Nhà quản trị dự án là gì? Yêu cầu và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

Hiện nay đối với mỗi dự án, công việc cần thiết nhất đó là quản trị dự án để đạt được hiệu quả tốt nhất cho dự án. Công việc quản trị đối với dự án cần phải có nhà quản trị dự án tham gia vào hoạt động này.

1. Nhà quản trị dự án là gì?

Khai niệm về người quản lý dự án thì rất dễ hiểu chúng ta có thể liên hệ thực tế đây là người đóng vai trò chính trong việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc các dự án và họ chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án, nhóm dự án và các nguồn lực, ngân sách dự án và sự thành công hay thất bại của dự án.

Nếu bạn đang tìm kiếm một sự nghiệp trong lĩnh vực Công nghệ thông tin và tự hỏi là liệu vị trí quản lý dự án có phù hợp với bạn không và lộ trình nghề nghiệp công nghệ thông tin người quản lý dự án công nghệ thông tin có thể là vị trí tốt nhất mà bạn hướng tới. Ngoài ra, hãy xem xét liệu bạn có những gì cần thiết để trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc hay không .

2. Yêu cầu  của nhà quản trị dự án:

Quản trị dự án là ứng dụng các kiến thức, kỹ năng vào các hoạt động dự án để đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu, yêu cầu đặt ra. Quản trị dự án nhằm mục đích để có thể giúp dự án đạt các mục tiêu đặt ra và giúp đảm bảo đạt hiệu quả mong đợi.  Quản trị dự án thường bao gồm:

+ Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)

+ Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án

+ Chứng ta cần biết thực hiện cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm  có phạm vi dự án, chất lượng, tiến độ, kinh phí và nguồn lực, các rủi ro

Như vậy, với mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu.

Giữa các ràng buộc có mối quan hệ với nhau, tức là một ràng buộc thay đổi có thể kéo theo một hoặc nhiều ràng buộc khác thay đổi theo. Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án được yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực hiện dự án phải tăng lên bởi vì cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thực hiện cùng khối lượng công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn. Nếu không thể bổ xung thêm kinh phí cho dự án thì hoặc là phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án bằng cách cắt giảm một số hạng mục công việc hoặc chấp nhận giảm chất lượng đầu ra (sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng thấp hơn hoặc thay đổi phương án thi công đòi hỏi chi phí ít hơn và chất lượng thấp hơn). Các chủ thể dự án cũng có các ý kiến khác nhau về nhân tố nào là quan trọng nhất cho nên cũng tạo ra sự thách thức lớn cho dự án. Thay đổi các yêu cầu đối với dự án cũng có thể làm gia tăng mức độ rủi ro đối với dự án. Như vậy đội dự án phải có khả năng đánh giá được tình hình và có thể hài hoà được các yêu cầu khác nhau để thực hiện và chuyển giao dự án một cách thành công.

Các nhà quản lý dự án hiệu quả cần tìm hiểu kỹ các vấn đề kỹ thuật. Vai trò này cũng đòi hỏi một tư duy kinh doanh chiến lược; khả năng xây dựng đội nhóm và giải quyết rắc rối, cùng với các kỹ năng khác được yêu cầu ở mức cao . Ở cấp độ nhỏ, người quản lý dự án phải thể hiện khả năng lãnh đạo, có khả năng thúc đẩy các thành viên trong nhóm, biết cách giải quyết các vấn đề theo mức độ ưu tiên. Khả năng thích ứng là một kỹ năng quan trọng khác mà các nhà quản lý dự án phải có để thành công. Các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp cũng có thể giúp các nhà quản lý dự án xuất sắc trong vai trò rất được săn đón này.

Nhưng để trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc, bạn phải là một đối tác kinh đáng tin cậy được giao hoàn toàn trách nhiệm cho sự thành công của tổ chức; và bạn phải có khả năng vượt qua những trở ngại không thể tránh khỏi. Kết hợp với kỹ năng về chuyên môn kỹ thuật cần thiết, một số kỹ năng nhất định cùng với những kỹ năng khác phù hợp với dự án; bạn có thể trở thành người quản lý dự án. Các nhà quản lý dự án xuất sắc cần:

+ Có được chiến lược kinh doanh

+ Khuyến khích và ghi nhận những đóng góp quý báu của thành viên khác trong đội ngũ

+ Tôn trọng và thúc đẩy các bên liên quan hoàn thành tốt nhất dự án

+ Nhấn mạnh tính chính trực và trách nhiệm giải trình

+ Đảm bảo cho sự thành công của dự án

+ Có thể làm việc với sức ép, trở ngại.

