Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án là gì? Nội dung và cách thức

Hiện nay như chúng ta đã biết các dự án trên các lĩnh vực ngày càng nhiều do nhu cầu phat triển và đổi mới của con người tăng lên, theo đó trong quá trình thực hiện dự án không thể không nhắc tới quá trình theo dõi và giám sát các hoạt động dự án để giúp cho dự án có hiệu quả và khả thi hơn trên thực tế có thể thấy hoạt động này là hết sức cần thiết.

1. Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án là gì?

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án trong tiếng Anh được gọi là ” Monitoring and Controlling Project Work”.

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án là quá trình tìm kiếm chứng cứ, phân tích và điều chỉnh quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu của dự án. Theo dõi các hoạt động dự án là một mảng của quản lí dự án.  Theo dõi bao gồm thu thập, đo lường, tổng hợp và báo cáo truyền đạt thông tin về tình hình thực hiện, đánh giá các kết quả thực hiện và dự báo xu thế về tình hình thực hiện dự án trong tương lai để đưa ra những đề xuất cải thiện trong quá trình thực hiện.  Liên tục theo dõi sẽ cho phép đội quản lí dự án luôn có được thông tin cập nhật về hiện trạng dự án và phát hiện ra một lĩnh vực nào đó cần được quan tâm đặc biệt. Giám sát thực hiện dự án bao gồm thực hiện các hoạt động điều chỉnh hoặc phòng ngừa hoặc tiến hành điều chỉnh kế hoạch để khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

2. Nội dung của theo dõi và giám sát các hoạt động dự án:

Như chúng ta đã biết khi thực hiện bất kể một dự án nào cũng đều cần có một kế hoạch theo dõi và đánh giá (giám sát và đánh giá). Đây là một tài liệu cơ bản trình bày chi tiết các mục tiêu của một chương trình, những hoạt động can thiệp được xây dựng nhằm đạt được những mục tiêu đó và mô tả các quy trình để xác định các mục tiêu có đạt được hay không. Tài liệu chỉ cho thấy liệu những kết quả của chương trình có liên quan với mục đích và mục tiêu của chương trình không , nó mô tả những số liệu nào cần được thu thập, cách thu thập và phân tích các số liệu, cách sử dụng những thông tin này, các nguồn lực nào sẽ cần đến và chương trình sẽ giải thích như thế nào cho các bên liên quan. Kế hoạch giám sát và đánh giá nên được thiết lập trong giai đoạn thiết kế chương trình và có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau. Một kế hoạch điển hình bao gồm:

+ Những giả thiết cơ bản từ đó những kết quả của mục tiêu phụ thuộc vào.

+ Mối quan hệ dự kiến giữa các hoạt động, kết quả trung gian và kết quả đầu ra.

+ Vạch rõ các định nghĩa và những phương pháp đo lường cùng với những giá trị cơ sở

+ Lịch trình giám sát.

+ Danh sách nguồn số liệu sẽ được sử dụng.

+ Ước tính chi phí cho các hoạt động giám sát và đánh giá.

+ Danh sách các đối tác để giúp đạt được kết quả mong muốn, và Kế hoạch phổ biến và sử dụng thông tin thu được.

Kế hoạch giám sát và đánh giá:

+ Trình bày cách đo lường những kết quả đạt được và từ đó đưa ra lời giải thích.

+ Ghi chép sự chấp thuận và cung cấp tính minh bạch.

+  Hướng dẫn thực hiện kế hoạch giám sát và đánh giá theo cách có điều hành và chuẩn hóa

+ Bảo lưu các thông tin của cơ quan.

3. Cách thức theo dõi và giám sát các hoạt động dự án:

Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án liên quan đến những hoạt động sau:

– So sánh kết quả thực hiện với kế hoạch

– Đánh giá kết quả thực hiện và phân tích sự chênh lệch thực hiện với kế hoạch để xác định liệu có cần thiết phải đề xuất các biện pháp điều chỉnh hoặc phòng ngừa không

– Xác định rủi ro mới, phân tích, thu thập bằng chứng và theo dõi các rủi rõ hiện có để đảm bảo rằng các rủi ro đã được xác định, tình trạng rủi ro được ghi chép và kế hoạch đối phó rủi ro phù hợp đã được thực hiện

– Duy trì cơ sở dữ liệu chính xác và cập nhật về các sản phẩm đầu ra dự án và các tài liệu dự án liên quan trong xuốt quá trình thực hiện cho đến khi hoàn thành

– Cung cấp thông tin để hỗ trợ cho việc lập các báo cáo về tình hình thực hiện, đo lường và dự báo tình hình thực hiện dự án

– Thu thập thông tin về kết quả thực hiện các giải pháp điều chỉnh dự án

Như vậy chúng ta thấy như trên thì việc theo dõi và giám sát các hoạt động dự án hiện nay là rất cân thiết đối với mỗi dự án để có những kết quả tốt nhất. Bên canh đó việc giám sát dự án phải được thực hiện theo cách thức nhất định như chúng tôi dã nêu trên đây để đảm bảo an toàn,khả thi và hiệu quả nhất.

