Quản trị công suất là gì? Nội dung quản trị công suất và những khó khăn gặp phải

Không có gì bí mật khi quản lý năng lực là điều tối quan trọng để giao dự án kịp thời: đó là cơ hội để bạn phát triển một nền tảng vững chắc để dự án của bạn đứng vững. Vậy thì quản trị công suất là gì? Nội dung quản trị công suất và những khó khăn gặp phải?

1. Quản trị công suất là gì?

Quản lý công suất đề cập đến hành động đảm bảo một doanh nghiệp tối đa hóa các hoạt động tiềm năng và sản lượng sản xuất — mọi lúc, mọi điều kiện. Năng lực của doanh nghiệp đo lường mức độ mà công ty có thể đạt được, sản xuất hoặc bán được trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy xem xét các ví dụ sau:

Một trung tâm cuộc gọi có thể thực hiện 7.000 cuộc gọi mỗi tuần.

Một quán cà phê có thể pha 800 tách cà phê mỗi ngày.

Một dây chuyền sản xuất ô tô có thể lắp ráp 250 xe tải mỗi tháng.

Một trung tâm dịch vụ xe hơi có thể phục vụ 40 khách hàng mỗi giờ.

Một nhà hàng có sức chứa 100 chỗ ngồi.

Quản lý công suất đề cập đến hành động đảm bảo một doanh nghiệp tối đa hóa các hoạt động tiềm năng và sản lượng sản xuất – mọi lúc, mọi điều kiện. Các công ty phải duy trì đủ nhanh nhẹn để liên tục đáp ứng các kỳ vọng một cách hiệu quả về chi phí. Các công ty thực hiện kém năng lực quản lý có thể bị giảm doanh thu do các đơn đặt hàng không được thực hiện, sự tiêu thụ của khách hàng và giảm thị phần.

Quản lý công suất là quản lý năng lực hiện có để đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng một cách tối ưu. Nói một cách đơn giản, doanh nghiệp có một số giờ khả dụng nhất định từ các nguồn lực và mục tiêu ở đây là tối đa hóa giá trị thu được trong giới hạn cho trước. Quản lý công suất hiện có theo vai trò là một cách tuyệt vời để so sánh các nguồn lực sẵn có với thời gian cần thiết theo vai trò cho một dự án cụ thể. Tiến xa hơn một bước, phân tích năng lực có thể cho bạn cái nhìn tổng thể về cơ cấu nguồn nhân lực trong công ty và liệu có phù hợp với nhu cầu thực tế hay không. Việc phát triển một kế hoạch quản lý năng lực và phân tích sự sẵn có của nguồn lực giúp các công ty dễ dàng xem liệu họ có đủ người với các kỹ năng liên quan để thực hiện các dự án sắp tới hay không. Phân tích giúp các nhà quản lý dự án và giám đốc hoạt động ra quyết định hiệu quả liên quan đến việc thuê người mới hoặc tạm dừng một số dự án nhất định. Trong ngắn hạn, quản lý năng lực đề cập đến nhu cầu và cung cấp các nguồn lực.

2. Nội dung quản trị công suất và những khó khăn gặp phải:

Vì năng lực có thể thay đổi do các điều kiện thay đổi hoặc các ảnh hưởng bên ngoài – bao gồm nhu cầu theo mùa, thay đổi ngành và các sự kiện kinh tế vĩ mô bất ngờ – các công ty phải duy trì đủ nhanh nhẹn để liên tục đáp ứng các kỳ vọng một cách hiệu quả về chi phí. Ví dụ, nguồn nguyên liệu có thể cần được điều chỉnh, tùy thuộc vào nhu cầu và lượng hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp. Thực hiện quản lý năng lực có thể đòi hỏi phải làm việc ngoài giờ, thuê ngoài hoạt động kinh doanh, mua thiết bị bổ sung và cho thuê hoặc bán tài sản thương mại.

Các công ty thực hiện kém năng lực quản lý có thể bị giảm doanh thu do các đơn đặt hàng không được thực hiện, sự tiêu thụ của khách hàng và giảm thị phần. Do đó, một công ty tung ra một sản phẩm mới sáng tạo với một chiến dịch tiếp thị tích cực phải lập kế hoạch tương xứng cho nhu cầu tăng đột biến. Việc không có khả năng bổ sung hàng tồn kho của đối tác bán lẻ kịp thời có hại cho hoạt động kinh doanh.

Do đó, các doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức cố hữu trong việc cố gắng sản xuất với công suất trong khi giảm thiểu chi phí sản xuất. Ví dụ, một công ty có thể thiếu thời gian cần thiết và nhân sự cần thiết để tiến hành kiểm tra kiểm soát chất lượng đầy đủ đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Hơn nữa, máy móc có thể bị hỏng do sử dụng quá mức và nhân viên có thể bị căng thẳng, mệt mỏi và giảm sút tinh thần nếu bị thúc đẩy quá mạnh.

