Bảy công cụ quản lí và cải tiến chất lượng mới là gì? Vai trò và lợi ích áp dụng

Nghiên cứu chính thức về bảy công cụ chất lượng mới bắt đầu vào năm 1972 trong khuôn khổ các cuộc họp của Hiệp hội phát triển kỹ thuật QC Nhật Bản. Phải mất vài năm nghiên cứu trước khi bảy công cụ mới được chính thức hóa. Bảy công cụ ban đầu về chất lượng (biểu đồ phân tán, lưu đồ, biểu đồ, v.v.) là đủ để thu thập và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, các công cụ mới cho phép xác định, lập kế hoạch và phối hợp nhiều hơn trong việc tìm ra giải pháp vấn đề.

1. Bảy công cụ quản lí và cải tiến chất lượng mới là gì?

Như ở trên đã nói, nếu như trước đây chúng ta thường sử dụng bảy công cụ cơ bản về quản lý chất lượng, như do nhu cầu của con người cũng như các yêu cầu thực tiễn đặt ra, cần phải có một bộ công cụ mới, mang tính nâng cấp hơn. Và bảy công cụ quản lý và cải tiến chất lượng mới đã ra đời.

Bảy công cụ mới, được viết bởi các tác giả Nhật Bản Mizuno Shigeru (1988) và Asaka Tetsuichi và Ozeki Kazuo (Tetsuichi, 1990), là:

– Sơ đồ quan hệ (Relations diagram)

– Sơ đồ mối quan hệ (phương pháp KJ) (Affinity diagram (KJ method))

– Sơ đồ có hệ thống (Systematic diagram)

– Sơ đồ ma trận (Matrix diagram)

– Phân tích dữ liệu ma trận (Matrix data analysis)

– Biểu đồ chương trình quyết định quy trình (PDPC) (Process decision program chart (PDPC))

– Sơ đồ mũi tên (Arrow diagram)

Sau đó, những công cụ này đã được sửa đổi và điều chỉnh cho phù hợp với ngành công nghiệp của Mỹ. Goal / QPC (Brassard, 1989) (Domb, 1994) thành lập ủy ban tài nguyên thống kê đã sửa đổi bảy công cụ QC mới thành một bộ bảy công cụ quản lý và lập kế hoạch tương tự. Một vài cái tên đã được thay đổi. Một công cụ đã được sửa đổi. Chúng được xác định bằng số thứ tự tiếng Nhật tương ứng và được liệt kê dưới đây:

– Sơ đồ mối quan hệ

–  Sơ đồ cây

– Biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC Chart)

– Sơ đồ ma trận

– Sơ đồ mối quan hệ giữa các mối quan hệ (l.D.)

–  Ma trận ưu tiên

– Sơ đồ mạng hoạt động

2. Nội dung của từng công cụ và vai trò, lợi ích của các công cụ:

Biểu đồ quan hệ:

Sơ đồ mối quan hệ là một kỹ thuật mà một cá nhân hoặc nhóm có thể sử dụng để giải quyết vấn đề. Mối quan hệ khuyến khích sự sáng tạo của mọi người trong nhóm ở tất cả các giai đoạn của quá trình. Sơ đồ mối quan hệ phá vỡ các rào cản giao tiếp lâu nay. Sơ đồ mối quan hệ khuyến khích sự sáng tạo của mọi người trong nhóm ở tất cả các giai đoạn của quy trình.

Nó có thể phá vỡ các rào cản giao tiếp lâu nay. Nó có thể khuyến khích các kết nối phi truyền thống giữa các ý tưởng / vấn đề. Nó cho phép các đột phá xuất hiện một cách tự nhiên, ngay cả đối với các vấn đề lâu đời. Nó khuyến khích “quyền sở hữu” các kết quả xuất hiện vì nhóm tạo ra cả đầu vào chi tiết và kết quả chung. Nó có thể khắc phục tình trạng “tê liệt đồng đội”, được tạo ra bởi một loạt các lựa chọn và thiếu sự đồng thuận. Nó khuyến khích các kết nối phi truyền thống giữa các ý tưởng / vấn đề. Nó cho phép các đột phá xuất hiện một cách tự nhiên, ngay cả đối với các vấn đề lâu đời. CNTT Khuyến khích “quyền sở hữu” các kết quả xuất hiện vì nhóm tạo ra cả đầu vào chi tiết và kết quả chung. Nó khắc phục tình trạng “tê liệt đồng đội”, được tạo ra bởi một loạt các lựa chọn và sự thiếu đồng thuận.

