Khi doanh nghiệp nào đó tiến hành một dự án cụ thể họ rất quan tâm tới chi phí dự án vì nó là một trong các yếu tố để có thể quyết định sự thành công. Đối với một dự án có rất nhiều yếu tố cần thiết và quản lý được chi phí dự án chính là yêu yếu quan trọng trong dự án.
Mục lục bài viết
1. Quản lý chi phí dự án là gì?
Quản lí chi phí dự án trong tiếng Anh được gọi là “Project Cost Management”.
Khi nhắc tới việc quản lý dự án chúng ta hiểu là một quy trình xuyên suốt từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát cho đến kết thúc dự án bằng cách đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu cụ thể, với những mốc thời gian rõ ràng còn chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để kết thúc một giao dịch kinh doanh hoặc một dự án công việc. Hiện nay có 2 loại chi phí dự án đó là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp và khi nhắc tới việc quản lí chi phí dự án chúng ta hiểu đây là quá trình ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo dự án có thể hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép.
2. Nội dung và các loại chi phí dự án:
Quản lí chi phí dự án bao gồm những nội dung cụ thể như sau:
– Ước tính chi phí đây hiểu là quá trình dự báo và ước tính nguồn lực tài chính để thực hiện các hoạt động của dự án
– Lập kế hoạch ngân sách dự án đây là quá trình tổng hợp chi phí ước tính thực hiện các hoạt động dự án để xây dựng kế hoạch ngân sách dự án
– Kiểm soát chi phí đây được xem như là quá trình theo dõi tình hình thực hiện dự án về mặt chi phí để cập nhật kế hoạch ngân sách dự án và quản lí những thay đổi trong kế hoạch ngân sách dự án Chi phí dự án là chi phí của các nguồn lực được sử dụng để thực hiện các hoạt động dự án. Chi phí dự án bao gồm:
2.1. Các chi phí dự án trực tiếp thực hiện các hoạt động dự án:
– Chi phí về nhân công
– Nguyên liệu
– Nhiên liệu
– Máy móc
2.2. Các chi phí dự án gián tiếp:
– Chi phí lương
– Tiền thuê
– Điện nước
– Máy móc thiết bị đặc chủng (ví dụ máy móc thiết bị đo lường kiểm tra chất lượng)
2.3. Các chi phí quản lí và điều hành chung của công ty phân bổ cho dự án:
– Các chi phí dự án trực tiếp
Đây là các chi phí phân bổ trực tiếp cho một hoạt động cụ thể là gói công việc, theo đó các chi phí trực tiếp có thể nằm dưới sự kiểm soát của nhà quản lí dự án, nhóm dự án và cá nhân thực hiện một công việc cụ thể. Các chi phí này là các khoản tiền chi trả thực tế trong quá trình thực hiện dự án và được tách ra khỏi chi phí gián tiếp. Chi phí tổng hợp lên từ các gói công việc thường chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp.
– Các chi phí dự án gián tiếp
Các chi phí dự án gián tiếp là các chi phí liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực của công ty cho thực hiện dự án và các chi phí dự án gián tiếp thường gắn với các đầu ra của dự án như lương của nhà quản lí dự án, tiền thuê văn phòng cho dự án. Các chi phí này thường được ước tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của các chi phí dự án trực tiếp, ví dụ 20 % của chi phí nhân công trực tiếp , hoặc 50% của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
– Chi phí điều hành và quản lí chung của công ty phân bổ cho dự án
Đây là các chi phí của công ty không liên quan trực tiếp đến một dự án cụ thể và ví dụ các chi phí của công ty trải cho nhiều sản phẩm và dự án như các chi phí về marketing quảng cáo, chi phí kế toán và hệ thống thông tin, chi phí tiền lương của đội ngũ lãnh đạo công ty. Các khoản chi phí này được phân bổ cho dự án tuỳ theo loại hình dự án và rất khác nhau giữa các công ty.
Ví dụ, một dự án thực hiện theo hợp đồng với khách hàng thì công ty sẽ phân bổ các chi phí quản lí chung của công ty và cộng thêm phần lợi nhuận dự kiến tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chi phí dự án trực tiếp để hình thành nên mức giá tính cho khách hàng.
Quản lí chi phí dự án thường quan tâm chủ yếu đến quản lí các chi phí dự án trực tiếp vì các chi phí này gắn liền với việc thực hiện các hoạt động dự án. Các chi phí dự án trực tiếp này phụ thuộc chặt chẽ vào chất lượng thực hiện các hoạt động và thuộc phạm vi kiểm soát của nhóm dự án.
