Đối với một doanh nghiệp khi họ tiến hành đầu tư kinh doanh thì nhân lực là yếu tố họ rất quan tâm, ngày nay công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ thì nhu cầu quản lý nhân lực bằng công nghệ đã thúc đẩy phát triển hơn nữa. Vậy hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược là gì? Đặc điểm và vai trò?
Mục lục bài viết
1. Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược là gì?
Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược trong tiếng Anh được gọi là “Strategic HRIS hay Strategic Human Resource Information Systems”.
Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào hai hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…). Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược hay còn gọi là hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược là hệ thống xác định các thông tin có tầm chiến lược về nhân lực cụ thể về số lượng và chất lượng người lao động, về các vấn đề đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng nhân lực trong dài hạn để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.Thông tin đầu vào của hệ thống thông tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực là những kế hoạch chiến lược trung hạn và dài hạn như kế hoạch mở rộng thị trường, xây dựng các nhà máy, mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc đưa một sản phẩm mới vào sản xuất kinh doanh… Thuật ngữ liên quan như đối với hệ thống thông tin quản trị nhân lực là hệ thống cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên.
2. Đặc điểm của hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược:
Hệ thống thông tin quản trị nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ… mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác. Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin quản trị nhân lực là:
+ Tuyển chọn người lao động.
+ Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức.
+ Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.
+ Đào tạo và phát triển người lao động.
+ Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.
+ Phân tích và thiết kế công việc.
+ Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu
+ Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.
Hệ thống thông tin quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin Marketing.
3. Vai trò của hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược:
Thông tin về số lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có. hệ thống thông tin này sẽ dự báo nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của tổ chức được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, bao gồm dự báo đặc điểm, số lượng và chi phí cho nguồn nhân lực.
Để tiến hành dự báo được các nhu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạt các câu hỏi về kế hoạch hóa sau:
– Nguồn nhân lực của tổ chức phải như thế nào mới phù hợp với kế hoạch chiến lược? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược đề ra là gì?
– Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra cần số lượng nhân lực với những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu? Cần bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc?
– Nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào? Đã đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược?
– Còn những nguồn nhân lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến lược?
Việc xác định số lượng và chất lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược gọi là quá trình dự báo cầu nhân lực, còn việc xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngoài tổ chức gọi là dự báo cung nhân lực.
4. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực được xem là cánh tay đắc lực trong quản trị nhân sự:
Hiện nay cùng với sự phat triển kinh té thì đương nhiên nhu cầu về quản lý các nguồn thông tin của doanh nghiệp cung tăng lên, Các tổ chức trên thế giới ngày càng sử dụng phổ biến hệ thống thông tin nguồn nhân lực tiếng anh là Human Resource Information System – HRIS vi tính hóa để thực hiện hồ sơ nhân sự. HRIS là hệ thống được thiết kế để cung cấp thông tin về nguồn nhân lực. Hệ thống này hỗ trợ tích cực trong quản trị nguồn nhân lực, từ xử lý bảng lương cho đến duy trì hồ sơ. Với phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu máy tính, các tổ chức có thể duy trì hồ sơ và thông tin tốt hơn, cũng như dễ dàng truy xuất hơn. Nội dung thông tin trong HRIS bao gồm hệ thống thông tin theo cấp quản trị. Ở cấp chiến lược là thông tin về kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Cấp chiến thuật bao gồm thông tin về phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản trị lương, thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Cấp tác nghiệp thì cần tập hợp thông tin về quản trị người lao động và vị trí làm vịêc, tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc, đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người để báo cáo lên cấp trên.
Như vậy chúng ta có thể thấy, HRIS phục vụ hai mục đích chính trong tổ chức. Mục đích thứ nhất là cải thiện hiệu suất điều hành và tác nghiệp, hiệu suất tổng hợp dữ liệu nhân viên và hoạt động của nguồn nhân lực. Khi sử dụng dữ liệu đầu vào trực tuyến, sẽ chỉ cần lưu trữ ít bảng biểu hơn và ít hồ sơ thủ công hơn.Phần lớn việc tái cấu trúc hoạt động của nguồn nhân lực tập trung vào việc xác định dòng dữ liệu và cách thức truy xuất hiệu quả dữ liệu này để sử dụng. Dòng công việc, sự tự động hóa một số hoạt động của nguồn nhân lực và hồ sơ nguồn nhân lực là nội dung then chốt để cải thiện nguồn nhân lực.
Đối với hoạt động của hệ thống HRIS hiện nay ta thấy nó đem lại nhiều lợi ích vì có nhiều công dụng trong tổ chức, công dụng cơ bản nhất là tự động hóa việc chi trả tiền lương và phúc lợi. Vì vậy một số chức năng về trả lương được chuyển từ phòng kế toán sang phòng quản trị nguồn nhân lực. Mặt khác, thay vì thực hiện thủ công việc phân tích tần suất nghỉ việc trong bộ phận, thời gian làm việc, nền tảng giáo dục, một chuyên viên có thể nhanh chóng thực hiện một báo cáo như vậy bằng cách sử dụng HRIS và các chức năng phân loại và phân tích. Mục đích thứ hai của HRIS có tính chiến lược hơn. Các dữ liệu sẽ giúp việc hoạch định nguồn nhân lực và ra quyết định quản trị trên cơ sở thông tin, tốt hơn là chỉ dựa trên nhận thức và trực giác quản trị. HRIS cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định quản trị, phục vụ quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguôn nhân lực, bồi dưỡng nguồn nhân lực. HRIS cũng giúp nắm rõ sự biến động của nguồn nhân lực và tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở ra quyết định đề bạt, bổ nhiệm.