Những vấn đề không quen thuộc có thể gây khó khăn cho nhóm. Kỹ thuật này có lợi cho các vấn đề mới hoặc phức tạp. Sơ đồ mối quan hệ xuất hiện tương tự như kỹ thuật lập bản đồ tư duy, trong đó người ta tạo ra các ý tưởng liên kết với các ý tưởng khác để hình thành các mẫu suy nghĩ. Sơ đồ mối quan hệ sử dụng một phương pháp có tổ chức để thu thập các dữ kiện và ý tưởng để hình thành các mẫu suy nghĩ đã phát triển. Cho phép một nhóm tạo ra một số lượng lớn các ý tưởng / vấn đề một cách sáng tạo, sau đó sắp xếp và tổng hợp các nhóm tự nhiên giữa chúng để hiểu được bản chất của một vấn đề và các giải pháp đột phá. Nó có thể được sử dụng rộng rãi trong các giai đoạn lập kế hoạch của một vấn đề để tổ chức các ý tưởng và thông tin.

Sơ đồ mối quan hệ giữa các mối quan hệ (I.D):

Các l.D. kỹ thuật lý tưởng cho các vấn đề phức tạp. Kỹ thuật I.D cho phép một nhóm xác định, phân tích và phân loại một cách có hệ thống các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả tồn tại giữa tất cả các vấn đề quan trọng để các động lực hoặc kết quả chính có thể trở thành trọng tâm của một giải pháp hiệu quả. Nếu vấn đề rất phức tạp, các mối quan hệ chính xác có thể khó xác định. Có thể có các mối quan hệ nhân quả đan xen liên quan.

Các l.D. kỹ thuật khuyến khích các thành viên trong nhóm suy nghĩ theo nhiều hướng thay vì tuyến tính. Nó khám phá các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả giữa tất cả các vấn đề, bao gồm cả vấn đề gây tranh cãi nhất. Nó cho phép các vấn đề chính xuất hiện một cách tự nhiên thay vì cho phép các vấn đề bị ép buộc bởi một thành viên nhóm thống trị hoặc quyền lực. Nó trình bày một cách có hệ thống các giả định cơ bản và lý do dẫn đến những bất đồng giữa các thành viên trong nhóm. Nó cho phép một nhóm xác định (các) nguyên nhân gốc rễ ngay cả khi dữ liệu đáng tin cậy không tồn tại. Ý tưởng là có một quá trình giải quyết vấn đề, sáng tạo và cuối cùng sẽ chỉ ra một số nguyên nhân chính.

Sơ đồ cây:

Sơ đồ cây là một phương pháp có hệ thống để phác thảo tất cả các chi tiết cần thiết để hoàn thành một mục tiêu nhất định. Sơ đồ cây được sử dụng để chia nhỏ bất kỳ mục tiêu rộng nào, bằng đồ thị, thành các mức độ tăng dần của các hành động chi tiết phải hoặc có thể được thực hiện để đạt được các mục tiêu đã nêu. Sơ đồ cây cũng có thể được gọi là sơ đồ có hệ thống. Nó là một cấu trúc có trật tự tương tự như sơ đồ cây gia đình hoặc sơ đồ tổ chức. Phương pháp logic tương tự như phương pháp phân tích giá trị. Tổ chức được phân theo mức độ quan trọng (tức là tại sao – như thế nào, mục tiêu – nghĩa là gì).

Sơ đồ cây khuyến khích các thành viên trong nhóm mở rộng tư duy khi tạo ra các giải pháp. Đồng thời, công cụ này giữ cho mọi người được liên kết với các mục tiêu tổng thể và mục tiêu phụ của một nhiệm vụ. Nó cho phép tất cả những người tham gia (và những người đánh giá bên ngoài nhóm) kiểm tra tất cả các liên kết logic và tính hoàn chỉnh ở mọi cấp độ chi tiết của kế hoạch. Nó giúp nhóm lập kế hoạch chuyển từ lý thuyết sang thế giới thực. Nó cho thấy mức độ phức tạp thực sự liên quan đến việc đạt được bất kỳ mục tiêu nào, làm cho các dự án áp đảo tiềm ẩn có thể quản lý được, cũng như phát hiện ra sự phức tạp chưa biết. Sơ đồ cây có thể được sử dụng để:

– Phát triển các yếu tố cho một sản phẩm mới

– Chỉ ra các mối quan hệ của một quá trình sản xuất

– Tạo ý tưởng mới trong giải quyết vấn đề

– Vạch ra các bước để thực hiện một dự án

Biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC Chart):

Biểu đồ chương trình quyết định quy trình (PDPC) là một kỹ thuật được thiết kế để giúp chuẩn bị các kế hoạch dự phòng. Nó được mô hình hóa dựa trên các phương pháp kỹ thuật độ tin cậy của Chế độ lỗi, Phân tích Hiệu ứng và Mức độ nghiêm trọng (FMECA) và Phân tích Cây Lỗi.

