Cụm từ thư xác nhận có vẻ rất quen thuộc đối với chúng ta, Tuy nhiên lại ít ai biết những công dụng và đặc điểm của nó một cách thực tế nhất. Thư xác nhận không chỉ có vai trò để chứng minh các giao dịch mà nó còn để đảm bảo cho các nghĩa vụ tương ứng cụ thể đối với các trường hợp trên thực tế.
Mục lục bài viết
1. Thư xác nhận là gì?
Thư xác nhận trong tiếng Anh dịch ra có nghĩa là Letter of Comfort. Thư xác nhận là một tài liệu bằng văn bản cung cấp một mức độ đảm bảo rằng cuối cùng một nghĩa vụ sẽ được đáp ứng. Theo ý nghĩa truyền thống, một lá thư xác nhận được cung cấp cho các tổ chức hoặc bên liên quan bởi các kiểm toán viên độc lập về kiểm toán, báo cáo và báo cáo theo luật định được sử dụng trong bản cáo bạch. Thư xác nhận sẽ được đính kèm với các tuyên bố sơ bộ như một đảm bảo rằng nó sẽ không khác biệt về so với phiên bản cuối cùng.
2. Đặc điểm của thư xác nhận:
Trong các tình huống thực tế, thư xác nhận thường được kiểm toán viên cấp cho người cho vay, là ý kiến của kiểm toán viên về khả năng thanh toán của người vay, rằng liệu người vay có thể đáp ứng các nghĩa vụ thanh toán của khoản vay hay không. Chúng chỉ là những ý kiến, mà không phải là đảm bảo, rằng công ty sẽ được hoàn trả khoản vay đầy đủ.
Thư xác nhận cũng có thể được phát hành cho các nhà bảo lãnh như một nghĩa vụ để thực hiện cụ thể là điều tra hợp lí đối với các dịch vụ chứng khoán. Những thư xác nhận này sẽ đảm bảo rằng các báo cáo tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung. Điều này giúp người bảo lãnh hiểu rõ hơn các khía cạnh của dữ liệu tài chính mà không được báo cáo, ví dụ như thay đổi báo cáo tài chính hay báo cáo tài chính chưa được kiểm tra.
Kiểm toán viên sẽ thực hiện lựa chọn đối tượng gửi thư phù hợp, đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy tương ứng với từng loại thư xác nhận. Trường hợp số lượng các bên liên quan quá lớn, kiểm toán viên sẽ lựa chọn gửi thư xác nhận cho các bên có số dư ảnh hưởng trọng yếu đến số dư cuối kỳ các khoản mục cần xác nhận.
Bên cạnh đó thì có một loại thư xác nhận khác là thư xác nhận của công ty mẹ cho công ty con, ví dụ, công ty mẹ có thể phát hành thư xác nhận thay mặt cho công ty con cần vay từ ngân hàng địa phương của nó, hoặc cung cấp một lá thư xác nhận cho một nhà cung cấp của một công ty con muốn giao dịch một đơn đặt hàng nguyên liệu lớn. Thư xác nhận thường chỉ dùng ngôn ngữ trung lập, để ngăn người phát hành không phải chịu nghĩa vụ pháp lí. Thư xác nhận tạo ra một nghĩa vụ đạo đức cho người phát hành chứ không phải là một pháp lí.
Các công ty thường không cung cấp thư xác nhận trừ khi thực sự cần thiết. Điều này là do trong trường hợp xấu nhất, ví dụ như công ty con không có khả năng trả nợ, công ty mẹ có thể phải chịu trách nhiệm về toàn bộ số tiền nếu thư xác nhận sử dụng ngôn ngữ không phù hợp, hoặc có thể phải chịu phí pháp lí đắt đỏ để chứng minh rằng thư xác nhận không phải là một sự đảm bảo ngầm về nghĩa vụ thanh toán của công ty con.
Ví dụ như khi kiểm toán viên gửi thư xác nhận mà bên thứ 3 không có hồi âm:
Trong trường hợp không có thư xác nhận hồi âm thì kiểm toán viên phải có các thủ tục thay thế để chứng minh số dư của các khoản phải thu và phải trả là hiện hữu và chính xác. Ví dụ như xem xét hợp đồng mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, kiểm tra các giao dịch để đảm bảo số dư cụ thể ví dụ như các giao dịch là qua ngân hàng thì có thể kiểm tra uỷ nhiệm thu, chi, giấy báo nợ báo có, trong trường hợp giao dịch bằng tiền mặt thì có thể kiểm tra phiếu thu, phiếu chi đối chiếu ngược lại với khoản mục tiền mặt để xem số dư tiền mặt có chính xác hay không kiểm tra hoá đơn giá trị gia tăng để xem việc ghi nhận công nợ có đúng hay không.
