Chênh lệch ngân sách là gì? Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch ngân sách? Ý nghĩa của việc chênh lệch ngân sách?
Trong lĩnh vực tài chính nói riêng và các ngành nghề khác có liên quan đến nguôn ngân sách thì việc dự đoán chính xác ngân sách là điều không thể. Ngay cả những nhà dự báo tài chính dày dạn kinh nghiệm nhất cũng không thể dự đoán chi phí và doanh thu trong tương lai với độ chính xác 100%. Khi các kỳ vọng khác với thực tế trong kế toán, nó được gọi là chênh lệch ngân sách.
Mục lục bài viết
1. Chênh lệch ngân sách là gì?
Chênh lệch ngân sách là một thước đo định kỳ được sử dụng bởi các chính phủ, tập đoàn hoặc cá nhân để xác định sự khác biệt giữa số liệu ngân sách và thực tế cho một danh mục kế toán cụ thể. Chênh lệch ngân sách thuận lợi đề cập đến các chênh lệch tích cực hoặc lợi nhuận; chênh lệch ngân sách không thuận lợi mô tả chênh lệch âm, cho biết tổn thất hoặc thiếu hụt. Sự chênh lệch ngân sách xảy ra bởi vì người dự báo không thể dự đoán chi phí và doanh thu trong tương lai với độ chính xác hoàn toàn.
Sự chênh lệch ngân sách có thể xảy ra trên diện rộng do các yếu tố được kiểm soát hoặc không kiểm soát được. Ví dụ, ngân sách được hoạch định kém và chi phí lao động là những yếu tố có thể kiểm soát được. Các yếu tố không thể kiểm soát được thường là bên ngoài và phát sinh từ các sự kiện bên ngoài công ty, chẳng hạn như thiên tai.
Chênh lệch ngân sách là một thuật ngữ kế toán mô tả các trường hợp trong đó chi phí thực tế cao hơn hoặc thấp hơn chi phí tiêu chuẩn hoặc chi phí dự kiến. Một chênh lệch ngân sách không thuận lợi hoặc tiêu cực là dấu hiệu của sự thiếu hụt ngân sách, có thể xảy ra do doanh thu bị hụt hoặc chi phí tăng cao hơn dự kiến. Sự khác biệt có thể xảy ra vì các lý do bên trong hoặc bên ngoài và bao gồm lỗi của con người, kỳ vọng kém, và điều kiện kinh doanh hoặc kinh tế thay đổi.
Ngân sách linh hoạt cho phép thực hiện các thay đổi và cập nhật khi các giả định được sử dụng để lập ngân sách bị thay đổi. Tuy nhiên, ngân sách tĩnh vẫn giữ nguyên, ngay cả khi các giả định thay đổi. Do đó, ngân sách linh hoạt cho phép khả năng thích ứng cao hơn với các hoàn cảnh thay đổi và sẽ dẫn đến ít chênh lệch ngân sách hơn, cả tích cực và tiêu cực. Ví dụ, giả sử sản xuất cắt giảm, chi phí biến đổi cũng sẽ thấp hơn. Theo ngân sách linh hoạt, điều này được phản ánh và kết quả có thể được đánh giá ở mức sản xuất thấp hơn này. Trong một ngân sách cố định, mức sản xuất ban đầu vẫn giữ nguyên và kết quả là chênh lệch không tiết lộ. Điều đáng chú ý là hầu hết các công ty sử dụng ngân sách linh hoạt vì lý do này.
Cho dù tích cực hay tiêu cực, điều quan trọng là phải sửa các biến động ngân sách khi chúng bật lên. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là các chênh lệch thuộc hai loại:
Các chênh lệch có thể kiểm soát được có thể dễ dàng sửa chữa, vì các giải thích về chênh lệch ngân sách thường có thể bị sai sót trong toán học đơn giản hoặc chi phí tăng cao.
Các chi phí tùy ý có thể được loại bỏ hoặc giảm bớt để giữ cho ngân sách phù hợp với dự đoán ban đầu.
Mặt khác, các chênh lệch ngân sách không thể kiểm soát được sẽ khó sửa hơn. Những thay đổi này thường do thị trường thay đổi hoặc do khách hàng chưa đáp ứng được kỳ vọng. Những điều này sẽ được phân tích sâu hơn để đưa ra ngân sách tiếp theo phù hợp với thực tế.
Như bạn có thể thấy, khi xem xét cách thức có thể sửa chữa các chênh lệch, thì hành động tốt nhất sẽ phụ thuộc vào nguyên nhân gốc rễ của chênh lệch. Các chênh lệch có thể kiểm soát thường có thể được sửa chữa bằng một số điều chỉnh đối với chi phí hoặc mục hàng, trong khi các nguyên nhân không kiểm soát được có thể nằm ngoài tầm tay của bạn. Một cách cuối cùng để ngăn chặn sự chênh lệch ngân sách là sử dụng mô hình ngân sách linh hoạt. Điều này cho phép bạn thay đổi hoặc cập nhật ngân sách của mình nếu cần, điều chỉnh cả chênh lệch tích cực và tiêu cực khi bạn tiếp tục.
2. Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch ngân sách:
Trong khi các doanh nghiệp xem xét nhiều yếu tố để tạo ra một dự báo tài chính hoặc ngân sách chính xác, có nhiều điều có thể xảy ra sai lầm. Dưới đây là một số nguyên nhân chính gây ra chênh lệch ngân sách:
Thay đổi điều kiện kinh tế: Bất kỳ thay đổi nào đối với các điều kiện kinh doanh thông thường tại thời điểm tạo ngân sách đều có thể gây ra sự khác biệt. Ví dụ, một đối thủ cạnh tranh mới có thể tham gia vào thị trường hoặc chi phí nguyên vật liệu thô có thể tăng lên do thiếu hụt. Những thay đổi chính trị và quy định của chính phủ cũng có thể dẫn đến sự khác biệt.
Sai sót kế toán: Sai sót đơn giản của con người cũng là một trong những nguyên nhân chính gây ra chênh lệch ngân sách. Ví dụ: lỗi toán học hoặc dựa vào dữ liệu lỗi thời có thể dẫn đến các vấn đề về ngân sách.
Kỳ vọng không chính xác: Khi nhóm quản lý đưa ra ngân sách, họ sẽ sử dụng những kỳ vọng nhất định bao gồm cả ước tính và giả định. Nếu những điều này cao hơn hoặc thấp hơn, có thể xảy ra sự khác biệt.
Gian lận nhân viên: Điều này không phổ biến như một số giải thích về chênh lệch ngân sách khác, nhưng gian lận rất tiếc vẫn xảy ra. Điều quan trọng là phải xây dựng các kiểm tra vào hệ thống ngân sách của bạn để giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
Thay đổi đối với hoạt động: Bất kỳ thay đổi nào trong hệ thống hoạt động của bạn đều có thể dẫn đến chênh lệch ngân sách dương hoặc âm. Có lẽ bạn mua máy móc mới giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn, hoặc việc luân chuyển nhân viên giúp cải thiện sản lượng. Thay đổi các điều kiện kinh doanh, bao gồm cả những thay đổi trong nền kinh tế tổng thể hoặc thương mại toàn cầu, có thể gây ra chênh lệch ngân sách. Có thể có sự gia tăng chi phí nguyên vật liệu hoặc một đối thủ cạnh tranh mới có thể đã tham gia thị trường để tạo ra áp lực về giá cả. Những thay đổi về chính trị và quy định không được dự báo chính xác cũng được đưa vào danh mục này.
Người tạo ngân sách có thể xảy ra sai sót khi lập ngân sách. Có một số lý do cho điều này, bao gồm toán học bị lỗi, sử dụng các giả định sai hoặc dựa vào dữ liệu cũ hoặc không hợp lệ.
Sự khác biệt về ngân sách cũng sẽ xảy ra khi đội ngũ quản lý vượt quá hoặc thực hiện dưới mức mong đợi. Các kỳ vọng luôn dựa trên các ước tính và các dự án cũng dựa trên các giá trị của các yếu tố đầu vào và giả định được xây dựng trong ngân sách. Do đó, các chênh lệch phổ biến hơn những gì mà các nhà quản lý công ty mong muốn.
3. Ý nghĩa của việc chênh lệch ngân sách:
Khi chi phí thực tế của dự án cao hơn hoặc thấp hơn chi phí dự đoán của nó, điều này được gọi là chênh lệch ngân sách. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong kế toán cho các cá nhân và tập đoàn nhưng cũng có thể áp dụng cho các tổ chức và chính phủ khác. Có nhiều yếu tố tác động đến ngân sách dự kiến, từ chi phí lao động ngoài kế hoạch cho đến thiên tai bất ngờ.
Chênh lệch phải được chỉ ra một cách thích hợp là “thuận lợi” hoặc “không thuận lợi”. Chênh lệch có lợi là chênh lệch trong đó doanh thu đến cao hơn dự toán hoặc khi chi phí thấp hơn dự đoán. Kết quả có thể là thu nhập lớn hơn dự báo ban đầu. Ngược lại, một chênh lệch bất lợi xảy ra khi doanh thu không đạt so với dự toán hoặc chi phí cao hơn dự đoán. Theo kết quả của chênh lệch, thu nhập ròng có thể thấp hơn mức ban đầu mà ban giám đốc mong đợi.
Nếu các chênh lệch được coi là trọng yếu, chúng sẽ được điều tra để xác định nguyên nhân. Sau đó, ban quản lý sẽ được giao nhiệm vụ để xem liệu nó có thể khắc phục tình hình hay không. Định nghĩa của vật liệu là chủ quan và khác nhau tùy thuộc vào công ty và quy mô tương đối của phương sai. Tuy nhiên, nếu một chênh lệch trọng yếu vẫn tồn tại trong một thời gian dài, ban giám đốc có thể cần phải đánh giá quá trình lập ngân sách của mình.
Ví dụ, giả sử rằng doanh số bán hàng của một công ty được lập ngân sách là 250.000 đô la cho quý đầu tiên của năm. Tuy nhiên, công ty chỉ tạo ra doanh số 200.000 đô la vì nhu cầu của người tiêu dùng giảm. Chênh lệch bất lợi sẽ là $ 50.000, hay 20%. Tương tự, nếu chi phí dự kiến là 200.000 đô la trong kỳ nhưng thực tế là 250.000 đô la, thì sẽ có một chênh lệch bất lợi là 50.000 đô la, hay 25%.
Trên đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về chênh lệch ngân sách là gì? Nguyên nhân dẫn đến chênh lệch ngân sách và Ý nghĩa theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật về nội dung của chênh lệch ngân sách khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!