Quản lý năng lực là mối quan tâm đặc biệt của các công ty lớn vì tương đối dễ dàng mua phần cứng bổ sung cho các tổ chức nhỏ hơn với chi phí thấp; tuy nhiên, khi một doanh nghiệp phát triển, việc thêm phần mềm mới trở nên đắt hơn theo cấp số nhân. Vì vậy, quản lý năng lực phải tính đến một số khía cạnh khác nhau liên quan đến tăng trưởng và chi phí sản xuất.

Quản lý công suất cũng có nghĩa là tính toán tỷ lệ công suất không gian thực sự đang được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Hãy xem xét một công ty đang hoạt động với công suất tối đa chứa 500 nhân viên trên ba tầng của một tòa nhà văn phòng. Nếu công ty đó thu nhỏ quy mô bằng cách giảm số lượng nhân viên xuống còn 300 người, thì công ty đó sẽ hoạt động ở mức 60% công suất (300/500 = 60%). Nhưng do 40% diện tích văn phòng không được sử dụng, công ty đang chi nhiều hơn cho chi phí trên mỗi đơn vị so với trước đây. Do đó, công ty có thể quyết định chỉ phân bổ nguồn lao động của mình cho hai tầng và ngừng cho thuê tầng chưa sử dụng với nỗ lực chủ động nhằm giảm chi phí thuê, bảo hiểm và chi phí tiện ích liên quan đến mặt bằng trống.

Các công cụ và phương pháp quản lý năng lực rất khác nhau, từ bảng tính hiệu suất được biên dịch thủ công đến phần cứng hoặc phần mềm được biên dịch đặc biệt được thiết kế để tạo ra những hiểu biết chi tiết về hoạt động của các thành phần máy tính. Các công cụ này kiểm tra hoạt động của phần cứng và phần mềm, đồng thời giám sát và đo lường khối lượng và tốc độ mà các ứng dụng của tổ chức di chuyển dữ liệu qua cơ sở hạ tầng CNTT.

Các yếu tố phần mềm và phần cứng cần được giám sát bao gồm: dịch vụ đám mây, thiết bị người dùng cuối, mạng và các thiết bị truyền thông liên quan, máy chủ, hệ thống lưu trữ và thiết bị mạng lưu trữ. Thông tin về quy trình nội bộ của các thành phần riêng lẻ và số liệu chuyển động dữ liệu được trích xuất từ ​​các thành phần CNTT này. Sử dụng thông tin này, quản trị viên có thể chạy một chương trình tiện ích phần mềm để đo tốc độ truyền dữ liệu trong quá trình xử lý.

Một số hoạt động lập kế hoạch và quản lý năng lực chủ động bao gồm: sử dụng các công cụ quản lý năng lực mạng, quản lý năng lực sản xuất và quản lý năng lực lưu trữ để dự đoán nhu cầu mạng, sản xuất và lưu trữ; thực hiện các hành động xử lý trước, khắc phục; xác định các xu hướng để ước tính các yêu cầu sử dụng trong tương lai; xây dựng mô hình dựa trên những thay đổi ước tính; đảm bảo việc nâng cấp được cấp ngân sách kịp thời; và phát triển và duy trì kế hoạch năng lực để tối ưu hóa việc thực hiện các dịch vụ và tăng hiệu quả.

Các quyết định hoạch định năng lực trong quản lý hoạt động cho doanh nghiệp tập trung vào việc đo lường mức độ mà một công ty có thể đạt được, sản xuất hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Điêu nay bao gôm:

– Quản lý và dự đoán hiệu suất và năng lực của các yếu tố riêng lẻ của công nghệ CNTT

– Quản lý và dự đoán hiệu suất và năng lực của các dịch vụ CNTT hoạt động, trực tiếp

– Phân tích các thỏa thuận của nhà cung cấp năng lực và các hợp đồng quản lý nhà cung cấp bởi một nhà phân tích quản lý năng lực

– Việc định lượng, thiết kế và thực hiện kịp thời các yêu cầu kinh doanh trong tương lai đối với các dịch vụ CNTT

Năng lực lập chiến lược trong quản lý hoạt động đảm bảo rằng các hệ thống đang hoạt động ở mức phù hợp để đạt được các mục tiêu của công ty mà không cung cấp quá mức tài nguyên. Bằng cách xác định và loại bỏ các hoạt động không liên quan, các công ty có thể giảm chi phí và tăng hiệu quả. Dự đoán chính xác nhu cầu nguồn lực sẽ khuyến khích mua hàng hiệu quả hơn để đáp ứng sự tăng trưởng trong tương lai. Những trở ngại sản xuất như tắc nghẽn cổ chai và lỗi thiết bị có thể được dự đoán và tránh hoàn toàn với việc giám sát liên tục các hoạt động phần cứng và phần mềm.