Thu thập yêu cầu trong quản lý phạm vị dự án là gì? Phân loại và kỹ thuật thu thập

23/12/202423/12/2024

23/12/2024

Trong quá trình xác đinh phạm vi dự án sẽ thông qua quá trình thu thập yêu cầu trong quản lý phạm vi dự án, cụ thể quá trình này đóng vai trò để xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể trong dự án nào đó để thực hiện các mục tiêu dự án tốt nhất. Vậy thu thập yêu cầu trong quản lý phạm vị dự án là gì? Phân loại và kỹ thuật thu thập?

Mục lục bài viết

1 1. Thu thập yêu cầu trong quản lí phạm vị dự án là gì?
2 2. Phân loại và kỹ thuật thu thập:
3 3. Quy trình quản lý phạm vi dự án:

1. Thu thập yêu cầu trong quản lí phạm vị dự án là gì?

Thu thập yêu cầu trong tiếng Anh được gọi là Collect requirements.

Khi chúng ta nhắc tới thu thập yêu cầu là quá trình xác định và trình bày nhu cầu của các chủ thể dự án nhằm đáp ứng các mục tiêu dự án với sự thành công của dự án phụ thuộc trực tiếp vào việc thu thập và quản lí các yêu cầu của dự án. Yêu cầu là những nhu cầu và mong đợi của người bảo trợ, khách hàng, các chủ thể dự án khác và bao gồm cả những yêu cầu được lượng hoá cụ thể ví dụ như các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm và những yêu cầu mang tính chất định tính dưới dạng văn bản. Những yêu cầu này phải được xác định, phân tích và tổng hợp ghi chép lại khi dự án bắt đầu được thực hiện và với các yêu cầu sẽ trở thành căn cứ của cấu trúc chia nhỏ công việc.

2. Phân loại và kỹ thuật thu thập:

Phân lợi như sau:

Nhiều công ty phân loại yêu cầu thành yêu cầu đối với dự án và yêu cầu đối với sản phẩm.

+ Yêu cầu dự án bao gồm những yêu cầu của doanh nghiệp, các yêu cầu về quản lí dự án, các yều cầu về chuyển giao kết quả.

+ Các yêu cầu về sản phẩm bao gồm các yêu cầu về kĩ thuật, về độ an toàn, về các tính năng hoạt động.

Kĩ thuật thu thập cụ thể như sau:

Một số kĩ thuật áp dụng để thu thập yêu cầu bao gồm phỏng vấn, thảo luận nhóm, hội thảo, kĩ thuật sáng tạo nhóm, quan sát, phiếu điều tra và mô hình mẫu thử nghiệm và phỏng vấn là một kĩ thuật thu thập thông tin và yêu cầu từ các chủ thể dựa án thông qua hình thức trao đổi trực tiếp với họ. Thông thường phỏng vấn được thực hiện thông qua việc đặt các câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn từ trước và ghi lại câu trả lời và phỏng vấn những cán bộ dự án có kinh nghiệm, khách hàng, các chủ thể dự án và các chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động đó có thể thu thập được rất nhiều thông tin hữu ích về đặc điểm và các tính năng hoạt động của các đầu ra của dự án.

Thảo luận nhóm, hội thảo, các kĩ thuật sáng tạo nhóm là một loạt kĩ thuật tương tác nhóm áp dụng để phát hiện và thu thập ý kiến, yêu cầu của các chủ thể dự án về sản phẩm, dịch vụ hoặc một kết quả dự kiến gì đó với sự tương tác giữa các thành viên tham gia sẽ kích thích nhiều ý tưởng mới nảy sinh giúp cho thu thập được rất nhiều thông tin bổ ích về mong đợi và ý kiến từ các chủ thể dự án. Mô hình mẫu thử nghiệm là một phương pháp thu thập thông tin phản hồi về các yêu cầu của các chủ thể liên quan bằng cách đưa ra một mô hình mẫu ban đầu của sản phẩm dự kiến đó trước khi bắt tay vào tạo ra sản phẩm trong thực tế.

Do mô hình mẫu mô phỏng các đặc điểm và tính năng của sản phẩm dự kiến cho nên cho phép các chủ thể dự án có thể kiểm tra các yêu cầu của mình trên mô hình một cách cụ thể hơn là chỉ thảo luận các yêu cầu một cách trìu tượng và với mô hình mẫu thử nghiệm cũng cho phép liên tục hoàn thiện ý tưởng sản phẩm thông qua một chu trình tương tác liên tục từ đề xuất mô hình ban đầu, trải nghiệm của người sử dụng, thu thập thông tin phản hồi, hoàn thiện mô hình. Khi đã tiến hành qua nhiều vòng và những yêu cầu thu thập được thông qua áp dụng kỹ thuật mô hình mẫu thử nghiệm đã đầy đủ và chính xác có thể sẵn sàng chuyển sang giai đoạn thiết kế hoặc giai đoạn phát triển hệ thống.

Các yêu cầu sẽ được tổng hợp và trình bày một cách hệ thống theo mẫu nhất định tuỳ theo quy định cụ thể của mỗi công ty và tài liệu này sẽ là một căn cứ quan trọng cho việc phát triển các kế hoạch dự án và với các yêu cầu có thể được trình bày một cách đơn giản như liệt kê tất cả các yêu cầu từ mức độ tổng hợp đến chi tiết và phân loại theo từng chủ thể dự án liên quan đến những cách trình bày phức tạp hơn như có phần tóm tắt, các mô tả chi tiết, các phụ lục kèm theo.

