Xác định phạm vi trong quản lý phạm vi dự án là gì? Căn cứ và kỹ thuật xác định

23/12/202423/12/2024

23/12/2024

Xác định hạm vi trong quản lí phạm vi dự án là một công việc hết sức quan trọng và có ý nghĩa bởi nó xác định các nội dung liên quan tới dự án để qua đó thực hiện hành công dự án. Hiện nay có các hình thức xác định phạm vi trong quản lí phạm vi dự án khác nhau. Vậy xác định phạm vi trong quản lý phạm vi dự án là gì? Căn cứ và kỹ thuật xác định như thế nào?

Mục lục bài viết

1 1. Xác định phạm vi trong quản lý phạm vi dự án là gì?
2 2. Căn cứ và kỹ thuật xác định phạm vi trong quản lỹ phạm vi dự án:
3 3. Xác định phạm vi dự án:
4 4. Nội dung bản mô tả phạm vi dự án:

1. Xác định phạm vi trong quản lý phạm vi dự án là gì?

Xác định phạm vi trong tiếng Anh được gọi là “Define Scope”.

Xác định phạm vi chúng ta có thể hiểu đây là quá trình phát triển mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm và với các công việc chuẩn bị mô tả chi tiết về dự án rất quan trọng đối với thành công dự án và được xây dựng dựa trên các đầu ra chính của dự án, các giả định và ràng buộc xác định trong giai đoạn bắt đầu dự án. Trong giai đoạn lập kế hoạch chúng ta thấy, phạm vi dự án được xác định và mô tả cụ thể hơn khi có thêm thông tin về dự án và với những rủi ro, giả định và ràng buộc hiện thời được phân tích một cách toàn diện hơn và được bổ xung và điều chỉnh khi cần thiết.

Quản lý phạm vi dự án liên quan đến việc xác định những nội dung đối với công việc mà dự án phải tiến hành và những công việc không thuộc về dự án với phạm vi dự án là các công việc cần phải thực hiện để tạo ra sản phẩm/dịch vụ hoặc một kết quả với những đặc điểm và tính năng hoạt động đã xác định trước. Theo đó với kết quả của dự án cung cấp cho khách hàng có thể là sản phẩm, dịch vụ hoặc một bản báo cáo cụ thể như với một dự án nghiên cứu thị trường mà một công ty tư vấn thực hiện theo một bản hợp đồng với khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nghiên cứu tiến hành để cho ra kết quả nghiên cứu đáp ứng được những yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng nhất định đã được xác định trước trong hợp đồng thoả thuận với khách hàng.

2. Căn cứ và kỹ thuật xác định phạm vi trong quản lỹ phạm vi dự án:

Căn cứ xác định:

Để có thể xác định phạm vi dự án cần căn cứ vào văn kiện dự án theo đó chúng ta căn cứ theo bản mô tả yêu cầu và nguồn tài nguyên của công ty như các chính sách, qui trình và biểu mẫu đối với quản lí phạm vi dự án, tài liệu lưu trữ về các dự án tiến hành trước đây và các bài học kinh nghiệm trong quá khứ.

Kĩ thuật xác định:

Với những kĩ thuật thường được áp dụng để xác định phạm vi dự án là lấy ý kiến đánh giá của chuyên gia, tiến hành phân tích sản phẩm, và tổ chức hội thảo chuyên đề và với các ý kiến đánh giá của chuyên gia được áp dụng cho từng vấn đề kĩ thuật chi tiết và kèm theo các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau, ví dụ như có thể từ các bộ phận chức năng trong công ty, chuyên gia tư vấn, khách hàng, các hiệp hội nghề nghiệp, các tổ chức chuyên ngành.

Đối với dự án mà các đầu ra là sản phẩm thì phân tích sản phẩm là một công cụ rất hữu hiệu với mỗi lĩnh vực ứng dụng đều đã phát triển ra nhiều phương pháp đã được kiểm chứng để chuyển các mô tả khái quát về sản phẩm thành các đầu ra cụ thể. Theo đó vấn đề phân tích sản phẩm bao gồm tháo rỡ sản phẩm, phân tích hệ thống, phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, thiết kế các thuộc tính hữu dụng của sản phẩm và phân tích các thuộc tính hữu dụng của sản phẩm và có các kết quả của việc xác định phạm vi dự án là bản mô tả phạm vi dự án trong đó mô tả chi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra.

