Trên thực tế thì khi nền kinh tế ngày càng trở nên phát triển và kèm theo đó chính là việc các nhà tuyển dụng đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và chất lượng nguồn nhân lực ngày càng cao. Các doanh nghiệp rất quan tâm đến chất lượng thực tập sinh nhân sự. Vậy thực tập sinh nhân sự cần làm gì?
Mục lục bài viết
1. Thực tập sinh nhân sự là gì?
Người mà đang hoạt động và làm việc trong bộ phận nhân sự của các công ty dưới sự quản lý, giám sát trực tiếp của người quản lý nhân sự (thường là chuyên viên tuyển dụng hoặc trưởng phòng nhân sự) thì được gọi chung với một thuật ngữ đó chính là thực tập sinh nhân sự.
Thực tập sinh nhân sự hay còn đucợ gọi với tên gọi khác đó chính là thực tập sinh hành chính nhân sự là đối tượng này sẽ được nhận định ở đây có thể là những bạn sinh viên thuộc các chuyên ngành liên quan đến vấn đề hành chính nhân sự theo như quy định của pháp luật hiện hành tham gia vào hoạt động đi thực tập theo chương trình đào tạo bắt buộc. Bên cạnh đó thì cũng có thể là các bạn mới tốt nghiệp các chuyên ngành khác còn nhiều mới mẻ và nhiều bỡ ngỡ nên muốn bắt đầu từ việc làm quen với môi trường, hay có thể thm gia với mục đích đó chính là xây dựng các mối quan hệ. Hay thậm chí là một số người muốn chuyển nghề từ kinh doanh, kỹ thuật… sang tuyển dụng và nhân sự cũng sẽ cân nhắc ứng tuyển thực tập sinh nhân sự và việc này sẽ được thực hiện theo như quy định của pháp luật hiện hành.
Trên thực tế thì không phải thực tập sinh nhân sự nào khi tham gia vào quá trình thực tập thì cũng sẽ được trả lương mà cũng có nhưng trường hợp các đơn vị tiếp nhận thực tập sinh không thực hiện việc trả lương hoặc việc trả lương cho thực tập sinh cũng do sự thỏa thuận của các bên chứ không có sự quy định của pháp luật hiện hành.
Khi tham gia là thực tập sinh nhân sự ở trong nội bộ của các công ty bạn sẽ nhạn được những lợi ích tương đối lớn đó chính là việc bạn sẽ được tiếp xúc với các công việc chính của người làm tuyển dụng. Bên cạnh đó chính là các công việc liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự, hành chính, hiểu cách vận hành của bộ phận. Đối với việc làm ở vị trí này thì các chủ thể còn có những tác động tới nguồn nhân lực của doanh nghiệp cũng như truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa công ty. Không những thế mà bạn cũng sẽ có thêm các kinh nghiệm về việc học về cách chấm công, xử lý bảng lương, hoàn thành thủ tục hành chính, tìm hiểu về luật lao động, xây dựng chính sách quản lý nhân sự… đây đucợ xem là những công việc cơ bản của một nhà quản lý nhân sự, nếu như được tiếp cần sớm thì vô cùng có ích.
Thực tập sinh nhân sự được dịch sáng tiếng anh là: “HR Intern/HR Trainee”
2. Yêu cầu cần có, công việc cụ thể của thực tập sinh nhân sự:
Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí thực tập sinh nhân sự:
Đối với một thực tập sinh nhân sự mà muốn có thành công trong quá trình hoạt động của mình thì trước hết bạn cần phải trang bị cho bản thân mình những hiểu biết nhất định về ngành này, tinh thần cầu tiến, ham học hỏi, kỹ năng máy tính và giao tiếp tốt. Những yêu cầu cụ thể về trình độ và kỹ năng gồm có:
– Đang theo học hoặc đã tốt nghiệp ngành quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
– Kinh nghiệm thực tập/làm việc trong môi trường văn phòng sẽ được ưu tiên.
– Kinh nghiệm hoạt động trong các câu lạc bộ, đội nhóm bên trong và ngoài trường học.
– Kiến thức về luật lao động, bảo hiểm.
– Quen thuộc với phần mềm quản trị nguồn nhân lực là lợi thế.
– Thành thạo tất cả các công cụ Microsoft Office.
– Kỹ năng làm việc nhóm.
– Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề mạnh mẽ.
– Kỹ năng hành chính và tổ chức, sắp xếp công việc.
– Kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
– Định hướng chi tiết.
3. Mô tả công việc của Thực tập sinh nhân sự:
Khi một chủ thể quyết định để tham gia vào quá trình thực tập sinh nhân sự thì chắc hẳn phần đông ai cũng coi đây là bước quan trọng để chuẩn bị sẵn sàng cho các cơ hội nghề nghiệp trong tương lai và rất ít người coi đây là một nghĩa vụ bị ép buộc phải hoàn thành và kết quả nhân được là một tờ giấy xác nhận và không có một chút kinh nghiệm nào. Cũng chính vì vậy mà đa phần các chủ thể sẽ tham gia nhiệt tình và thể hiện bản thân mình một cách tốt nhất. Và để đáp lại sự cố gắng nố lực của thực tập sinh thì các công ty sẽ đưa ra các quyết định giữ lại, chuyển lên làm chính thức trong các vai trò chuyên viên nhân sự, nhân viên hành chính nhân sự… Từ đó sẽ thấy rằng con đường sự nghiệp công danh của bạn sẽ vững bước và sáng lạng hơn nhưng thực tập sinh coi thường hoạt động thực tập của bản thân mình.
Như vậy, để các thực tập sinh nhận được những gia trị cốt lõi của việc thực tập thì cần phải chủ ý những gì? thể hiện thế nào trong công việc để được chuyển chính thức, giữ lại hoặc mời làm việc, giới thiệu công việc phù hợp, thực tập sinh nhân sự phải hiểu được nhà tuyển dụng tìm kiếm những tố chất, năng lực như thế nào, có kỳ vọng ra sao với một nhân viên. Thường thì, họ sẽ giữ lại các bạn cho thấy đam mê và tiềm năng trong công việc, tháo vát, nhanh nhẹn.
Trên thực tế thì đối với mỗi công ty hay doanh nghiệp khác nhau thì có thể chính sách và quy trình đào tạo thực tập sinh cũng khác nhau. Do đó, nhiệm vụ cụ thể của các thực tập sinh nhân sự có thể khác nhau nhưng về cơ bản họ phụ trách:
– Cập nhật cơ sở dữ liệu của công ty bằng cách nhập thông tin liên hệ của nhân viên mới và chi tiết công việc, thời gian làm việc của họ.
– Sàng lọc CV và thư xin việc của ứng viên tiềm năng để xác định những người phù hợp, sau đó gửi danh sách cho chuyên viên nhân sự hoặc trưởng phòng.
– Liên hệ với ứng viên thông báo lịch phỏng vấn và hỗ trợ tổ chức phỏng vấn.
– Đăng thông báo tuyển dụng lên các trang web tuyển dụng, việc làm cũng như trên các mạng xã hội để thu hút nhân tài; xoá thông báo sau khi lấp đầy các vị trí tuyển dụng.
– Hỗ trợ chuyên viên nhân sự trong văn phòng thu thập thông tin về mức lương trên thị trường, các thay đổi, xu hướng trên thị trường lao động.
– Hỗ trợ lập kế hoạch cho các sự kiện của công ty.
– Chuẩn bị và gửi email mời/thông báo kết quả phỏng vấn cho các ứng cử viên.
– Phối hợp đề xuất định hướng chính sách tuyển dụng mới.
– Hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính ở văn phòng.
– Trả lời các câu hỏi của nhân viên về chính sách nhân sự, phúc lợi và các vấn đề khác liên quan đến nhân sự.
Hiện nay, thực tập sinh nhân sự sẽ không quá khó để có thể tình được vị trí thực tập sinh tại một công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi nhu cầu thực tập tăng thì khi các chủ thể được nhận vào làm thực tập sinh nhân sự cần phải chứng minh được bản thân. Sự chứng mình ở đay không chỉ đơn giản là sự chăm chỉ, nỗ lực mà ở đây còn phải có là niềm đam mê sẽ giúp bạn định hướng, rèn luyện các kỹ năng trở nên xuất sắc hơn. Sau quá trình thực tập của mình mà công ty của bạn kết thúc với lời mời, lời hứa hẹn cho một vai trò chính thức thì bạn có thể bắt đầu với vai trò của HR và thăng chức lên các vị trí cao hơn sau đó.
