Chi phí dồn tích là những chi phí phát sinh không có hóa đơn hoặc chứng từ khác. Đặc trưng của chi phí dồn tích? Phương pháp kế toán phát sinh?
Khi một doanh nghiệp hoặc tổ chức hạch toán các chi phí mà nó sẽ thanh toán vào các ngày trong tương lai, công ty có thể ghi nhận các khoản nợ phải trả này như là chi phí phải trả. Mặc dù các khoản chi phí trích trước được lên kế hoạch để thanh toán trong tương lai, nhưng chúng là một yếu tố kế toán quan trọng được đưa vào bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp có thể cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của mình. Ngoài ra, chi phí phải trả cũng có thể cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những khoản nợ phải trả nào sẽ xảy ra vào các ngày trong tương lai.
Mục lục bài viết
1. Chi phí dồn tích là gì?
Chi phí dồn tích là những chi phí phát sinh không có hóa đơn hoặc chứng từ khác. Chúng được phân loại là nợ ngắn hạn, có nghĩa là chúng phải được thanh toán trong khoảng thời gian 12 tháng hiện tại và xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của công ty. Một ví dụ về chi phí dồn tích sẽ là khoản thanh toán cho thuê đến hạn đều đặn hàng tháng. Mặc dù hóa đơn của một tháng nhất định vẫn chưa đến, nhưng công ty biết rằng họ sẽ phải thanh toán số tiền thông thường. Điều khoản thanh toán thường được xác định theo chính sách của công ty hoặc là một phần của thỏa thuận đã có từ trước. Một số chi phí trích trước được “bảo đảm”, nghĩa là bên mắc nợ có quyền được thanh toán từ tài sản của công ty nếu không được thanh toán theo cách khác. Những người khác là “không có bảo đảm”, nghĩa là bên mắc nợ không có quyền đòi tài sản của công ty. Với các tài sản không có bảo đảm, các điều khoản thanh toán thường rất quyết liệt (ví dụ: trong vòng 30 ngày).
Chi phí dồn tích, còn được gọi là nợ dồn tích, là một thuật ngữ kế toán dùng để chỉ một khoản chi phí được ghi nhận trên sổ sách trước khi nó được thanh toán. Chi phí này được ghi nhận trong kỳ kế toán phát sinh chi phí.
Chi phí dồn tích được ghi nhận trên sổ sách khi chúng phát sinh, không phải khi chúng được thanh toán. Kế toán dồn tích yêu cầu ghi sổ nhật ký nhiều hơn so với kế toán số dư tiền mặt đơn thuần. Kế toán dồn tích cung cấp một bức tranh tài chính chính xác hơn so với kế toán cơ sở tiền mặt.
Chi phí phải trả ngược lại với chi phí trả trước. Chi phí phải trả được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán sau khi một khoản nợ phát sinh nhưng trước khi một khoản thanh toán được thực hiện, trong khi một khoản chi phí trả trước được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán khi một khoản nợ đã được thanh toán trước khi nó phát sinh. Một loại dồn tích khác là doanh thu dồn tích. Trường hợp chi phí phải trả là các khoản nợ chưa được thanh toán và được ghi nhận vào các khoản phải trả, thì doanh thu phải trả là các khoản thu nhập đã thu được nhưng chưa trả cho công ty và được ghi nhận vào các tài khoản phải thu. Chi phí phải trả là nợ phải trả, trong khi cả chi phí trả trước và doanh thu phải trả đều là tài sản. Chi phí phải trả có thể dựa trên số tiền thực tế đã biết cho các giao dịch hợp đồng hoặc thông thường, hoặc chúng có thể dựa trên ước tính. Ước tính sẽ được hoàn nguyên và thay thế bằng số tiền thực tế sau khi nhận được hóa đơn.
2. Đặc trưng của chi phí dồn tích:
Vì các khoản chi phí dồn tích thể hiện nghĩa vụ của công ty trong việc thanh toán bằng tiền mặt trong tương lai, chúng được thể hiện trên bảng cân đối kế toán của công ty dưới dạng nợ ngắn hạn. Chi phí tích lũy có thể là một ước tính và khác với hóa đơn của nhà cung cấp sẽ đến vào một ngày sau đó. Theo phương pháp kế toán dồn tích, các khoản chi phí được ghi nhận khi chúng phát sinh, không nhất thiết khi chúng được thanh toán.
Một ví dụ về chi phí dồn tích là khi một công ty mua vật tư từ một nhà cung cấp nhưng chưa nhận được hóa đơn cho việc mua hàng. Các hình thức khác của chi phí tích lũy bao gồm trả lãi cho các khoản vay, bảo hành cho các sản phẩm hoặc dịch vụ đã nhận, và thuế – tất cả đều đã phát sinh hoặc thu được, nhưng chưa nhận được hóa đơn cũng như không được thanh toán. Tiền hoa hồng, tiền công và tiền thưởng của nhân viên được tích lũy trong kỳ mặc dù khoản thanh toán thực tế được thực hiện vào kỳ sau.