Tập tài liệu trình bày yêu cầu có thể bao gồm những thành phần sau:

– Nhu cầu của doanh nghiệp, cơ hội cần nắm bắt, những bất cập trong các hoạt động hiện nay và lí do triển khai dự án

– Mục tiêu của công ty và của dự án

– Các yêu cầu về tính năng hoạt động của sản phẩm, các quá trình thiết kế, chế tạo, kiểm tra và chuyển giao

– Các yêu cầu khác như mức độ phục vụ, kết quả công việc, sự an toàn, tính bảo mật, mức độ đáp ứng các qui định, sự trợ giúp, sự duy trì và đào thải

– Các yêu cầu chất lượng

– Các tiêu chuẩn chấp nhận

– Yêu cầu về đào tạo

– Các giả định và ràng buộc

Theo các yêu cầu đưa ra như trên thì các yêu cầu phải được phân tích, ghi chép và quản lý thống nhất trong suốt quá trình thực hiện dự án hiện nay vơi một vấn đề quan trọng trong quản lý yêu cầu là công ty phải xây dựng bản quy định quản lý các thay đổi dự án một cách chính tắc như đã trình bày ở chương 3, quá trình thiết lập trình tự ưu tiên giữa các yêu cầu, cơ sở dữ liệu ghi chép các yêu cầu gốc ban đầu và các yêu cầu hiện thời bao gồm mã của yêu cầu, bối cảnh xuất hiện yêu cầu, lý do đưa yêu cầu vào, nguồn gốc yêu cầu, mức độ ưu tiên, yêu cầu được điều chỉnh lần thứ bao nhiêu, trạng thái hiện thời của yêu cầu đang có hiệu lực, không còn hiệu lực, chờ phê duyệt, bổ xung, đã phê duyệt và thời gian hoàn thành.

3. Quy trình quản lý phạm vi dự án:

Quản lý phạm vi bao gồm 6 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Tiên hành công việc lập kế hoạch quản lý yêu cầu cụ thể là Plan Scope Management đây được hiểu là quy trình tạo ra kế hoạch quản lý phạm vi dự án trong đó mô tả phạm vi dự án sẽ được định nghĩa như thế nào, làm sao kiểm tra và kiểm soát và theo đó với lợi ích của tài liệu này nhằm cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc quản lý phạm vi trong suốt dự án.

Bước 2: Thu thập yêu cầu tiếng anh là Collect Requirement, đây được biết là quy trình xác định, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan cụ thể project stakeholder với mục đích nhằm đạt được mục tiêu dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp cơ sở cho việc định nghĩa và quản lý phạm vi dự án bao gồm cả phạm vi sản phẩm.

Bước 3: Bước định nghĩa phạm vi này tiếng anh là Define Scope đây là quy trình phát triển mô tả chi tiết của dự án và sản phẩm. Lợi ích của quy trình này là mô tả dự án, dịch vụ hay những giới hạn của kết quả bằng việc định nghĩa những yêu cầu nào là thuộc phạm vi dự án và những yêu cầu nào nằm ngoài phạm vi dự án.

Bước 4: Tạo cấu trúc phân rả công việc cụ thể là Works Breakdown Structure – WBS đây là quy trình chia nhỏ sản phẩm bàn giao và công việc dự án thành những phần có thể quản lý được. Lợi ích của quy trình này là cung cấp một cái nhìn có cấu trúc về những sản phẩm mà dự án sẽ bàn giao.

Bước 5: Chúng ta thực hiện hoạt động kiểm tra phạm vi Validate Scope cụ thể đây là quy trình chính thức chấp thuận các sản phẩn bàn giao đã hoàn thành và vói các lợi ích của quy trình này là mang lại sự khách quan trong việc chấp thuận các sản phẩm bàn giao accepted deliverables và tăng cơ hội cho các sản phẩm cuối cùng được khách hàng chấp thuận thông qua việc chấp thuận tất cả sản phẩm bàn giao trong suốt dự án.

Bước 6: Bước cuối cùng này là việc kiểm soát phạm vi đây là quy trình giám sát trạng thái của dự án và phạm vi sản phẩm, cũng như quản lý các thay đổi so với đường cơ sở phạm vi với các lợi ích của quy trình này là cho phép đường cơ sở phạm vi (scope baseline) được duy trì trong suốt dự án và chống trượt phạm vi.

Như vậy đối với quản lý phạm vi dự án sẽ đem lại một số lợi ích như sau:

Thứ nhất, nó giúp cắt giảm chi phí và thời gian của dự án bằng cách ưu tiên và giảm bớt công việc đột xuất và xác nhận việc bổ sung các yêu cầu công việc bằng cách thực hiện phân tích định lượng về chúng

Thứ hai, nó giúp tránh các yêu cầu thay đổi liên tục, với việc quản lý phạm vi phù hợp, có rất ít khả năng bạn vượt quá ngân sách dự án của mình, bên cạnh đoc thì cũng đảm bảo rằng việc phát triển dự án đang đi đúng hướng và hướng tới mục tiêu đã thống nhất

Thứ ba, giúp các nhà quản lý dự án phân phối công việc đồng đều giữa các thành viên trong nhóm và thúc đẩy sự nhiệt tình của nhóm