là một cấu trúc cây, cho thấy một phần nhỏ nỗ lực cần thiết để đạt được một mục tiêu; ví dụ một chương trình, dự án và hợp đồng. Trong một dự án hoặc hợp đồng, WBS được phát triển bằng cách bắt đầu với mục tiêu cuối cùng và liên tiếp chia nó thành các thành phần có thể quản lý về quy mô, thời lượng và trách nhiệm (ví dụ: hệ thống, hệ thống con, thành phần, nhiệm vụ, nhiệm vụ con và gói công việc) bao gồm tất cả các bước cần thiết để đạt được mục tiêu.

Ví dụ về cấu trúc phân tích công việc được áp dụng trong cấu trúc báo cáo của NASA:

Cơ cấu phân chia công việc cung cấp một khuôn khổ chung cho sự phát triển tự nhiên của việc lập kế hoạch và kiểm soát tổng thể của một hợp đồng và là cơ sở để phân chia công việc thành các phần tăng dần có thể xác định được từ đó có thể phát triển bản báo cáo công việc và kỹ thuật, lịch trình, chi phí và giờ lao động báo cáo có thể được thiết lập.

Cấu trúc phân tích công việc cho phép tổng hợp các chi phí cấp dưới cho các nhiệm vụ, vật liệu, v.v., thành các nhiệm vụ, vật liệu “mẹ” cấp cao hơn liên tiếp của chúng, v.v. . Kỹ thuật này (đôi khi được gọi là cấu trúc phân tích hệ thống) được sử dụng để xác định và tổ chức phạm vi tổng thể của một dự án.

WBS được tổ chức xung quanh các sản phẩm chính của dự án (hoặc các kết quả theo kế hoạch) thay vì các công việc cần thiết để tạo ra các sản phẩm (các hành động được lập kế hoạch). Vì các kết quả theo kế hoạch là mục đích mong muốn của dự án nên chúng tạo thành một tập hợp các danh mục tương đối ổn định trong đó có thể thu thập chi phí của các hành động đã lập kế hoạch cần thiết để đạt được chúng. Một WBS được thiết kế tốt giúp bạn dễ dàng chỉ định từng hoạt động dự án cho một và chỉ một phần tử đầu cuối của WBS. Ngoài chức năng của nó trong kế toán chi phí, WBS còn giúp ánh xạ các yêu cầu từ mức đặc điểm kỹ thuật hệ thống này sang mức khác, ví dụ, một ma trận tham chiếu chéo ánh xạ các yêu cầu chức năng đến các tài liệu thiết kế cấp cao hoặc cấp thấp. WBS có thể được hiển thị theo chiều ngang ở dạng phác thảo, hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây (như sơ đồ tổ chức). Sự phát triển của WBS thường xảy ra khi bắt đầu dự án và trước khi lập kế hoạch nhiệm vụ và dự án chi tiết.

2. Các vấn đề xung quanh WBS:

Các nguyên tắc Cấu trúc phân chia công việc:

– 100% quy tắc: Một nguyên tắc thiết kế quan trọng cho cấu trúc phân chia công việc được gọi là quy tắc 100%. Nó đã được định nghĩa như sau:

Quy tắc 100% nói rằng WBS bao gồm 100% công việc được xác định theo phạm vi dự án và nắm bắt tất cả các công việc được giao – nội bộ, bên ngoài, tạm thời – về công việc cần hoàn thành, bao gồm cả quản lý dự án. Quy tắc 100% là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất hướng dẫn sự phát triển, phân tách và đánh giá WBS. Quy tắc áp dụng ở tất cả các cấp trong hệ thống phân cấp: tổng số công việc ở cấp “con” phải bằng 100% công việc được đại diện bởi “cấp độ mẹ” và WBS không được bao gồm bất kỳ công việc nào nằm ngoài phạm vi thực tế của dự án, nghĩa là, nó không thể bao gồm hơn 100% công việc … Điều quan trọng cần nhớ là quy tắc 100% cũng áp dụng cho cấp độ hoạt động. Công việc được thể hiện bằng các hoạt động trong mỗi gói công việc phải cộng lại 100% công việc cần thiết để hoàn thành gói công việc.

– Các yếu tố loại trừ hoàn toàn:

Loại trừ lẫn nhau: Ngoài quy tắc 100%, điều quan trọng là không có sự trùng lặp về định nghĩa phạm vi giữa các yếu tố khác nhau của cấu trúc phân tích công việc. Sự không rõ ràng này có thể dẫn đến công việc trùng lặp hoặc thông báo sai về trách nhiệm và quyền hạn. Sự chồng chéo như vậy cũng có thể gây ra nhầm lẫn về kế toán chi phí dự án. Nếu tên phần tử WBS không rõ ràng, từ điển WBS có thể giúp làm rõ sự khác biệt giữa các phần tử WBS. Từ điển WBS mô tả từng thành phần của WBS với các mốc quan trọng, phân phối, hoạt động, phạm vi và đôi khi là ngày tháng, nguồn lực, chi phí, chất lượng.