3. Xác định phạm vi dự án:

Xác định phạm vi có nghĩa là quá trình phát triển mô tả chi tiết về dự án và sản phẩm và với các ông việc chuẩn bị mô tả chi tiết về dự án rất quan trọng đối với thành công dự án và được xây dựng dựa trên các đầu ra chính của dự án, các giả định và ràng buộc xác định trong giai đoạn bắt đầu dự án. Trong giai đoạn lập kế hoạch thì vai trò của xác định phạm vi dự án rất quan trọng và nó được xác định và mô tả cụ thể hơn khi có thêm thông tin về dự án với những rủi ro, giả định và ràng buộc hiện thời được phân tích một cách toàn diện hơn và được bổ xung và điều chỉnh khi cần thiết.

Xác định phạm vi dự án cần căn cứ vào văn kiện dự án, bản mô tả yêu cầu và nguồn tài nguyên của công ty như các chính sách, quy trình và biểu mẫu đối với quản lý phạm vi dự án, tài liệu lưu trữ về các dự án tiến hành trước đây và các bài học kinh nghiệm trong quá khứ. Như đã đề cập ở chương 3 văn kiện dự án mô tả một cách khái quát các đặc tính của dự án và sản phẩm và nếu đơn vị thực hiện dự án không áp dụng văn kiện dự án ví dụ nhà thầu thì có thể sử dụng tài liệu tương đương (ví dụ hợp đồng) làm cơ sở để phát triển chi tiết phạm vi công việc.

Hiện nay chúng ta thấy các kỹ thuật thường được áp dụng để xác định phạm vi dự án cụ thể đó là các kĩ thuật để lấy ý kiến đánh giá của chuyên gia, tiến hành phân tích sản phẩm, và tổ chức hội thảo chuyên đề và với các ý kiến đánh giá của chuyên gia được áp dụng cho từng vấn đề kỹ thuật chi tiết và các chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau, ví dụ như có thể từ các bộ phận chức năng trong công ty, chuyên gia tư vấn, khách hàng, các hiệp hội nghề nghiệp, các tổ chức chuyên ngành. Đối với dự án mà các đầu ra là sản phẩm thì phân tích sản phẩm là một công cụ rất hữu hiệu. Mỗi lĩnh vực ứng dụng đều đã phát triển ra nhiều phương pháp đã được kiểm chứng để chuyển các mô tả khái quát về sản phẩm thành các đầu ra cụ thể.

Kết quả của việc xác định phạm vi dự án là bản mô tả phạm vi dự án trong đó mô tả chi tiết các đầu ra của dự án và các công việc tiến hành để tạo ra các đầu ra và với bản mô tả phạm vi dự án tạo ra sự hiểu biết thống nhất giữa tất cả các chủ thể dự án và cũng có thể chỉ rõ cả những nội dung gì không thuộc phạm vi dự án để giúp cho việc quản lý mong đợi của các chủ thể dự án. Bản mô tả phạm vi dự án cho phép nhóm dự án tiến hành lập kế hoạch chi tiết trong quá trình thực hiện, cung cấp cơ sở để đánh giá liệu các yêu cầu thay đổi dự án hoặc khối lượng công việc bổ xung có nằm trong phạm vi dự án hay không.

4. Nội dung bản mô tả phạm vi dự án:

+ Mô tả phạm vi sản phẩm và mô tả chi tiết các đặc điểm, tính chất của sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc kết quả công việc

+ Các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm và xác định rõ quá trình và tiêu chuẩn chấp thuận sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cuối cùng

+ Các đầu ra của dự án và các đầu ra bao gồm cả sản phẩm/dịch vụ và các kết quả bổ trợ khác như các tài liệu và các báo cáo quản lý dự án

+ Những phần việc không thuộc dự án và xác định những nội dung công việc không thuộc dự án. Mô tả rõ những gì không thuộc phạm vi dự án nhằm giúp quản lý mong đợi của khách hàng. Ví dụ trong một dự án chung cư cao tầng, mô tả về đầu ra của dự án có ghi căn hộ bàn giao cho khách hàng gồm có một cửa ra vào, hai cửa sổ, các trang thiết bị lắp đặt bao gồm la bô phòng tắm v.v. các đầu chờ bình nóng lạnh, đầu chờ máy giặt nhưng không bao gồm bình nóng lanh và máy giặt.

+ Các ràng buộc của dự án và liệt kê và mô tả các ràng buộc của dự án ví dụ ngân sách dự án, thời gian hoàn thành dự án hoặc tiến độ hoàn thành các hạng mục công việc chính. Nếu dự án làm theo hợp đồng với khách hàng thì các điều khoản hợp đồng chính là các ràng buộc của dự án.

+ Các giả định dự án và liệt kê các giả định và ảnh hưởng của giả định đến dự án trong trường hợp giả định được chứng tỏ không đúng (rủi ro). Trong quá trình lập kế hoạch nhóm dự án phải thường xuyên xác định, ghi chép và kiểm chứng giả định.