Nguyên lý làm đúng ngay từ đầu là một kỹ thuật hoặc thực hành kế toán quản lý xoay quanh việc giảm lãng phí và tăng hiệu quả trong quá trình sản xuất. Tầm quan trọng của nguyên lý làm đúng ngay từ đầu?
Làm đúng ngay từ đầu là một nguyên lý quan trọng xuất phát từ kế toán quản trị đến sản xuất tức thời, được các doanh nghiệp cực kỳ quan tâm và chú trọng. Việc tìm hiểu tốt về nguyên lý này là cách để doanh nghiệp hiểu rõ hơn cái cần áp dụng, tính phù hợp và sự tự điều chỉnh sao cho tối ưu nhất. Trong bài viết dưới đây, Luật Dương Gia tập trung vào giải thích về nguyên lý làm đúng ngày từ đầu, đồng thời nêu ra tầm quan trọng của nguyên lý này trong mối tương quan với các yếu tố khác.
Mục lục bài viết
1. Nguyên lý làm đúng ngay từ đầu là gì?
Nguyên lý làm đúng ngay từ đầu (Do It Right The First Time- DRIFT) là một kỹ thuật hoặc thực hành kế toán quản lý xoay quanh việc giảm lãng phí và tăng hiệu quả trong quá trình sản xuất. Nguyên lý làm đúng ngay từ đầu là một phần của quản lý hàng tồn kho, theo đó chỉ những vật liệu tồn kho cần thiết mới được đặt hàng để giảm chi phí tồn kho. Làm ngay lần đầu tiên có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự chậm trễ trong sản xuất và tăng hiệu quả. Tuy nhiên, DRIFT có những hạn chế của nó, bao gồm nó có thể ngăn cản một công ty tận dụng sự gia tăng nhu cầu đối với các sản phẩm của công ty.
Ý tưởng đằng sau DRIFT là để quản lý đảm bảo rằng tất cả các quy trình JIT được thực hiện một cách hiệu quả để tránh sự chậm trễ trong quá trình sản xuất. Trong hầu hết các tổ chức, cắt giảm lãng phí do bất cứ điều gì không được thực hiện ngay trong lần đầu tiên là cách tốt nhất để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn nắm bắt được tất cả các cơ hội đến với nó. Ví dụ: nếu bạn làm việc tại một văn phòng giấy tờ và bạn gửi một nghìn thùng giấy cho một công ty thay vì một trăm (rất tiếc), sai lầm đó sẽ khiến bạn (có thể là công việc của bạn) và công ty phải trả giá (ngoài việc sửa đơn hàng đó, nếu họ sa thải bạn, sẽ mất thời gian và tiền bạc để tìm người thay thế, đào tạo họ, yada yada). Tất cả chỉ vì một lỗi đánh máy nhỏ. Hãy dành thời gian để làm điều đó ngay trong lần đầu tiên, bạn sẽ dễ dàng giữ bình tĩnh và tiếp tục hơn.
DRIFT thường song hành với JIT, có nghĩa là vừa đúng lúc. Ý tưởng đằng sau JIT là các công ty chỉ nên mua những gì họ cần, khi họ cần, để tiết kiệm chi phí lưu kho. Nói cách khác, ngược lại với việc tích trữ theo kiểu Costco (thực tế, làm điều đó với tư cách là người tiêu dùng … JIT-ing, sẽ đắt hơn, vì hàng loạt giá rẻ hơn, nhưng đối với các công ty, nó có thể tiết kiệm khi thuê toàn bộ nhà kho, chẳng hạn, và vẫn có giá số lượng lớn mà không cần dự trữ lớn). Nếu bạn JIT khi bạn DRIFT, về mặt lý thuyết, bạn sẽ cắt giảm chi phí thông qua hiệu quả.
Tìm hiểu kỹ hơn nguyên lý làm đúng ngày từ đầu trong các công ty dược phẩm?
