Mỗi công ty sẽ có cách sắp xếp các phòng ban khác nhau, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh khác nhau cũng như mục đích, phương thức hoạt động đặc biệt. Tuy nhiên sẽ có những phòng ban cơ bản mà gần như công ty nào cũng nên có để quản trị doanh nghiệp được thông suốt và hoạt động có hiệu quả.
Mục lục bài viết
- 1 1. Phòng ban trong công ty là gì?
- 2 2. Chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban trong công ty:
- 2.1 2.1. Phòng kế toán (Accounting Department):
- 2.2 2.2. Phòng hành chính (Administration Department):
- 2.3 2.3. Phòng chăm sóc khách hàng (Customer Service Department):
- 2.4 2.4. Phòng nhân sự (Human Resource Department):
- 2.5 2.5. Phòng Công nghệ thông tin (Information Technology Department):
- 2.6 2.6. Phòng Marketing (Marketing Department):
- 2.7 2.7. Phòng kinh doanh (Sales Department):
- 3 3. Các bước xây dựng phòng ban trong công ty:
1. Phòng ban trong công ty là gì?
Các phòng ban trong công ty là một mô hình cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp, các đơn vị chức năng chuyên môn được thành lập để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Cán bộ nhân viên sẽ làm việc theo vị trí được phân chia và mỗi phòng ban có mục tiêu và trách nhiệm riêng, cung cấp đóng góp đặc biệt cho hoạt động tổng thể của công ty.
Các phòng ban này là những bộ phận không thể thiếu để giúp công ty thực hiện công việc hiệu quả hơn. Số lượng và phân loại các phòng ban trong công ty tùy thuộc vào quy mô, mục đích của ban lãnh đạo.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp sẽ có số lượng phòng ban chuyên môn hóa sâu, số lượng nhiều. Nhưng cũng có các công ty chỉ có một số phòng ban chức năng đơn giản.
2. Chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban trong công ty:
2.1. Phòng kế toán (Accounting Department):
+ Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán
+ Quản lý các nguồn tiền đầu ra và đầu vào của công ty
+ Theo dõi, lập bảng quản lý về thu chi của công ty
+ Thực hiện báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm của công ty
+ Nắm bắt và cập nhật các quy định pháp luật về thuế, chính sách thuế
+ Tham mưu các vấn đề liên quan đến tài chính công ty tới ban lãnh đạo
+ Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,…
+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền lương, thưởng, tiền phụ cấp, chế độ khác của công ty
+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến tiền thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài,…. và các loại thuế khác phát sinh theo quy định của pháp luật
2.2. Phòng hành chính (Administration Department):
Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.
+ Quản lý, theo dõi các vấn đề liên quan đến nhân sự, nhân viên công ty
+ Thực hiện xử lý, quản lý, sắp xếp các giấy tờ, hồ sơ công ty như danh sách nhân sự, công văn, văn bản, quy chế công ty,….
+ Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý.
+ Thực hiện các công việc như tổ chức sắp xếp các cuộc họp, hội thảo của công ty
+ Soạn thảo các văn bản hành chính lưu hành nội bộ và các công văn, văn bản gửi tới khách hàng hoặc cơ quan khác
2.3. Phòng chăm sóc khách hàng (Customer Service Department):
+ Nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý, trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giao ban.
+ Phối hợp với phòng marketing để thực hiện các chương trình, kế hoạch của công ty liên quan đến công tác khách hàng
+ Lập kế hoạch tặng quà, tri ân, mời khách hàng trong các dịp lễ, tết, ngày đặc biệt của công ty (Tết, ngày khai trương, ngày kỉ niệm thành lập,…)
+ Theo dõi và ghi nhận đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Qua đó có phản hồi, tìm ra nguyên nhân gây ra các đánh giá chưa tốt, mức độ hài lòng chưa cao của khách hàng để xây dựng kế hoạch nhằm khắc phục những hạn chế còn vướng mắc và phát huy những điểm tốt đã và đang đạt được..
+ Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc theo từng các giai đoạn và đề xuất lãnh đạo thông qua, phê duyệt.
2.4. Phòng nhân sự (Human Resource Department):
+ Lập kế hoạch và thực hiện tuyển dụng nhân sự để đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
+ Tiếp cận các kênh truyền thông, mạng xã hội để đưa thông tin tuyển dụng nhằm tìm kiếm các ứng viên tốt
+ Tạo mối liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực dồi dào như: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề…
+ Trực tiếp đề xuất với cấp trên các ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên.
+ Tính toán tiền lương, thưởng và các chế độ chính sách phúc lợi, đãi ngộ cho nhân viên.
+ Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, chấm công chuyên cần, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…
+ Phụ trách quản lý và soạn thảo hợp đồng lao động của nhân viên.
+ Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc, thai sản hay hết hạn hợp đồng theo quy định.
+ Phụ trách việc đăng ký và trích nộp các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… cho nhân viên.
+ Giải quyết các vấn đề liên quan đến ốm đau, thai sản cho nhân viên.
+ Thực hiện lên kế hoạch, chương trình đào tạo chuyên môn, kỹ năng nhằm trau dồi, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm giữa các phòng ban, nhân viên
+ Hướng dẫn, đào tạo quy định, nội quy và văn hóa doanh nghiệp cho các nhân viên mới.
+ Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.
2.5. Phòng Công nghệ thông tin (Information Technology Department):
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển công nghệ thông tin trong các giai đoạn hoạt động của công ty
+ Thực hiện báo cáo về tình trạng hoạt động công nghệ thông tin và đề ra hướng giải quyết sự cố liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin.
+ Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động công nghệ thông tin của công ty
+ Quản lý và đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong doanh nghiệp.
+ Nắm bắt, tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho doanh nghiệp;
+ Nắm bắt, tiếp cận các kỹ thuật, ứng dụng mới tiến bộ nhằm giúp cho các hoạt động của công ty được tối ưu hơn
+ Thiết kế và dự toán kinh phí xây dựng các hệ thống công nghệ thông tin, triển khai các hệ thống ứng dụng.
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao.
+ Hỗ trợ các phòng ban khác trong vấn đề về công nghệ thông tin
2.6. Phòng Marketing (Marketing Department):
+ Xây dựng và quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng tốt nhất.
+ Thiết kế và lên kế hoạch chương trình khuyến mãi và bảo hành sản phẩm cho khách hàng
+ Nắm bắt và nhanh nhạy trong các hoạt động xã hội khác quảng bá hình ảnh thương hiệu.
+ Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về trên thị trường, ví dụ như các thông tin về nhu cầu người dùng hiện nay, các sản phẩm lưu hành trên thị trường, chi phí giá cả của sản phẩm và dịch vụ đi kèm
+ Lập phương án xây dựng, cải tiến hoặc phát triển sản phẩm mới.
+ Tìm hiểu và lên kế hoạch mở rộng thị trường kinh doanh, mở rộng nguồn khách hàng,…
+ Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing qua từng giai đoạn
+ Theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả chiến lược marketing tới ban lãnh đạo công ty và đề ra phương án chiến lược marketing mới
2.7. Phòng kinh doanh (Sales Department):
+ Nghiên cứu và thực hiện các công việc tiếp cận khách hàng và thị trường
+ Đưa ra các chiến lược giới thiệu sản phẩm và việc mở rộng phát triển thị trường, mở rộng nguồn khách hàng
+ Lên kế hoạch tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như tính toán báo cáo về giá thành để tạo hợp đồng với khách.
+ Thực hiện việc theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện công việc kinh doanh nhân viên cũng như của các phòng ban trong công ty, để đảm bảo được thực hiện đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm với các hợp đồng của khách hàng.
+ Đưa ra chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra biện pháp nâng cao tính hiệu quả kinh doanh trong thời điểm cụ thể.
+ Thực hiện tổng kết, báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm tới ban lãnh đạo và đề xuất các phương ánh, chiến lược kinh doanh mới để được phê duyệt và thông qua
+ Nghiên cứu định hướng và phát triển sản phẩm.
3. Các bước xây dựng phòng ban trong công ty:
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, tình hình nhân sự tài chính lúc bấy giờ mà công ty xác định các cách thức xây dựng các phòng ban. Cơ bản cần thiết xem xét các điều sau :
– Nhu cầu cần thiết và mục đích của công việc được xác định
– Thành lập phạm vi xây dựng quy trình làm việc
– Xây dựng các nội dung chính của quy trình làm việc
– Đưa ra những kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc giữa các phòng ban, quy chế, quy định cụ thể của các phòng bạn nói riêng và của cả công ty nói chung
– Lên nội dung mô tả các bước công việc, cụ thể các bước cơ bản cần thực hiện khi tiến hành hoạt động một phòng ban ra sao, các phương thức, cách giải quyết khi gặp phải vấn đề cần xử lý như thế nào?,….
– Cuối cùng hoàn thiện các công việc
Các phòng ban là bộ phận không thể thiếu ở bất kỳ công ty nào. Vì vậy, việc hiểu rõ từng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban sẽ giúp cho bộ máy làm việc của công ty vận hành trơn tru hơn, nâng cao được hiệu suất làm việc, đồng thời hạn chế và kiểm soát được những rủi ro trong quá trình vận hành.