3. Hình thức thư xác nhận:
Thư xác nhận có thể được lập dưới các dạng sau:
3.1. Thư xác nhận dạng khẳng định (positive confirmation request):
Đặc điểm của loại thư xác nhận này đó là bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho kiểm toán viên, trong đó nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận
Ưu điểm của loại thư xác nhận này đó là nó có tính phản hồi loại này thường cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Nhược điểm đó là về rủi ro là bên xác nhận có thể trả lời thư xác nhận mà không xác minh thông tin là chính xác hay không. Để giảm thiểu rủi ro này, Chúng ta có thể sử dụng thư xác nhận dạng khẳng định nhưng không ghi rõ số liệu cụ thể hoặc các thông tin khác trên thư, và yêu cầu bên xác nhận điền số liệu hoặc cung cấp các thông tin khác. Bên cạnh đó thì thư xác nhận trống này có thể làm giảm tỷ lệ phúc đáp do yêu cầu bên xác nhận phải bỏ ra nhiều công sức hơn để trả lời.
3.2. Thư xác nhận dạng phủ định (negative confirmation request):
Thư xác nhận dạng phủ định có đặc điểm đó là bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho chúng ta chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin được nêu trong thư xác nhận. Xác nhận dạng phủ định cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn xác nhận dạng khẳng định. Do đó, khi phát hiện rủi ro có sai sót trọng yếu đã đánh giá ở cấp độ cơ sở dẫn liệu, chúng ta không được phép chỉ sử dụng thư xác nhận dạng phủ định dưới vai trò là thử nghiệm cơ bản duy nhất để xử lý rủi ro, trừ khi thỏa mãn tất cả các trường hợp sau:
+ Đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu là thấp và đã thu thập đầy đủ và thích hợp về tính hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát có liên quan đến cơ sở dẫn liệu.
+ Các thông tin cần xác nhận qua thư xác nhận dạng phủ định bao gồm tập hợp các tài khoản có số dư nhỏ, giao dịch nhỏ, hoặc điều kiện đồng nhất.
+ Tỷ lệ ngoại lệ dự kiến rất thấp.
+ Không biết về các trường hợp khiến người nhận thư xác nhận dạng phủ định không quan tâm đến yêu cầu xác nhận.
Điều cần chú ý đó là trong một số trường hợp, việc bên xác nhận không phản hồi lại cho kiểm toán viên không đồng nghĩa với việc thông tin xác minh trên thư xác nhận là chính xác, ví dụ cụ thể như thư xác nhận khoản phải thu có số dư trên thư nhỏ hơn số dư thực tế, bên xác nhận có thể gian lận trong việc coi như số dư đó là đúng và không phúc đáp lại thư xác nhận.
4. Vai trò của thư xác nhận:
Thư xác nhận đóng vai trò trong công tác xác nhận một thông tin hay là sự phản hổi đối với doanh nghiệp khác theo đó thì bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho kiểm toán viên, trong đó nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hay có thể cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận.
Thư phản hồi với mục đích thường là để cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Bên cạnh đó thì chúng ta cần lưu ý về nhược điểm và cả các rủi ro là bên xác nhận có thể trả lời thư xác nhận mà không xác minh thông tin là chính xác hay không. Để giảm thiểu rủi ro này, qua dó thư xác nhận có thể sử dụng thư xác nhận dạng khẳng định nhưng không ghi rõ số liệu cụ thể hoặc các thông tin khác trên thư, và yêu cầu bên xác nhận điền số liệu hoặc cung cấp các thông tin khác. Bên cạnh đó, thư xác nhận trống này có thể làm giảm tỷ lệ phúc đáp do yêu cầu bên xác nhận phải bỏ ra nhiều công sức hơn để trả lời.
Lập và gửi thư xác nhận có thể nói đây được xem là thủ tục kiểm toán cần thiết đối với các đơn vị được kiểm toán do kiểm toán viên và đơn vị được kiểm toán kết hợp thực hiện nhằm thu thập bằng chứng đáng tin cậy phục vụ quá trình kiểm toán.
Thư xác nhận dùng để phục vụ cho mục đích kiểm toán, các công ty có nhu cầu kiểm toán phải thực hiện thủ tục lập và gửi thư xác nhận. hay có thể nói cách khác thư xác nhận là văn bản xác minh giữa đơn vị với các bên liên quan cụ thể về nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng… về số tiền còn phải trả, khoản đã ứng trước hay số vốn góp… nhằm mục đích xác thực lại tính chính xác của các khoản mục trên báo cáo tài chính.