3. Trách nhiệm của nhà quản trị dự án:

Người quản lý dự án với sự giúp đỡ của nhóm của họ và đối với họ sẽ chịu nhiều trách nhiệm trong năm giai đoạn dự án của một vòng đời dự án cụ thể đó là sự bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc như bên dưới. Các giai đoạn quản lý dự án giao nhau với 10 lĩnh vực; bao gồm tổng hợp, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, truyền thông, mua sắm; rủi ro và quản lý các bên liên quan.

Giai đoạn bắt đầu

+ Quản lý tổng hợp: Xây dựng điều lệ dự án

+ Quản lý các bên liên quan: Xác định các bên liên quan cần thiết cho dự án.

Giai đoạn lập kế hoạch

+ Quản lý tổng hợp: Phát triển một kế hoạch về quản lý dự án.

+ Quản lý phạm vi: Xác định và quản lý phạm vi, tạo cấu trúc phân tích công việc (WBS) và thu thập yêu cầu

+ Quản lý thời gian: Lập kế hoạch, xác định và phát triển lịch trình, hoạt động, ước tính nguồn lực và thời gian hoạt động.

+ Quản lý chi phí: Lập kế hoạch và ước tính chi phí cũng như xác định ngân sách

+ Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch và xác định các yêu cầu về chất lượng

+ Quản lý nguồn nhân lực: Lập kế hoạch và xác định nhu cầu nguồn nhân lực

+ Quản lý truyền thông: Lập kế hoạch truyền thông

+ Quản lý rủi ro: Lập kế hoạch và xác định các rủi ro tiềm ẩn, thực hiện phân tích rủi ro định tính và định lượng cũng như hoạch định các chiến lược giảm thiểu rủi ro

+ Quản lý mua sắm: Lập kế hoạch và xác định các hoạt động mua sắm cần thiết

+ Quản lý các bên liên quan: Lập kế hoạch cho các kỳ vọng của các bên liên quan

Thực thi kế hoạch

+ Quản lý tổng hợp: Chỉ đạo và quản lý mọi công việc cho dự án

+ Quản lý chất lượng: Thực hiện tất cả các khía cạnh của quản lý chất lượng

+ Quản lý nguồn nhân lực: Lựa chọn, phát triển và quản lý nhóm dự án

+ Quản lý truyền thông: Quản lý tất cả các khía cạnh của thông tin truyền thông

+ Quản lý mua sắm: Thực hiện hành động để đảm bảo các mua sắm trang thiệt bị cần thiết

+ Quản lý các bên liên quan: Quản lý tất cả các kỳ vọng của các bên liên quan

Giám sát và kiểm soát

+ Quản lý tổng hợp: Giám sát và kiểm soát công việc của dự án và quản lý mọi thay đổi cần thiết

+ Quản lý phạm vi: Xác nhận và kiểm soát phạm vi của dự án

+ Quản lý thời gian: Kiểm soát phạm vi của dự án

+ Quản lý chi phí: Kiểm soát chi phí dự án

+ Quản lý chất lượng: Kiểm soát chất lượng của sản phẩm

+ Quản lý thông tin truyền thông: Kiểm soát tất cả thông tin truyền thông của đội ngũ và các bên liên quan

+ Quản lý mua sắm: Kiểm soát mua sắm

+ Quản lý các bên liên quan: Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan

Hoàn thành dự án:

+ Quản lý tích hợp: Kết thúc tất cả các giai đoạn của dự án

+ Quản lý mua sắm: hoàn tất các gói thầu của dự án

Như vậy chúng ta thấy việc quản trị dự án giúp tổ chức cơ cấu quản trị, tăng cường các hoạt động lập kế hoạch, điều hành thực hiện, kiểm soát, ra quyết định kịp thời để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đặt ra và giúp tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. Theo đó có thể liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án. Liên kết các nhóm thực hiện dự án với khách hàng và các bên liên quan khác. Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên tham gia dự án. Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi. Đàm phán trực tiếp giữa các bên để giải quyết bất đồng. Quản trị dự án có nhiều khó khăn. Những mâu thuẫn do cùng chia nhau nguồn lực của tổ chức; quyền lực và trách nhiệm của nhà quản trị dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ dự án…là những khó khăn mà bạn cần chú ý.