Kế hoạch là công cụ quản lý và điều hành quá trình hoạt động, phát triển của một đối tượng cụ thể. Theo dõi, đánh giá là một khâu rất quan trọng và việc tăng cường năng lực đánh giá kế hoạch là rất cần thiết. Để hiểu rõ hơn về theo dõi, đánh giá. Theo dõi và đánh giá thực hiện kế hoạch phát triển là gì? Đặc điểm?
Mục lục bài viết
1. Theo dõi và đánh giá thực hiện kế hoạch phát triển là gì?
1.1. Khái niệm:
Hiểu theo cách chung nhất, kế hoạch là sự thể hiện mục đích, kết quả cũng như cách thức, giải pháp thực hiện cho một hoạt động tương lai. Theo khía cạnh kế hoạch phát triển, gắn với nội dung của quy trình quản lý, thì kế hoạch thuộc chức năng đầu tiên và quan trọng nhất của quy trình quản lý. Kế hoạch được hiểu là sự thể hiện ý đồ của chủ thể quản lý về sự phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực thi. Nó là một hệ thống các mục đích, mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và cơ chế vận hành được thể hiện bằng văn bản, một lời tuyên bố, một cam kết.
Theo dõi thực hiện kế hoạch phát triển là hoạt động thường xuyên của chủ thể quản lý nhằm xác định tiến độ và những khiếm khuyết có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch, theo dõi cũng là cách để người quản lý đốc thúc, nắm bắt được tiến trình thực hiện kế hoạch của các chủ thể thực hiện trực tiếp kế hoạch. Theo dõi tập trung phản ánh quá trình của các hoạt động cụ thể và đưa ra các khuyến nghị nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể.
Đánh giá thực hiện kế hoạch phát triển là hoạt động đình kỳ của chủ thể quản lý nhằm mục đích cơ bản là thu thập và phân tích các thông tin chi tiết, tính toán các chỉ số cụ thể để đối chiếu xem hoạt động có đạt được mục tiêu và kết quả có tương xứng với với nguồn lực bỏ ra hay không, đồng thời phân tích quá trình thực hiện kế hoạch để tìm ra những nguyên nhân của thành công hoặc thất bại, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác lập kế hoạch tiếp theo, tăng cường các hoạt động quản lý sau này góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động cụ thể.
1.2. Mục đích:
Chính vì điều đó, trong lý luận cũng như trong thực tế, theo dõi thường đi kèm với đánh giá và thường do một chủ thể cùng thực hiện để đảm bảo sự thống nhất và khách quan.
Theo dõi và đánh giá có thể được sử dụng để chứng minh rằng các nỗ lực của chương trình đã có tác động đo lường được đối với các kết quả mong đợi và đã được thực hiện một cách hiệu quả. Nó rất cần thiết trong việc giúp các nhà quản lý, các nhà hoạch định, những người thực hiện, các nhà hoạch định chính sách và các nhà tài trợ có được thông tin và hiểu biết họ cần để đưa ra các quyết định sáng suốt về hoạt động của chương trình.
Theo dõi và đánh giá giúp xác định việc sử dụng các nguồn lực có giá trị và hiệu quả nhất. Điều quan trọng là phải xây dựng các kết luận khách quan về mức độ mà các chương trình có thể được đánh giá là “thành công”. Việc giám sát và đánh giá cùng nhau cung cấp các dữ liệu cần thiết để hướng dẫn hoạch định chiến lược, thiết kế và thực hiện các chương trình và dự án, phân bổ và phân bổ lại các nguồn lực theo những cách tốt hơn.
2. Đặc điểm của theo dõi và đánh giá thực hiện kế hoạch phát triển:
Bản chất của theo dõi và đánh giá là hai hoạt động khác nhau, do đó, khi nghiên cứu về đặc điểm của theo dõi và đánh giá thực hiện kế hoạch phải triển cũng có sự khác nhau. Nhưng điều đó cũng không loại trừ việc tương đồng hay hợp nhất đặc điểm do đây là hai hoạt động đi liền và có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thực hiện kế hoạch phát triển. Cụ thể:
– Theo dõi là được xem như một quá trình cung cấp thông tin và đảm bảo việc sử dụng thông tin đó của ban quản lý để đánh giá tác động của kế hoạch phát triển – cả cố ý và không chủ ý – và tác động của chúng. Nó nhằm mục đích xác định các mục tiêu đã định có được đáp ứng hay không. Đối với, đánh giá thì dựa trên dữ liệu và thông tin được tạo ra bởi hệ thống theo dõi như một cách để phân tích xu hướng ảnh hưởng và tác động của kế hoạch. Trong một số trường hợp, cần lưu ý rằng dữ liệu theo dõi có thể tiết lộ sự khác biệt đáng kể so với dự kiến của kế hoạch, điều này có thể đảm bảo việc thực hiện một đánh giá để xem xét các giả định và cơ sở làm cơ sở cho thiết kế kế hoạch.
