Mô hình ưu việt EFQM cung cấp một khuôn khổ cho phép các tổ chức xác định "mức độ xuất sắc" hiện tại của họ và nơi họ cần cải thiện nỗ lực của mình. Đặc điểm và phương pháp sử dụng?
Các mô hình EFQM xuất sắc là một tổ chức phi quy tắc kinh doanh xuất sắc khuôn khổ cho tổ chức quản lý, thúc đẩy bởi các EFQM và được thiết kế để giúp các tổ chức để trở nên cạnh tranh hơn. Vậy mô hình ưu việt EFQM là gì và mô hình này có những đặc điểm và phương pháp sử dụng được áp dụng thế nào?
1. Mô hình ưu việt EFQM là gì?
– Mô hình ưu việt EFQM (The EFQM Excellence Model) cung cấp một khuôn khổ cho phép các tổ chức xác định “mức độ xuất sắc” hiện tại của họ và nơi họ cần cải thiện nỗ lực của mình. Mô hình cũng giúp đảm bảo rằng các quyết định kinh doanh kết hợp nhu cầu của tất cả các bên liên quan và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
– Các Quỹ châu Âu về quản lý chất lượng (EFQM) xuất sắc mẫu , là một khuôn khổ tự đánh giá để đo những điểm mạnh và khu vực cải tiến của một tổ chức trên tất cả các hoạt động của mình. Thuật ngữ ‘xuất sắc’ được sử dụng vì Mô hình Xuất sắc tập trung vào những gì một tổ chức làm hoặc có thể làm, để cung cấp một dịch vụ hoặc sản phẩm xuất sắc cho khách hàng, người sử dụng dịch vụ hoặc các bên liên quan.
– Ban đầu được ra mắt vào năm 1992 bởi Tổ chức Quản lý Chất lượng Châu Âu (EFQM), Mô hình Xuất sắc EFQM được tạo ra để giúp các tổ chức – bất kể quy mô hoặc lĩnh vực – phát triển và thực hiện các chiến lược của họ nhằm tăng khả năng cạnh tranh của các tổ chức Châu Âu. Kể từ đó, mô hình đã thích nghi và phát triển theo thời gian để phản ánh những thay đổi trên thị trường toàn cầu. Mô hình năm 2020 là Mô hình EFQM Excellence mới nhất và nó đã thay đổi về cơ bản so với mô hình trước đó (2013).
– Mô hình mới nhất đã chuyển từ một công cụ đánh giá đơn giản sang một mô hình cung cấp ‘một khuôn khổ và phương pháp luận để giúp giải quyết những thay đổi, chuyển đổi và gián đoạn mà các cá nhân và tổ chức phải đối mặt hàng ngày’.
– Trong khi nguồn gốc của nó nằm ở khu vực tư nhân, các tổ chức khu vực công và tự nguyện cũng có thể hưởng lợi từ việc sử dụng Mô hình Xuất sắc. Nó không mang tính quy định và không liên quan đến việc tuân thủ nghiêm ngặt một bộ quy tắc hoặc tiêu chuẩn, nhưng cung cấp một tập hợp các giả định rộng rãi và chặt chẽ về những gì cần thiết cho một tổ chức tốt và sự quản lý của nó. Mỗi tổ chức có thể sử dụng nó theo cách riêng của mình để quản lý và phát triển cải tiến, dưới sự kiểm soát của những người sử dụng các phương pháp chứ không phải một người đánh giá bên ngoài.
– Một số nghiên cứu đã điều tra mối tương quan giữa việc áp dụng các mô hình tổng thể như mô hình xuất sắc EFQM và cải thiện kết quả tổ chức. Phần lớn các nghiên cứu như vậy cho thấy một liên kết tích cực. Một nghiên cứu có liên quan tiếp tuyến được thực hiện bởi Vinod Singhal của Viện Công nghệ Georgia và Kevin Hendricks của Đại học William và Mary . So với các đối tác khác ( OKR ), EFQM tương đối hoạt động tốt nhưng các tổ chức cần sử dụng cả hai mô hình để phục vụ cho các bộ phận nhân viên khác nhau.
– Mô hình EFQM bắt đầu với tiền đề sau:
+ Kết quả Khách hàng, Kết quả Con người và Kết quả Xã hội đạt được thông qua Chính sách và Chiến lược thúc đẩy Lãnh đạo, Con người, Quan hệ đối tác và Nguồn lực cuối cùng dẫn đến sự xuất sắc trong Kết quả Hiệu suất Chính.
