Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án là gì? Thông tin đầu vào và ngân sách dự toán

Ngân sách là một công cụ để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các hoạt động nhằm sử dụng tối ưu các nguồn lực khan hiếm trong một doanh nghiệp. Nó giải thích các mục tiêu của công ty và quá trình hành động mà công ty sẽ chọn để đạt được các mục tiêu của mình một cách chi tiết. Do đó, việc lập kế hoạch ngân sách dự án có vai trò vô cùng quan trọng.

1. Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án là gì?

– Lập ngân sách là việc thực hiện một cách chiến thuật của một kế hoạch kinh doanh. Để đạt được các mục tiêu trong kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp , chúng ta cần có một lộ trình mô tả chi tiết về kế hoạch kinh doanh đưa ra các thước đo và chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động. Sau đó, chúng tôi có thể thực hiện các thay đổi trong suốt quá trình để đảm bảo rằng chúng tôi đạt được các mục tiêu mong muốn.

– Ngoài ra, nó còn đề cập đến các biện pháp kiểm soát cần áp dụng để đạt được việc triển khai thành công. Quá trình lập ngân sách là quá trình đưa một ngân sách vào đúng vị trí. Quá trình này bao gồm việc lập kế hoạch và dự báo, thực hiện, giám sát và kiểm soát, và cuối cùng là đánh giá kết quả hoạt động của ngân sách.

– Ngân sách là điều cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào. Nó giúp theo dõi thu nhập và chi tiêu của nó. Đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng vì có một mục tiêu hoặc mục tiêu đã đặt ra để đạt được trong ngân sách cho giai đoạn xác định trước. Ban quản lý có thể đặt câu hỏi về bất kỳ sự sai lệch nào so với các mục tiêu đã đặt ra. Quy trình lập ngân sách giúp thực hiện hành động khắc phục kịp thời trong các trường hợp thu nhập thấp hoặc chi tiêu quá mức. Do đó, ngân sách giúp xác định chắc chắn rằng tiền của doanh nghiệp đang được chi tiêu và đầu tư một cách chính xác, và các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp có đạt được hay không.

– Quá trình lập ngân sách này bắt đầu ở cấp phòng ban và chuyển lên cấp cao hơn. Mọi bộ phận trong công ty được yêu cầu chuẩn bị kế hoạch cho các hoạt động đề xuất của mình cho kỳ ngân sách tiếp theo và ước tính chi phí mà bộ phận đó sẽ gánh chịu. Các ngân sách riêng lẻ này được kết hợp để tạo ra một ngân sách bao gồm tất cả lớn hơn.

– Quá trình lập ngân sách với cách tiếp cận này có thể kéo dài và tốn thời gian. Tuy nhiên, nhân viên và người quản lý có động lực hơn để đạt được các mục tiêu ngân sách kể từ khi họ đã chuẩn bị. Họ có kiến thức đầy đủ về những gì ngân sách thực sự mong đợi họ làm và cách đạt được điều đó. Những ngân sách như vậy có xu hướng chính xác hơn và sát với tình hình thực tế hơn.

– Các bước trong quy trình lập ngân sách dự án:
+ Chuẩn bị cơ sở cho ngân sách theo kinh phí: Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị ngân sách là xác định các mục tiêu ngân sách và cách chúng đạt được. Các yếu tố như môi trường kinh tế xã hội của doanh nghiệp, xu hướng bán hàng, v.v. phải được xem xét để thiết lập các mục tiêu. Ngoài ra, các mục tiêu này phải được thiết lập tùy theo các nguồn lực kinh tế sẵn có của công ty. Ngân sách sẽ không có giá trị sử dụng nếu không được cấp vốn thích hợp.

+ Tạo vùng đệm chi phí: Bước tiếp theo trong ngân sách là xem xét kỹ lưỡng chi phí cho doanh nghiệp. Ngoài ra, việc đánh giá các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí đầu vào trong thời kỳ ngân sách cũng phải được thực hiện. Việc sửa đổi kế hoạch lương thưởng của nhân viên diễn ra hàng năm ở hầu hết các công ty. Các dự phòng thích hợp cần được tạo ra cho những thay đổi trong các chi phí này và các kế hoạch bồi thường để làm cho ngân sách thực tế và có thể đạt được.