Điểm nhấn của PDPC là tác động của những “thất bại” (vấn đề) đối với lịch trình dự án. Ngoài ra, PDPC tìm cách mô tả các hành động cụ thể cần thực hiện để ngăn chặn các vấn đề xảy ra ngay từ đầu và giảm thiểu tác động của các vấn đề nếu chúng xảy ra. Một cải tiến đối với PDPC cổ điển là gán các xác suất chủ quan cho các vấn đề khác nhau và sử dụng các xác suất này để giúp phân công các ưu tiên

Phương pháp biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC Chart) được sử dụng để lập biểu đồ tiến trình của các sự kiện sẽ đưa chúng ta từ điểm bắt đầu đến mục tiêu phức tạp cuối cùng của chúng ta. Cũng như với nhiều mục tiêu phức tạp, việc đạt được các sự kiện trung gian là có thể xảy ra. Điều này có thể làm chệch hướng tiến độ hoàn thành mục tiêu. Các sự kiện khác nhau được lập biểu đồ và bất kỳ trường hợp dự phòng nào được lên kế hoạch cho. Tất nhiên, không thể lường trước được một số trường hợp bất thường. Có thể không đủ kiến ​​thức hoặc có thể xảy ra những thay đổi bất ngờ trong các sự kiện.

Biểu đồ ma trận:

Biểu đồ ma trận thể hiện mối quan hệ giữa mục tiêu và phương pháp, kết quả và nguyên nhân, nhiệm vụ và con người, v.v. Mục tiêu là xác định độ mạnh của các mối quan hệ giữa lưới các hàng và cột. Giao điểm của lưới sẽ làm rõ độ mạnh của vấn đề.

Ma trận ưu tiên

Ma trận ưu tiên được sử dụng để thu hẹp các lựa chọn thông qua cách tiếp cận có hệ thống so sánh các lựa chọn bằng cách lựa chọn, cân nhắc và áp dụng các tiêu chí. Công cụ phân tích dữ liệu ma trận ban đầu của Nhật Bản sẽ sắp xếp dữ liệu thành một sơ đồ ma trận. Cho phép một mảng lớn số được nhìn thấy cùng một lúc. Mức độ tương quan sẽ được nhập vào ô thích hợp.

Kỹ thuật này là kỹ thuật phức tạp nhất trong số các công cụ được giới thiệu cho đến nay. Nó không dễ sử dụng do tập trung nhiều hơn vào phân tích thống kê. Để chống lại sự chú trọng toán học nặng nề của phân tích dữ liệu ma trận, phương pháp tiếp cận ma trận ưu tiên đã được phát triển. Có một số ma trận để xây dựng và sử dụng trong cách tiếp cận này. Các câu trả lời thu được từ các ma trận này sẽ là cơ sở để ra quyết định. Để sử dụng ma trận ưu tiên, các vấn đề và mối quan tâm chính đã được xác định và các giải pháp thay thế đã được tạo ra. Việc cần thiết là xác định tùy chọn để sử dụng.

Ma trận ưu tiên nhanh chóng đưa ra những bất đồng cơ bản để chúng có thể được giải quyết từ trước. Nó buộc một nhóm phải tập trung vào (những) điều tốt nhất để làm chứ không phải mọi thứ họ có thể làm, làm tăng đáng kể cơ hội triển khai thành công. Nó giới hạn “chương trình nghị sự ẩn” bằng cách hiển thị các tiêu chí như một phần cần thiết của quy trình. Nó làm tăng cơ hội thực hiện theo vì sự đồng thuận được tìm kiếm ở mỗi bước trong quy trình (từ tiêu chí đến kết luận). Nó làm giảm cơ hội chọn “dự án thú cưng” của ai đó

Sơ đồ mạng hoạt động

Sơ đồ mạng hoạt động, đôi khi được gọi là sơ đồ mũi tên, có nguồn gốc từ các phương pháp được thiết lập tốt được sử dụng trong nghiên cứu hoạt động. Biểu đồ mũi tên tương tự trực tiếp với Phương pháp Đường dẫn tới hạn (CPM) và Kỹ thuật Đánh giá và Xem xét Chương trình (PERT). Hai công cụ quản lý dự án này đã được sử dụng trong nhiều năm để xác định những hoạt động nào phải được thực hiện khi nào chúng phải được thực hiện và theo trình tự. Không giống như CPM và PERT, yêu cầu đào tạo về quản lý dự án hoặc kỹ thuật hệ thống, sơ đồ mũi tên được đơn giản hóa rất nhiều để có thể sử dụng chúng với mức đào tạo tối thiểu. Hình dưới đây, một minh họa của một sơ đồ mũi tên, được tái tạo ở đây.