– Theo dõi và đánh giá trong thực hiện kế hoạch phát triển là rất quan trọng để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và cải thiện quản lý dự án, để đánh giá hiệu quả phát triển và chứng minh kết quả, và mức độ liên quan cụ thể, để trao quyền cho cộng đồng và đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn.
– Theo dõi và đánh giá đề cập đến việc thu thập và phân tích thường xuyên dữ liệu về các chỉ số cụ thể để hỗ trợ việc ra quyết định kịp thời, đảm bảo trách nhiệm giải trình và cung cấp cơ sở cho việc học tập. Đây là một chức năng liên tục cung cấp cho ban lãnh đạo và các bên liên quan khác những phản hồi có giá trị về những gì đang hoạt động, những gì không và tại sao cũng như những dấu hiệu ban đầu về tiến độ và việc đạt được các mục tiêu.
Việc giám sát liên tục là một phần không thể thiếu đối với một kế hoạch linh hoạt và đáp ứng, đồng thời phải đóng vai trò như một công cụ quản lý và là một phương tiện để thúc đẩy các mục tiêu của kế hoạch về trách nhiệm giải trình, minh bạch và hòa nhập. Lý tưởng nhất, các kế hoạch nên kết hợp nhiều cơ chế giám sát – dữ liệu về các kết quả đầu ra tài chính và vật chất được tạo ra bởi hệ thống thông tin quản lý, kiểm toán độc lập hoặc giám sát bên ngoài của các nhóm xã hội dân sự, các phái đoàn giám sát và các phương pháp có sự tham gia tích cực thu hút các bên liên quan chính, đặc biệt là những người thụ hưởng chính, trong suốt quá trình.
– Quá trình theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch phát triển phải đáp ứng các yêu cầu: đơn giản, nhanh chóng cung cấp thông tin cho hành động khắc phục, tiết kiệm chi phí, linh hoạt, chính xác, toàn diện, phù hợp, dễ tiếp cận, dẫn đến việc học hỏi, minh bạch và chia sẻ thông tin lên và xuống.
– Mục đích đánh giá:
+ Giúp xác định mức độ đạt được các mục tiêu.
+ Xác định và xác định các vấn đề liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện chương trình.
+ Tạo ra dữ liệu cho phép học tập tích lũy, do đó, góp phần vào việc thiết kế tốt hơn các chương trình, cải tiến quản lý và đánh giá tốt hơn tác động của chúng. Các từ khóa trong này kịch bản là “bài học kinh nghiệm”.
+ Hỗ trợ việc cải tổ các mục tiêu, chính sách và chiến lược trong các dự án / chương trình.
Cũng cần lưu ý rằng trong một số trường hợp, đánh giá đã được sử dụng để giải quyết các vấn đề ngoài kế hoạch ảnh hưởng đến các nhà tài trợ khác nhau. Ví dụ: hai tổ chức tham gia vào các chương trình riêng biệt nhưng tương tự nhau trên quản lý đất đai có thể tiến hành đánh giá toàn bộ chương trình để đánh giá mức độ có thể hợp tác. Do đó, đánh giá có thể được coi là một quá trình xác định khả năng tồn tại của các chương trình / dự án và tạo điều kiện cho các quyết định về cam kết nguồn lực hơn nữa.
– Khi được thực hiện một cách hiệu quả, việc thực hiện theo dõi và đánh giá sẽ mang lại lợi ích cho các bên liên quan trong và ngoài phạm vi các hoạt động được thực hiện bởi một tổ chức. Nói chung, nó hướng dẫn việc ra quyết định chiến lược cả trong và sau khi thực hiện kế hoạch.
Nói tóm lại, theo dõi là không thể thiếu để thực hiện hoạt động đánh giá. Trong quá trình đánh giá, thông tin từ các quá trình theo dõi trước đó được sử dụng để hiểu các cách thức mà dự án hoặc chương trình đã phát triển và kích thích sự thay đổi. Quá trình đánh giá là sự phân tích hoặc diễn giải dữ liệu thu thập được nhằm nghiên cứu sâu hơn các mối quan hệ giữa kết quả của kế hoạch, các hiệu quả do kế hoạch tạo ra và tác động tổng thể của kế hoạch.