4. Giám sát, đánh giá các chương trình, dự án đầu tư tại Việt Nam:

Hiện nay như chúng ta đã biết thì các dự án đầu tư ngày càng nhiều, nhu cầu của con người ngày càng tăng lên theo đó pháp luật Việt Nam cũng có điều chỉnh bằng văn bản để có thể thực hiện quản lý nhà nước về nội dung này. Cụ thể theo quy định tại Nghị định số 29/2021/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục thẩm định dự án quan trọng quốc gia và giám sát, đánh giá đầu tư. Theo đó chúng ta có thể thấy một số vấn đề như sau:

Đối với hoạt động giám sát, theo quy định tại Nghị định quy định rõ trách nhiệm, nội dung giám sát, đánh giá đối với chương trình, dự án đầu tư công; dự án PPP và theo đó dự án đầu tư sử dụng vốn nhà nước ngoài đầu tư công; dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn khác; dự án đầu tư ra nước ngoài. Về chương trình đầu tư công, Nghị định quy định chủ chương trình, chủ dự án thành phần thực hiện theo dõi, kiểm tra quá trình đầu tư chương trình đầu tư công theo nội dung và các chỉ tiêu được phê duyệt nhằm bảo đảm mục tiêu và hiệu quả đầu tư.Cơ quan chủ quản, người có thẩm quyền quyết định đầu tư chương trình thực hiện theo dõi, kiểm tra chương trình thuộc phạm vi quản lý. Việc kiểm tra được thực hiện như sau: Kiểm tra ít nhất một lần đối với chương trình có thời gian thực hiện trên 12 tháng, kiểm tra khi điều chỉnh chương trình làm thay đổi địa điểm, mục tiêu, quy mô, tăng tổng mức đầu tư.

Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư công thực hiện theo dõi và tiến hành công tác kiểm tra chương trình thuộc phạm vi quản lý.Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư công, cơ quan chủ quản và người có thẩm quyền quyết định đầu tư chương trình quyết định tổ chức kiểm tra chương trình theo kế hoạch hoặc đột xuất. Đối với dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư (dự án PPP) thì cơ quan ký kết hợp đồng dự án PPP và nhà đầu tư tự tổ chức thực hiện theo dõi, kiểm tra quá trình đầu tư dự án theo nội dung được phê duyệt và hợp đồng dự án.Người có thẩm quyền phê duyệt dự án, cơ quan có thẩm quyền thực hiện theo dõi, kiểm tra dự án thuộc thẩm quyền. Việc kiểm tra được thực hiện như sau: Kiểm tra ít nhất một lần đối với các dự án do mình phê duyệt; kiểm tra khi điều chỉnh dự án làm thay đổi địa điểm, mục tiêu, quy mô, tăng tổng vốn đầu tư.

Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư theo phương thức đối tác công tư, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành thực hiện theo dõi, kiểm tra dự án thuộc phạm vi quản lý. Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư theo phương thức đối tác công tư, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, cơ quan có thẩm quyền và người có thẩm quyền phê duyệt dự án quyết định tổ chức kiểm tra dự án theo kế hoạch hoặc đột xuất. Còn đối với dự án đầu tư sử dụng vốn nhà nước ngoài đầu tư công thì nhà đầu tư, tổ chức kinh tế tự tổ chức thực hiện theo dõi, kiểm tra dự án. Cơ quan đăng ký đầu tư thực hiện theo dõi, kiểm tra dự án trong phạm vi quản lý. Việc kiểm tra được thực hiện ít nhất một lần đối với mỗi dự án để có thể thấy được những điểm được và chưa của dự an.

Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành thực hiện theo dõi, kiểm tra dự án trong phạm vi quản lý. Cơ quan quản lý nhà nước về đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành và cơ quan đăng ký đầu tư quyết định tổ chức kiểm tra dự án theo kế hoạch hoặc đột xuất.