Muri là gì? Đặc điểm của Muri? Mối quan hệ với Muda và Mura?
Người Nhật luôn là tấm gương trong việc thể hiện sự thông minh và kỷ luật cực kỳ chặt chẽ trong quản lý sản xuất để đảm bảo được hiệu quả tối ưu trong công việc mà không làm hao phí bất cứ một điều gì. Đây là nguyên nhân mà họ đặc ra nguyên tắc 3M: Mura, Muri và Muda, mỗi nguyên tắc có những đặc điểm riêng nhưng giữa chúng là sự tổng hợp hài hòa và không thể tách rời.
Mục lục bài viết
1. Muri là gì?
Muri là thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “quá tải, không hợp lý, vượt quá khả năng của một người”. Nó có nghĩa là thúc đẩy nhóm của bạn vượt quá khả năng của họ. Mặc dù đây rõ ràng là một vấn đề, nhưng nó liên quan như thế nào đến chất thải?
Muri có sự đan xen sâu sắc với hai loại chất thải còn lại là Muda và Mura. Mura (không đồng đều) dẫn đến việc nhóm của bạn phải xen kẽ giữa việc quá tải với công việc và không có gì để làm. Nhiều Mudas – Sản xuất thừa, Xử lý quá mức, Chuyển động và Vận chuyển – làm tăng khối lượng công việc cho nhóm của bạn một cách không cần thiết. Muri cũng có thể gây ra Muda. Ví dụ, một nhóm gấp rút hoàn thành thời hạn mà không có đủ thời gian để thực hiện đúng cách sẽ gây ra sự lãng phí khiếm khuyết.
Nói cách khác, bạn tạo ra Muri bất cứ khi nào bạn khiến đội của mình bị căng thẳng bằng cách yêu cầu những công việc vô lý hoặc không cần thiết vượt quá khả năng của họ.
Muri có thể làm giảm đáng kể năng suất và hiệu quả của nhóm bạn. Việc tạo ra quá nhiều áp lực thường dẫn đến thời gian làm việc thêm, điều này sẽ dẫn đến tình trạng kiệt sức trong công việc. Làm việc quá tải có thể làm ảnh hưởng đến tinh thần của cả nhóm và làm tổn hại đến “sức khỏe” của cả quá trình làm việc.
Nó giống như trong một đội bóng: nếu bạn chỉ gây áp lực toàn bộ lên 3 cầu thủ vì họ xuất sắc, đến một lúc nào đó, họ sẽ dính chấn thương, và sau đó cả đội sẽ lao đao. Vì vậy, bạn cần phải cẩn thận trong khi cố gắng sử dụng hết khả năng của nhóm của bạn. Bạn nên cố gắng cân bằng ở mức công suất tối ưu – mức mà tất cả các bộ phận của hệ thống có thể mang lại kết quả mà không cần phải làm việc thêm.
2. Đặc điểm của Muri:
Bạn có thể làm quá tải các nhóm của mình mà không hề nhận ra. Ví dụ, đặt ra những thời hạn không thực tế có thể buộc các thành viên khác nhau trong nhóm phải gấp rút hoàn thành công việc. Điều này thường sẽ dẫn đến chất lượng kém và giảm sự hài lòng của khách hàng.
Hãy chứng minh điều này bằng một ví dụ.
Nếu bạn yêu cầu nhà thiết kế của bạn tạo thêm hai lần hình ảnh mà cô ấy có thể sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định, có thể cô ấy sẽ làm điều đó, nhưng không phải tất cả chúng đều có chất lượng cao nhất.
Ít nhiều, nó giống như một dây chuyền lắp ráp. Hãy tưởng tượng bạn có những công nhân kiểm tra chất lượng sản phẩm, và bạn chạy dây chuyền lắp ráp càng nhanh, thì khả năng sản phẩm kém chất lượng đến tay khách hàng của bạn càng cao.
Có nhiều lý do khác nhau có thể gây ra Muri.
– Yêu cầu quá mức
Điều đầu tiên và rõ ràng hơn là đòi hỏi quá cao. Trong thế giới kinh doanh đương đại, khá ngạc nhiên khi quản lý cấp cao đẩy nhiều công việc hơn cho các nhóm của họ, với hy vọng rằng nhiều đầu vào hơn sẽ tạo ra nhiều đầu ra hơn.
Trên thực tế, điều này dẫn đến số lượng nhiệm vụ chờ đợi liên tục tăng lên, thường dẫn đến hỗn loạn và cháy máy.
– Chưa qua đào tạo
Các công ty thường bỏ qua sự cần thiết của các buổi đào tạo tốt. Đây là cách, tại một số điểm, một thành viên trong nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ lâu hơn mức cần thiết.
Giả sử rằng bạn được đào tạo để làm việc như một người viết quảng cáo. Tuy nhiên, người quản lý quyết định sử dụng bạn như một nhà thiết kế. Bạn có thể sẽ cần gấp đôi thời gian để cung cấp những hình ảnh đẹp hơn so với một nhà thiết kế thông thường.
Kém giao tiếp
– Giao tiếp tốt là rất quan trọng cho sự thành công của bất kỳ nhóm nào. Bạn cần thiết lập các kênh giao tiếp và thông lệ rõ ràng để tránh bị quá tải.