3. Để quản lý chi phí dự án hiệu quả bạn cần phải làm gì?
Thứ nhất, sử dụng phần mềm để quản lý chi phí dự án và hạn chế thất thoát chi phí:
Sử dụng phần mềm quản lý dự án bên cạnh mục đích cải thiện hiệu quả quản lý, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch về cả thời gian, nguồn lực và ngân sách thì phần mềm còn giảm tải gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý mang đến bức tranh tổng thể về chuyển động dòng tiền ra vào doanh nghiệp trên một nền tảng chung trực tuyến. Phần mềm quản lý chi phí dự án sẽ quản lý, lưu vết, lưu trữ phiếu thu chi tính cả những khoản chi tiêu nội bộ nhỏ nhất, cập nhật tức thời biến động dòng tiền, hiện trạng kinh phí cho từng dự án theo thời gian thực để điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý, tối ưu ngân sách. Phần mềm FastWork Project cho phép nhà quản lý tạo nhanh các phiếu thu, phiếu chi trên từng dự án. Bên cạnh đó là xuất danh sách phiếu thu chi, theo dõi nhanh ngân sách, tổng thu/chi từng dự án hoặc nhiều dự án.
Thứ hai, quản lý nguồn ngân sách và quy mô dự án của bạn xác định chi phí quản lý dự án và chi phí cho phần mềm quản lý dự án của bạn và tất cả các quyết định liên quan đến dự án của bạn nên được điều chỉnh bởi ngân sách dự án ước tính của chúng ta. Truong hợp với tổng chi phí dự án của bạn không vượt quá ngân sách, bạn có thể kết luận rằng việc quản lý chi phí dự án của bạn đã thành công.
Thứ ba, hiện nay chúng ta thấy có 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án chính cụ thể như:
+ Tăng dần nếu theo hướng này chúng ta nên thực hiện theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ của mình trong một dự án và hiểu được thời gian thực tế mà bạn sẽ cần để hoàn thành các nhiệm vụ đã nói trong tương lai.
+ Dựa trên hoạt động chúng ta cần phải thực hiện tính toán doanh thu lý tưởng của mình, xem xét có bao nhiêu dự án và mức giá bạn cần thực hiện trong năm để đạt được doanh thu nói trên và xác định ngân sách của từng dự án riêng lẻ.
+ Đề xuất giá trị chúng ta cần thêm các mục vào ngân sách của mình dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho dự án của bạn.
+ Dựa trên số không theo hướng này với kỹ thuật quản lý ngân sách này tương tự như đề xuất giá trị và sự khác biệt là hạng mục đó phải hợp lý và được chứng minh hữu ích cho mỗi giai đoạn kinh doanh mới, chứ không chỉ cho một dự án.
Theo đó, để đảm bảo bạn dự án triển khai theo đúng ngân sách cho phép chúng ta cần:
Quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên: phân công công việc chính xác đảm bảo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất trong quỹ thời gian của họ và sử dụng phần mềm công nghệ và ngoài công cụ quản lý dự án, bạn nên ứng dụng các phần mềm công nghệ giúp tự động hóa công việc theo cách tiết kiệm chi phí.
Bên cạnh đó để công việc thuê ngoài và nên thuê một chuyên gia có uy tín từ bên ngoài công ty để xử lý một phần công việc của bạn với công việc liên quan đến kinh doanh hoặc dự án cụ thể sẽ giúp bạn cắt giảm chi phí và cắt giảm chi phí chung của chúng ta và bảo hiểm là một khoản chi phí không thể thương lượng, nhưng có một số chi phí bạn có thể làm việc mà không thực sự cần đến.
Ví dụ cụ thể như với một văn phòng phong cách ở trung tâm thành phố nhưng ít hơn các tiện nghi hữu ích thì chúng ta nên tập trung cắt giảm những thứ không cần thiết để tận dụng tối đa ngân sách của mình. Chúng ta không có thể thấy được tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án theo đó nếu chúng ta muốn quản lý chi phí để tuân thủ ngân sách dự án đã đề ra, về cơ bản bạn đang để ngân sách đã định chi phối các quyết định của mình. Nếu bạn không đặt mục tiêu quản lý chi phí dự án, chúng có thể sẽ nằm ngoài tầm kiểm soát và toàn bộ dự án của bạn có thể sẽ đổ vỡ do gặp vấn đề trong các thức quản lý.