Làm đúng ngay lần đầu tiên hay DRIFT thường được biết đến là tính năng tiên phong của các sản phẩm Calibre. Các công ty dược phẩm cần phải tuân theo nhiều quy tắc và quy định nghiêm ngặt trong quá trình sản xuất. Vì thuốc chữa bệnh và thuốc cứu người là sản phẩm cuối cùng của chúng nên chúng cần phải luôn đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ. Ngành công nghiệp liên quan đến đầu tư rất lớn. Mọi trường hợp thu hồi toàn bộ sản phẩm đều dẫn đến tổn thất lớn. Do đó, tốt hơn hết là nên thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng đối với 4M, vốn là trụ cột của ngành dược phẩm. Kết quả là, các công ty dược phẩm sẽ có thể làm điều đó ngay từ lần đầu tiên, mọi lúc.
4M là gì và tầm quan trọng của chúng?
4Ms là viết tắt của (Wo) Con người, Máy móc, Phương pháp và Vật liệu liên quan đến sản xuất thuốc trong một công ty dược phẩm. Hãy xem những điều này quan trọng như thế nào trong lĩnh vực dược phẩm.
– (Wo) Người đàn ông: Điều rất cần thiết là phải thấy rằng những người tham gia vào bất kỳ giai đoạn nào của quá trình sản xuất đều đủ tiêu chuẩn. Họ sẽ có thể thực hiện trách nhiệm của mình một cách thích hợp. Trình độ và kỹ năng của họ nên được xác nhận theo thời gian.
– Máy móc: Máy móc tham gia vào quá trình sản xuất cần được kiểm tra và hiệu chuẩn thích hợp theo lịch trình xác định trước. Nó đảm bảo rằng không có lỗi hoặc sai lệch trong sản xuất.
– Phương pháp: Các phương pháp cần tuân theo để sản xuất thuốc, v.v. cũng được xác định trước. Tất cả những gì chúng ta cần làm là làm theo từng bước mà không có bất kỳ sai lệch hoặc thay đổi nào.
– Nguyên vật liệu: Cuối cùng, nguyên vật liệu được tiêu thụ cho mục đích sản xuất cũng cần được xem xét, phân tích và xác nhận kỹ lưỡng.
“Làm đúng ngay lần đầu tiên” có nghĩa là chúng ta cần thận trọng trong việc kiểm tra tất cả các 4M tham gia vào quá trình sản xuất ngay từ đầu. Nó giúp tránh các lỗi và các vấn đề. Nếu lĩnh vực dược phẩm được cung cấp các công cụ giúp thực hiện tất cả các bước thích hợp trước, trong và sau khi sản xuất, sẽ không có cơ hội xảy ra sai lệch, thay đổi, sai sót và cuối cùng là tổn thất.
Khái niệm “làm đúng ngay lần đầu tiên” giúp tạo dựng danh tiếng tốt cho công ty. Nếu không, các vấn đề phát sinh sẽ rất tốn thời gian, nguồn lực và chi phí để giải quyết. Do đó, nếu bất kỳ công ty dược phẩm nào quyết định dành ít nhất 10% vốn đầu tư vào việc chăm sóc 4M tại thời điểm thành lập, thì số lượng các vấn đề phát sinh có thể được giảm thiểu đến mức tối đa.
Khái niệm “Làm đúng ngay lần đầu tiên, DRIFT” là bước đầu tiên của 6 Sigma dẫn đến lợi nhuận đảm bảo cho bất kỳ công ty nào. Sigma là một tập hợp các kỹ thuật và công cụ đã được chứng minh để hỗ trợ cải tiến quy trình. Khái niệm này cũng áp dụng cho lĩnh vực dược phẩm vì nó giúp các công ty dược phẩm phát triển. Nếu quan tâm thiết yếu để thực hiện mọi việc một cách thích hợp ngay từ lần đầu tiên, thì sẽ dẫn đến sản xuất tốt và có lãi.
Các sản phẩm tầm cỡ có thể giúp các công ty dược phẩm tuân theo khái niệm “Làm đúng ngay lần đầu tiên” một cách hiệu quả và hiệu quả mọi lúc.
– (Wo) Man: Mô-đun quản lý đào tạo sẽ không giao công việc cho bất kỳ học viên nào không được đào tạo phù hợp hoặc không được đào tạo về phân tích hiệu lực tình trạng. Nó giúp chọn đúng người cho công việc phù hợp.
– Vật liệu: Do chi tiết của hóa chất được cập nhật trong phần mềm sản phẩm của Calibre trong giai đoạn mua sắm, bất kỳ hóa chất nào đã hết hạn sử dụng sẽ không hiển thị trong danh sách các hóa chất có sẵn để sản xuất. Do đó, khả năng xảy ra các lỗi nghiêm trọng như sử dụng hóa chất hết hạn trong sản xuất sẽ được giảm thiểu.