+ Lập ngân sách thu chi: Bước quan trọng tiếp theo là chuẩn bị các loại ngân sách phụ khác nhau cho tổ chức. Phải đưa ra các dự báo phù hợp và thực tế cho các loại ngân sách khác nhau như bán hàng, sản xuất, tiền mặt, mua hàng, lao động và chi phí chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý chung và chi phí quản lý. Một kế hoạch thực tế cho các nguồn thu là sự cần thiết của thời kỳ ngân sách. Việc lập kế hoạch chi tiêu phải phù hợp vì công ty không thể chi tiêu nhiều hơn số tiền kiếm được. Do đó, mục tiêu doanh thu quyết định và quy định lượng chi phí dự kiến để đạt được các mục tiêu doanh thu này.

+ Kết hợp ngân sách bộ phận: Các phòng ban nhỏ hơn chuẩn bị ngân sách riêng của họ trong nhiều công ty. Trong những trường hợp như vậy, việc thu thập và tích hợp chúng, cùng với ngân sách tổng thể, là điều kiện tiên quyết.

+ Kết hợp tiền thưởng: Hầu hết các công ty đều có chính sách kê khai tiền thưởng cho nhân viên vào cuối năm tài chính theo kết quả tài chính của công ty. Nhiều người có thể tuyên bố tiền thưởng giữa năm trong trường hợp có màn trình diễn đặc biệt. Những chi phí như vậy có thể trở nên đáng kể trong trường hợp của các công ty lớn. Do đó, các khoản dự phòng đến hạn phải được thực hiện trong ngân sách cho các khoản cho tặng không có kế hoạch như vậy.

+ Dự phòng chi vốn: Một công ty có thể có kế hoạch chi tiêu vốn hoặc đầu tư vào tài sản cố định trong kỳ ngân sách. Những chi phí này về bản chất là khá nặng và đáng kể. Do đó, sau khi tham khảo ý kiến ​​từ lãnh đạo cao nhất, việc đưa chúng vào ngân sách.

+ Những thay đổi trong mô hình ngân sách và xem xét: Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, việc xem xét các giả định theo mô hình ngân sách sẽ được thực hiện. Ngoài ra, việc xem xét kỹ lưỡng toàn bộ ngân sách là điều cần thiết. Nếu có nhu cầu về bất kỳ thay đổi nào trong ngân sách, nó có thể được thực hiện ngay bây giờ.

+ Phê duyệt và thực hiện: Sau đó, ngân sách sẽ được chuyển đến cấp quản lý cao nhất để phê duyệt. Họ sẽ kiểm tra xem nó có phù hợp không. Các nhà sản xuất sẽ thực hiện bất kỳ thay đổi nào theo nhu cầu. Trong trường hợp mọi thứ đều ổn với ngân sách, họ sẽ cho tiền để thực hiện.

+ Kiểm soát ngân sách: Việc thực hiện ngân sách không phải là bước cuối cùng trong quy trình ngân sách. Tiếp theo là việc thiết lập các biện pháp kiểm soát ngân sách thích hợp. Điều này là cần thiết để so sánh kết quả hoạt động thực tế với các khoản dự phòng và dự toán của ngân sách. Báo cáo liên tục về các phương sai phải được thực hiện. Ban quản lý có thể thực hiện các hành động khắc phục cho phù hợp.

2. Thông tin đầu vào và ngân sách dự toán:

– Quá trình lập ngân sách cho hầu hết các công ty lớn thường bắt đầu từ bốn đến sáu tháng trước khi bắt đầu năm tài chính, trong khi một số có thể mất cả năm tài chính để hoàn thành. Hầu hết các tổ chức đặt ngân sách và thực hiện phân tích phương sai hàng tháng. Bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, công ty trải qua một loạt các giai đoạn để cuối cùng thực hiện ngân sách. Các quy trình chung bao gồm trao đổi thông tin trong quản lý điều hành, thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu, phát triển ngân sách chi tiết, biên soạn và sửa đổi mô hình ngân sách, xem xét và phê duyệt của ủy ban ngân sách.