Hãy tưởng tượng rằng bạn có một cuộc họp với 3 thành viên trong nhóm của mình và bạn quyết định tạo 10 trang đích mới cho trang web của mình. Mọi người trong cuộc họp đồng ý và nhóm bắt đầu làm việc với dự án. Tuy nhiên, đó chỉ là một thỏa thuận miệng, và nhà thiết kế đã không được thông báo về dự án cho đến ngày cuối cùng trước thời hạn dự kiến. Tương ứng, nhà thiết kế sẽ bị quá tải và cô ấy / anh ấy sẽ cảm thấy ảnh hưởng tiêu cực của Muri vì thông tin sai lệch.
– Thiếu công cụ và thiết bị thích hợp
Khi thiếu những công cụ thích hợp, Muri là điều tất yếu và hiển nhiên. Ví dụ, nếu bạn giao máy tính mới cho một số nhà phát triển của mình, nhưng những người còn lại làm việc trên các máy 5 năm tuổi, thì nhóm thứ hai chắc chắn sẽ cảm thấy quá tải vì họ sẽ cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ bằng cách sử dụng thiết bị cũ của mình.
3. Mối quan hệ với Muda và Mura:
Khi kiểm tra các quy trình kinh doanh về tính kém hiệu quả, điều quan trọng là phải xem xét sự hiện diện của cả ba – Muda, Mura và Muri. Tất cả chúng đều có mối quan hệ với nhau và đều được coi là chất thải. Người ta không tìm kiếm Muda một mình và hy vọng có thể giải quyết hoàn toàn một vấn đề trong quy trình. Có nhiều khả năng bạn cần phải loại bỏ Mura và Muri trước để loại bỏ Muda. Điều này sẽ đảm bảo giảm thiểu rủi ro Muda quay lại quy trình của bạn.
Hãy lấy một số ví dụ để hiểu ba yếu tố này có mối quan hệ với nhau như thế nào.
Giả sử bộ phận sản xuất của một công ty được đánh giá dựa trên các đơn vị mà họ sản xuất hàng tháng. Điều này khiến họ liên tục tăng sản lượng hàng tháng để thể hiện sự gia tăng trong sản xuất của họ. Vào tuần cuối cùng của tháng, bộ phận nhận ra rằng họ vẫn còn thiếu các đơn vị mục tiêu của mình, và vì vậy họ tăng cường sản xuất trước khi tháng kết thúc. Sản lượng đột ngột đạt đỉnh (Mura) dẫn đến việc nhân viên và máy móc hoạt động hơn hết công suất (Muri). Không nhất thiết phải được hỗ trợ bởi dữ liệu nhu cầu của khách hàng, sự gia tăng các đơn vị sản xuất cũng dẫn đến sản xuất thừa (Muda).
Bây giờ chúng ta hãy xem xét thiết lập phi sản xuất. Giả sử một nhóm phát triển phần mềm có 4 nhà phát triển và 2 nhà phân tích chất lượng. Tất cả các nhà phát triển đều có thể chuyển đổi các tính năng được mã hóa của họ để thử nghiệm cùng một lúc. Với điều này, năng lực của các nhà phát triển cao hơn năng lực của các nhà phân tích chất lượng (Mura), vì một số tính năng sẽ phải đợi trước khi chúng được thử nghiệm (Muda). Điều này dẫn đến các hạng mục công việc dở dang tích lũy trong quy trình (Muda). Điều này cũng có thể thúc giục các nhà phát triển đẩy nhanh tiến độ công việc của họ (Mura) để bước tiếp theo không bị quá tải. Cố gắng không để trở thành nút thắt cổ chai và đảm bảo các tính năng hoạt động đúng thời hạn, các nhà phân tích chất lượng sau đó sẽ theo đuổi thời gian làm việc ngoài giờ để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ đang chờ xử lý của họ (Muri).
Có thấy đấy, cả ba điều này rất có thể đang phát huy tác dụng khi bạn kiểm tra các quy trình của mình để tìm sự thiếu hiệu quả. Đó là bằng cách kiểm tra toàn bộ quy trình của bạn và tính đến mô hình 3M, bạn sẽ có thể tiến hành chẩn đoán hiệu quả các hoạt động của mình.
Sau khi bạn đã xác định được Muda, Mura và Muri trong các quy trình của mình, đã đến lúc giải quyết chúng một cách trực tiếp. Có rất nhiều công cụ Lean mà bạn có thể khám phá để quản lý sự hiện diện của 3M trong các quy trình của mình.
Chúng tôi khuyến nghị rằng cần đạt được sự hiểu biết về toàn bộ quy trình trước khi đưa ra bất kỳ giải pháp nào. Đối với điều này, tiến hành Lập bản đồ dòng giá trị là lý tưởng. Có một Bản đồ Dòng Giá trị sẽ giúp bạn xác định những chất thải này xảy ra ở đâu trong quá trình và tại sao chúng xảy ra.
Biết những vấn đề bạn cần giải quyết và tùy theo nhu cầu, bạn có thể tiến hành áp dụng các công cụ tinh gọn như 5S, Just-In-Time (JIT), Kanban và Heijunka.
5S sẽ giúp bạn đảm bảo một cách tiếp cận có phương pháp và hệ thống để tổ chức nơi làm việc được thiết lập – giảm thiểu khả năng xảy ra lãng phí. Điều chỉnh nguyên tắc JIT thông qua việc sử dụng Kanban và Heijunka sẽ giúp bạn đảm bảo tốc độ làm việc ổn định, giảm bớt sự chờ đợi, quá tải và hàng tồn kho trong các quy trình của bạn.