– Máy móc: Các thiết bị được hiệu chuẩn và các chi tiết được cập nhật vào ứng dụng phần mềm trước khi tham gia vào hoạt động sản xuất. Nếu thiết bị hết hiệu chuẩn hoặc không được hiệu chuẩn vào ngày được ấn định, thì máy đó sẽ không phản ánh trong danh sách các thiết bị có sẵn để sản xuất. Do đó, nó giúp tránh tổn thất do trục trặc thiết bị.
– Phương pháp: Các sản phẩm tầm cỡ tuân thủ tất cả các STP, SOP và thông số kỹ thuật hiện có. Do đó, hệ thống không cho phép sử dụng một phương pháp không chính xác.
Các sản phẩm tầm cỡ giúp tuân thủ nghiêm ngặt khái niệm quan trọng nhất về “Làm đúng ngay lần đầu tiên”. Nó nhằm mục đích tăng doanh thu và giảm chi phí của công ty bằng cách tránh sai sót. Nó cũng mở đường cho việc nâng cao uy tín của một công ty dược phẩm cụ thể trong lĩnh vực dược phẩm.
2. Tầm quan trọng của nguyên lý làm đúng ngay từ đầu:
Tầm quan trọng của nguyên lý làm đúng ngay từ đầu trước hết thể hiện ở việc phát sinh từ mục tiêu giảm chi phí của hàng tồn kho hoặc nguyên vật liệu nhàn rỗi. DRIFT liên quan đến tồn kho đúng lúc (JIT), là quá trình chỉ nhận các nguyên vật liệu cần thiết, được thiết kế để giảm chi phí tồn kho và cải thiện quản lý sản xuất. Nói cách khác, theo JIT, các công ty không bắt đầu sản xuất cho đến khi doanh số được ghi nhận, cho phép mức tồn kho ở mức thấp. Ý tưởng đằng sau DRIFT là ban lãnh đạo muốn tất cả các quy trình tạo nên triết lý JIT được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, để không có sự chậm trễ trong quá trình sản xuất.
Nguyên lý làm đúng ngay từ đầu thực sự cố gắng giải quyết các hạn chế, tiêu cực và cạm bẫy tiềm ẩn của hệ thống kiểm kê JIT. Ví dụ, nếu có một lỗi nhỏ nhất ở một trong các công đoạn sản xuất, thì toàn bộ quá trình sản xuất có thể bị ảnh hưởng. Bằng cách “thực hiện đúng ngay lần đầu tiên”, một công ty có thể vận hành một quy trình sản xuất suôn sẻ mà không cần phải dự trữ quá nhiều hàng tồn kho, điều này sẽ giúp giảm chi phí sản xuất. Do đó, DRIFT yêu cầu các công ty phải có một hệ thống liên lạc hiệu quả để ghi lại doanh số bán hàng, thực hiện mua hàng tồn kho kết quả và điều chỉnh lịch trình sản xuất khi cần thiết.
Tuy nhiên, điều đó, không làm cho nguyên lý làm đúng ngay từ đầu không nhận những lời chỉ trích: Các công ty sử dụng DRIFT có thể có chi phí thấp hơn và cải thiện tỷ suất lợi nhuận. Tỷ suất lợi nhuận là số lợi nhuận được tạo ra cho mỗi đô la doanh thu. Biên lợi nhuận là một số liệu quan trọng vì nó giải thích cho việc kiểm soát chi phí cũng như tăng trưởng doanh thu. Lợi nhuận hoặc thu nhập ròng có thể tăng với doanh thu cao hơn, nhưng nếu chi phí tăng với tốc độ nhanh hơn, lợi nhuận bị xói mòn, dẫn đến tỷ suất lợi nhuận thấp hơn. Trong quá trình sản xuất, DRIFT giúp giải quyết vấn đề quản lý chi phí và tăng tỷ suất lợi nhuận. Tuy nhiên, có một số nhược điểm tiềm ẩn đối với chiến lược sản xuất DRIFT và JIT có thể dẫn đến tỷ suất lợi nhuận thấp hơn.