– Lập ngân sách là một quá trình quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào theo một số cách:

+  Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch hoạt động thực tế: Quá trình này giúp các nhà quản lý xem xét các điều kiện có thể thay đổi như thế nào và họ cần thực hiện những bước nào, đồng thời cho phép các nhà quản lý hiểu cách giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh.

+  Điều phối các hoạt động của tổ chức: Lập ngân sách khuyến khích các nhà quản lý xây dựng mối quan hệ với các bộ phận khác của hoạt động và hiểu cách các phòng ban và nhóm khác nhau tương tác với  nhau và cách tất cả họ hỗ trợ tổ chức chung.

+ Truyền đạt kế hoạch cho các nhà quản lý khác nhau: Truyền đạt kế hoạch cho các nhà quản lý là một khía cạnh xã hội quan trọng của quá trình, điều này đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về cách họ hỗ trợ tổ chức. Nó khuyến khích trao đổi các mục tiêu, kế hoạch và sáng kiến ​​cá nhân, tất cả đều tổng hợp lại với nhau để hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp. Nó cũng đảm bảo các cá nhân thích hợp phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện ngân sách.

+ Tạo động lực cho các nhà quản lý phấn đấu để đạt được các mục tiêu ngân sách: Lập ngân sách khiến các nhà quản lý tập trung vào việc tham gia vào quá trình lập ngân sách. Nó cung cấp một thách thức hoặc mục tiêu cho các cá nhân và nhà quản lý bằng cách liên kết lương thưởng và hiệu suất của họ so với ngân sách.

+  Kiểm soát các hoạt động: Nhà quản lý có thể so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách để kiểm soát các hoạt động tài chính.

+  Đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý: Lập ngân sách cung cấp một phương tiện thông báo cho các nhà quản lý về hiệu quả hoạt động của họ trong việc đạt được các mục tiêu mà họ đã đặt ra.

– Ngân sách đặt ra các mục tiêu về thu và chi và giúp kiểm tra cả hai mục tiêu đó. Đồng thời, cơ quan quản lý có thể phân bổ kinh phí đúng hướng theo quy định của ngân sách. Việc xây dựng các chiến lược phù hợp có thể trở nên khả thi theo các quy định của ngân sách. Ban giám đốc cũng có thể quyết định xem có chi tiêu vốn hay không tùy thuộc vào sự sẵn có của các nguồn tài chính khi xem xét ngân sách.

– Lập kế hoạch ngân sách dự án giúp thiết lập các ưu tiên:  Ngân sách giúp phân bổ nguồn lực giữa các bộ phận khác nhau theo các ưu tiên và mục tiêu của quản lý cao nhất. Họ đang ở vị trí tốt nhất để quyết định bộ phận nào sẽ nhận được phần phân bổ ngân sách tối đa để phát triển. Ví dụ, có những lúc ban lãnh đạo cao nhất sẽ cảm thấy rằng các sản phẩm của công ty đã trở nên lỗi thời và do đó, đang thua đối thủ. Do đó, họ có thể thích phân bổ một phần ngân sách lớn hơn cho bộ phận nghiên cứu và phát triển để phát triển các sản phẩm mới và tốt hơn. Điều này sẽ giúp công ty trở lại đúng hướng và một lần nữa dẫn đầu đối thủ.

+ Ngân sách giúp kiểm soát chi tiêu lãng phí trong tổ chức. Bởi vì nguồn lực khan hiếm với bất kỳ công ty nào. Do đó, việc phân bổ chúng theo cách tốt nhất có thể là cần thiết để thu được lợi nhuận tối đa. Ngân sách hướng dẫn việc sử dụng và phân bổ các nguồn lực tốt nhất có thể. Hơn nữa, nó giúp duy trì sự hài hòa giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Mỗi bộ phận có một phần được xác định trước trong ngân sách được phân bổ cho bộ phận đó. Và nó giúp quan tâm đến bất kỳ cuộc tranh cãi hàng ngày nào giữa chúng vì sự phân bổ tài nguyên.