Kế toán dồn tích đo lường hiệu quả hoạt động và vị thế của một công ty bằng cách ghi nhận các sự kiện kinh tế bất kể khi nào các giao dịch tiền mặt xảy ra, trong khi kế toán tiền mặt chỉ ghi nhận các giao dịch khi thanh toán xảy ra. Kế toán dồn tích trình bày một thước đo chính xác hơn về các giao dịch và sự kiện của công ty trong từng thời kỳ. Kế toán cơ sở tiền mặt thường dẫn đến việc khai quá và khai thiếu thu nhập và số dư tài khoản.
Ví dụ về chi phí dồn tích
Một công ty trả lương cho nhân viên của mình vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo cho các dịch vụ nhận được trong tháng trước. Vì vậy, những nhân viên đã làm việc cả tháng 11 sẽ được trả lương vào tháng 12. Nếu vào ngày 31 tháng 12, báo cáo thu nhập của công ty chỉ ghi nhận các khoản thanh toán tiền lương đã được thực hiện, thì chi phí đã trích trước từ các dịch vụ của nhân viên cho tháng 12 sẽ được bỏ qua.
Vì công ty đã thực sự phát sinh chi phí tiền lương trong 12 tháng nên một bút toán điều chỉnh sẽ được ghi nhận vào cuối kỳ kế toán cho chi phí của tháng trước. Mục nhập điều chỉnh sẽ được ghi vào ngày 31 tháng 12 và sẽ được ghi nợ vào tài khoản chi phí tiền lương trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và ghi có vào tài khoản tiền lương dồn tích trên bảng cân đối kế toán. Khi bộ phận kế toán của công ty nhận được hóa đơn về tổng số tiền lương đến hạn, tài khoản dồn tích sẽ được ghi có.
Các khoản dồn tích được tìm thấy trong phần nợ ngắn hạn của bảng cân đối kế toán và thể hiện các khoản nợ ngắn hạn của một công ty. Sau khi khoản nợ đã được trả hết, tài khoản dồn tích được ghi có và tài khoản tiền mặt được ghi có.
3. Phương pháp kế toán phát sinh:
Theo phương pháp kế toán phát sinh được xác định ở đây đó chính là chi phí được ghi nhận ngay khi chúng phát sinh dù đã được thanh toán hay chưa. Ngoại trừ trong trường hợp những chi phí lớn, thường thì các công ty sẽ không ghi nhận chi phí dồn tích vì phương pháp kế toán phát sinh yêu cầu rất nhiều công việc ghi nhận sổ sách.
Mặt khác thì phương pháp kế toán phát sinh đòi hỏi một lực lượng nhân công lớn vì cần phải ghi nhận nhiều hơn, nhưng đây lại là một phương pháp giúp ước lượng chính xác các giao dịch và sự kiện của công ty trong kì. Một bức tranh chi tiết hơn như vậy sẽ giúp người xem báo cáo tài chính hiểu rõ về tình hình tài chính hiện tại của công ty và dự báo tương lai. Đồng thời thì phương pháp kế toán phát sinh khác với phương pháp kế toán tiền mặt. Phương pháp kế toán tiền mặt chỉ ghi nhận những giao dịch và sự kiện sau khi đã được thanh toán tiền. Thường thì phương pháp này sẽ dẫn đến việc ghi nhận lợi nhuận quá cao hoặc quá thấp.
Tiền lương và các khoản phải trả
Tiền lương và tiền công phải trả là tài khoản phản ánh thu nhập mà người lao động phải trả cho công việc của họ. Tiền lương đề cập đến những người làm công ăn lương, những người kiếm được số tiền như nhau trong mỗi kỳ trả lương bất kể thời gian làm việc. Tiền lương đề cập đến nhân viên làm việc theo giờ, có số tiền trả lương phụ thuộc vào số giờ làm việc. Kỳ lương phải trả có thể theo lịch hàng tuần, hai tuần, hàng tháng hoặc hai tháng. Thông thường, kỳ trả lương của một tổ chức có thể kết thúc trước kỳ kế toán, nghĩa là một tổ chức phải hạch toán khoản phải trả trong tương lai trong kỳ kế toán hiện tại. Vì vậy, khi một công ty theo dõi chi phí trong hồ sơ tài chính của họ, tiền lương dự kiến trả cho nhân viên sau kỳ kế toán sẽ được ghi nhận là chi phí trích trước.
Tiền lãi phải trả
Tiền lãi phải trả đề cập đến bất kỳ khoản chi phí lãi vay nào (như lãi vay) mà một công ty đã phát sinh nhưng chưa trả hết. Bút toán dồn tích được ghi nhận vào cuối kỳ kế toán dựa trên số tiền lãi thực tế đã được cộng dồn của khoản vay.
Các chi phí khác
Các chi phí khác – như tiện ích hoặc thuế – cũng thường được tích luỹ, vì bạn phải trả khoản nợ sớm hơn khi bạn nhận hoá đơn (điện nước) hoặc sẽ thanh toán (thuế hàng quý đối với doanh nghiệp).