+ Có ý tưởng hoặc tiêu chí trong Mô hình làm cơ sở cho tiền đề này và cố gắng bao quát tất cả các hoạt động của tổ chức. Chín ý tưởng này được phân tách thành Trình kích hoạt và Kết quả. Tiêu chí Enabler liên quan đến cách tổ chức tự tiến hành, cách tổ chức quản lý đội ngũ nhân viên và nguồn lực, cách tổ chức hoạch định chiến lược và cách tổ chức xem xét và giám sát các quá trình chính:
+ Khả năng lãnh đạo
+ Mọi người
+ Chính sách và chiến lược
+ Quan hệ đối tác và nguồn lực
+ Quy trình
– Kết quả của tổ chức là những gì nó đạt được. Những điều này bao gồm mức độ hài lòng giữa các nhân viên và khách hàng của tổ chức, tác động của nó đối với cộng đồng rộng lớn hơn và các chỉ số hoạt động chính: (1) Mọi người kết quả, (2) Kết quả của khách hàng, (3) Kết quả xã hội, (4) Kết quả hoạt động chính
– Mỗi tiêu chí trong số chín tiêu chí được chia nhỏ để mô tả chi tiết hơn khái niệm ‘Xuất sắc’ trong lĩnh vực đó và để kiểm tra xem một tổ chức đang hoạt động tốt như thế nào thông qua danh sách các câu hỏi thực tế để tự hỏi. Điểm khởi đầu cho hầu hết các tổ chức là thu thập bằng chứng liên quan đến chín tiêu chí của Mô hình. Bằng chứng có thể có nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào tổ chức. Hội đồng quốc gia về các tổ chức tự nguyện (NCVO) gợi ý rằng mỗi tổ chức sẽ cần phải tìm ra phương pháp sử dụng khuôn khổ phù hợp nhất với họ.
– Từ đó, có thể đưa ra các ví dụ về:
+ Bảng câu hỏi dựa trên Mô hình.
+ Phương pháp tiếp cận hội thảo trong đó bằng chứng được thu thập từ khắp tổ chức về cách thức đáp ứng chín tiêu chí.
+ Một cách tiếp cận trong đó tổ chức tạo ra một tài liệu chi tiết mô tả những gì tổ chức đang làm theo từng tiêu chí và tiêu chí phụ.
+ Một cách tiếp cận dành cho một tổ chức nhỏ hoặc các nhóm nhỏ trong một tổ chức lớn hơn, bao gồm các phiên kéo dài nửa ngày làm việc thông qua Mô hình để có được một bức tranh nhanh chóng về vị trí của nó theo các tiêu chí khác nhau.
– Khi bài tập tự đánh giá này đã được bắt đầu, tổ chức có thể thực hiện hành động để cải thiện hoạt động của mình với sự trợ giúp từ hướng dẫn có trong các ấn phẩm liên quan của Mô hình hoặc đào tạo thêm về lĩnh vực cần cải tiến.
– Quỹ Chất lượng Anh (BQF) cũng đã phát triển một công cụ phần mềm có tên ‘BQFsnapshot’ sẽ chạy trên hầu hết các máy tính chạy Windows. Nó nhằm cung cấp một cách nhanh chóng và đơn giản để tìm ra cách tổ chức của bạn đo lường các đặc điểm của Sự xuất sắc.
– Mặc dù hầu hết các tổ chức tập trung vào việc cải thiện hiệu suất của họ bằng cách sử dụng Mô hình, nhưng có thể ‘chấm điểm’ hiệu suất theo các tiêu chí, cung cấp điểm chuẩn nội bộ về sự cải thiện trong một khoảng thời gian.
2. Đặc điểm và phương pháp sử dụng.