– Lập kế hoạch kết quả, không phải hành động:

Nếu nhà thiết kế cấu trúc phân tích công việc cố gắng nắm bắt bất kỳ chi tiết hướng hành động nào trong WBS, thì nhà thiết kế có thể sẽ bao gồm quá nhiều hành động hoặc quá ít hành động. Quá nhiều hành động sẽ vượt quá 100% phạm vi của cha mẹ và quá ít hành động sẽ vượt quá 100% phạm vi của cha mẹ. Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là xác định các yếu tố WBS dưới dạng kết quả hoặc kết quả, không phải hành động. Điều này cũng đảm bảo rằng WBS không quá quy định các phương pháp, cho phép những người tham gia dự án có sự khéo léo và tư duy sáng tạo hơn. Đối với các dự án phát triển sản phẩm mới, kỹ thuật phổ biến nhất để đảm bảo WBS hướng tới kết quả là sử dụng cấu trúc phân tích sản phẩm. Các dự án phần mềm hướng theo tính năng có thể sử dụng một kỹ thuật tương tự là sử dụng cấu trúc phân tích tính năng. Khi một dự án cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp, một kỹ thuật phổ biến là nắm bắt tất cả các sản phẩm được phân phối theo kế hoạch để tạo ra một WBS định hướng có thể phân phối. Các cấu trúc phân chia công việc chia nhỏ công việc theo các giai đoạn của dự án (ví dụ: giai đoạn thiết kế sơ bộ, giai đoạn thiết kế quan trọng) phải đảm bảo rằng các giai đoạn được phân tách rõ ràng bằng một công cụ có thể phân phối cũng được sử dụng để xác định các tiêu chí đầu vào và ra (ví dụ: đánh giá thiết kế sơ bộ hoặc quan trọng đã được phê duyệt).

– Mức độ chi tiết:

Người ta phải quyết định khi nào thì ngừng phân chia công việc thành các phần tử nhỏ hơn. Đối với hầu hết các dự án, hệ thống phân cấp từ hai đến bốn cấp là đủ. Điều này sẽ giúp xác định khoảng thời gian của các hoạt động cần thiết để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối được xác định bởi WBS. Có một số phương pháp phỏng đoán hoặc “quy tắc ngón tay cái” được sử dụng khi xác định khoảng thời gian thích hợp của một hoạt động hoặc nhóm hoạt động cần thiết để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối cụ thể được xác định bởi WBS.

Đầu tiên là “quy tắc 80 giờ” có nghĩa là không có hoạt động đơn lẻ hoặc nhóm hoạt động nào ở mức độ chi tiết thấp nhất của WBS để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối duy nhất phải nỗ lực hơn 80 giờ. Quy tắc chung thứ hai là không có hoạt động hoặc nhóm hoạt động nào ở mức độ chi tiết thấp nhất của WBS phải dài hơn một kỳ báo cáo. Do đó, nếu nhóm dự án đang báo cáo tiến độ hàng tháng, thì không có hoạt động đơn lẻ hoặc chuỗi hoạt động nào kéo dài hơn một tháng.

Quy tắc kinh nghiệm cuối cùng là quy tắc “nếu nó có ý nghĩa”. Áp dụng quy tắc ngón tay cái này, người ta có thể áp dụng “ý thức chung” khi tạo khoảng thời gian của một hoạt động đơn lẻ hoặc nhóm hoạt động cần thiết để tạo ra một sản phẩm có thể phân phối được xác định bởi WBS.
Một gói công việc ở cấp độ hoạt động là một nhiệm vụ: có thể được ước tính một cách thực tế và chắc chắn;
thực tế không có ý nghĩa gì để phá vỡ thêm nữa; có thể được hoàn thành theo một trong các phương pháp heuristics được xác định ở trên; tạo ra một sản phẩm có thể phân phối có thể đo lường được; và tạo thành một gói công việc duy nhất có thể được thuê ngoài hoặc ký hợp đồng.

– Lược đồ mã hóa:

Thông thường các phần tử cấu trúc phân chia công việc được đánh số tuần tự để tiết lộ cấu trúc thứ bậc. Mục đích của việc đánh số là cung cấp một cách tiếp cận nhất quán để xác định và quản lý WBS trên các hệ thống tương tự bất kể nhà cung cấp hoặc dịch vụ. [18] Ví dụ: 1.1.2 Sức đẩy (trong ví dụ bên dưới) xác định mục này là phần tử WBS Cấp 3, vì có ba số được phân tách bằng hai dấu thập phân. Một lược đồ mã hóa cũng giúp các phần tử WBS được công nhận trong.