Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là gì? Cách thực hiện

Hạn chế những tác nhân gây xao nhãng

Với giải pháp này trong khoảng 8 tiếng để làm việc nhưng không phải ai cũng tập trung 100% cao độ trong suốt 8 tiếng này. Chu trình làm việc của chúng ta thường bị xao nhãng bởi nhiều yếu tố khác, đặc biệt là trong môi trường Internet và tập thể vì thế nên hãy cố gắng hạn chế hay thậm chí là loại bỏ những xao nhãng này trong phạm vi làm việc của bạn để tập trung vào những công việc chính. Cố gắng đặt smartphone ở vị trí cách xa bạn và chỉ thật sự cầm đến nó khi cần thiết. Bên cạnh đó chúng ta chỉ nên trả lời email trong một khung thời gian nhất định và không nhận những cuộc điện thoại kém quan trọng trong suốt quá trình làm việc.

Tập trung vào những kỹ năng tốt nhất

Chúng tôi thấy rằng với giải pháp này thì bạn không thể nào cáng đáng hoặc ôm đồm hết tất cả mọi việc từ khâu quản lí đến khâu thực hành và giải pháp ở đây là bạn hãy chọn ra những việc quan trọng hoặc giúp ích cho việc phát triển kỹ năng của mình nhất để thực hiện. Đối với những việc bên lề hoặc các dự án nhỏ, hãy thử đặt niềm tin và giao nhiệm vụ dài này cho cấp dưới hoặc những cộng sự bạn tin tưởng và với việc phân chia nhiệm vụ sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn vào công việc mà bạn giỏi để lèo lái con thuyền của mình đi xa hơn bao giờ hết.

Tìm ra thời điểm năng suất làm việc cao nhất

Như chúng ta thấy trên thực tế có mọt số người có thể làm việc tốt vào buổi sáng sớm, nhưng cũng có những người chỉ hoạt động hiệu quả khi trăng đã lên cao theo đó nên hãy cố gắng chọn ra một thời điểm trong ngày đồng hồ sinh học của bạn thích nghi tốt nhất cho công việc. Theo đó vào khoảng thời gian tập trung chúng ta hãy tập thói quen bắt tay vào làm những việc trọng yếu nhất. Bạn sẽ bất ngờ khi thấy khối lượng công việc được giải quyết nhanh chóng trong khoảng thời gian đó và chẳng hạn, nếu bạn cảm thấy mình xử lí công việc ổn nhất vào buổi sáng. Nếu vậy việc chúng ta cần là đặt đồng hồ để thức dậy thật sớm, chạy bộ hoặc vận động nhẹ, sau đó bắt tay vào giải quyết ngay những việc tồn đọng đặc biệt khẩn cấp và bằng cách này, bạn sẽ cảm thấy thời gian trôi qua nhanh hơn và khối lượng công việc trong ngày cũng sẽ nhẹ nhàng hơn hẳn.

Giới hạn khung giờ làm việc của bản thân

Theo đó giai pháp này chúng ta hay cố gắng làm nốt những công việc còn tồn đọng lại trong ngày và có thể là sẵn sàng ngồi lại công ty đến tận 9 hay 10 giờ đêm chỉ để hoàn thành cho xong việc nhưng chúng ta lại không biết rằng việc ngồi hàng giờ đồng hồ liên tục như thế sẽ khiến thể chất cũng như tinh thần của bạn trở nên kiệt sức và năng suất làm việc theo đó giảm đi. Như vậy thì tất nhiên về hậu quả là vào hôm sau chúng ta sẽ đến công ty trong trạng thái mệt mỏi khiến năng suất làm việc tụt xuống chỉ còn khoảng 50%. Do đó, làm việc quá giờ không phải lúc nào cũng đem lại hiệu quả như bạn mong muốn.  Nếu có những trường hợp khẩn cấp không thì Chúng ta hãy cố gắng tập thói quen giới hạn khung giờ của mình để làm việc hiêu quả hơn, chẳng hạn như từ 8h sáng đến 5h chiều chúng ta hãy đến công ty đúng giờ quy định hoặc sớm hơn nếu bạn muốn, và tắt máy tính, điện thoại khi đến giờ ra về và hơn nữa khi cơ thể biết ngày làm việc của bạn đã bị giới hạn trong một số giờ nhất định, cả tinh thần lẫn thể chất không còn chủ quan trì hoãn mà sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành công việc tốt hơn khi có áp lực thời gian đặt ra.

Quản lý Email một cách thông minh

Như vậy thông qua giải pháp này chúng ta thấy thực tế, có thể chúng ta sẽ không nhận ra, nhưng dường như việc trả lời và soạn thảo email lại đang ngốn gần hết thời gian làm việc hiệu quả của bạn theod đó nên hãy vạch ra những khoảng thời gian cụ thể để trả lời email cố định, đồng thời thông báo cho mọi người về lịch làm việc của bạn để họ biết khi nào bạn sẽ có thời gian để phản hồi email.