* Đặc điểm:
– Các Quỹ châu Âu về quản lý chất lượng (EFQM) sở hữu tài sản trí tuệ của Model Excellence. Đây là một tổ chức thành viên phi lợi nhuận có trụ sở tại Brussels và được thành lập vào năm 1989 bởi các Giám đốc điều hành của các doanh nghiệp lớn ở Châu Âu. Mô hình EFQM Excellence 2020 chắc chắn hữu ích. Như Nenad Savic đã nói trong bài báo đầy suy nghĩ của anh ấy về chủ đề này, ‘Logic của mô hình EFQM mới (Tại sao-Hướng, Cách thực hiện, Kết quả) rất cơ bản và rõ ràng là (nó) không chỉ đề cập đến cách trở nên xuất sắc nhưng – điều còn quan trọng hơn – làm thế nào để trở nên khác biệt hoàn toàn bằng cách hiểu và phản ứng với tất cả các siêu xu hướng có liên quan và các xung động khác trong môi trường.
– Bản thân EFQM đã công nhận mô hình năm 2013 của mình hoàn toàn là một công cụ đánh giá và đã thực hiện những thay đổi cơ bản đối với mô hình năm 2020, phát triển một khuôn khổ và phương pháp luận để giúp các tổ chức đối phó với những thay đổi toàn cầu liên tục định hình lại thế giới chúng ta đang sống. (Đại dịch toàn cầu Covid một ví dụ điển hình.)
– Lợi ích của việc sử dụng Mô hình EFQM Excellence sẽ giúp :
+ Xác định mục đích của nó
+ Tạo ra văn hóa
+ Rèn luyện những nhà lãnh đạo mạnh mẽ
+ Tăng cường thực hành nhanh nhẹn
+ Giải quyết những thách thức tổ chức duy nhất
+ Dự báo tương lai
– Tuy nhiên, nó không nên được coi là một điểm dừng để cải thiện kinh doanh. Để hỗ trợ việc triển khai Mô hình EFQM Excellence, chắc chắn sẽ cần một hệ thống quản lý được cấu trúc xoay quanh Cải tiến liên tục . Ngoài ra, giống như bất kỳ điều gì trong không gian cải tiến (và trong cuộc sống nói chung), những gì bạn nhận được hoàn toàn phụ thuộc vào những gì đưa vào. Cải tiến liên tục đòi hỏi sự làm việc chăm chỉ và cam kết:
+ Tạo ra một nền văn hóa Cải tiến liên tục
+ Nắm bắt ý tưởng của mọi người để cải tiến – như người sáng lập Panasonic, Konosuke Matsushita đã từng nói, “sự tồn tại tiếp tục phụ thuộc vào việc huy động từng ounce trí tuệ”
+ Thực hiện các kế hoạch cải tiến ưu tiên như kinh doanh như bình thường
+ Giao tiếp liên tục và xuất sắc
* Phương pháp sử dụng: Mô hình EFQM Excellence là một công cụ thiết thực có thể được sử dụng theo một số cách khác nhau:
+ Là một công cụ để tự đánh giá
+ Như một cách để so sánh với các tổ chức khác
+ Như một hướng dẫn để xác định các lĩnh vực cần cải thiện
+ Là cơ sở cho vốn từ vựng chung và cách suy nghĩ
+ Là một cấu trúc cho hệ thống quản lý của tổ chức
– Mô hình EFQM Excellence là một khuôn khổ không theo quy định dựa trên chín tiêu chí. Năm trong số này là ‘Kích hoạt’ và bốn là ‘Kết quả’. Tiêu chí ‘Trình cấp phép’ bao gồm những gì một tổ chức thực hiện. Tiêu chí ‘Kết quả’ bao hàm những gì một tổ chức đạt được. ‘Kết quả’ được tạo ra bởi ‘Trình kích hoạt’ và ‘Trình kích hoạt’ được cải thiện bằng cách sử dụng phản hồi từ ‘Kết quả’.
– Người hỗ trợ:
+ Khả năng lãnh đạo
+ Chính sách và Chiến lược
+ Mọi người
+ Quan hệ đối tác và Nguồn lực
+ Quy trình
– Kết quả:
+ Kết quả khách hàng
+ Kết quả mọi người
+ Kết quả xã hội
+ Kết quả hoạt động chính
Mô hình thừa nhận rằng có nhiều cách tiếp cận để đạt được sự xuất sắc bền vững trong tất cả các khía cạnh của hiệu suất, dựa trên tiền đề rằng: Kết quả xuất sắc về hiệu suất, khách hàng, con người và xã hội đạt được thông qua chính sách và chiến lược thúc đẩy lãnh đạo, được chuyển giao thông qua con người, quan hệ đối tác và nguồn lực cũng như quy trình.
