Văn thư hành chính là gì? Ngành văn thư hành chính làm gì?

Bộ phận hành chính văn thư đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì ổn định các hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Vậy văn thư hành chính là gì? Văn thư hành chính có đặc điểm gì? Văn thư hành chính làm công việc gì?

1. Văn thư hành chính là gì?

Văn thư hành chính là một loại thủ tục bao gồm tất cả các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lí của các cơ quan nhà nước và việc tổ chức quản lí, giải quyết các văn bản trong các cơ quan đó.

Để duy trì hoạt động ổn định, các công ty, doanh nghiệp đều phải sử dụng những giấy tờ liên quan đến xây dựng chính sách, lập kế hoạch, đề xuất, kiến nghị,..và rất cần đến bộ phận hành chính văn thư. Chính vì thế, ngành hành chính văn thư không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp.

Tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện các công việc trong phạm vi và quyền hạn trách nhiệm của họ. Những nhân viên này sẽ thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

2. Đặc điểm của văn thư hành chính:

Đặc điểm của văn thư hành chính là có tính nghiệp vụ hành chính, công việc này đòi hỏi phải cẩn thận, kỹ càng, chu đáo, đúng thể thức và tùy thuộc vào từng loại doanh nghiệp. Có những vụ việc đòi hỏi không nhiều giấy tờ và được giải quyết nhanh chóng. Bên cạnh đó, có những công việc khi giải quyết đòi hỏi phải nhiều loại giấy tờ cần đăng ký, chứng nhận, công chứng nhà nước một cách thận trọng.

3. Kiến thức và kỹ năng của văn thư hành chính:

– Về kiến thức của văn thư hành chính:

+ Trình bày được vị trí, ý nghĩa, tác dụng và nội dung của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức.

+ Trình bày được những loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

+ Giải thích được quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi.

+ Trình bày được phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

+ Trình bày được những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu.

+ Ứng dụng được kiến thức tin học vào soạn thảo, xử lý văn bản; quản lý, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

+ Xử lý được những tình huống phát sinh trong thực thi nhiệm vụ văn thư.

+ Gúp được Chánh văn phòng, phó Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn việc xác định hồ sơ và lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức trong văn phòng.

+ Giúp được Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc.

+ Hướng dẫn được nghiệp vụ văn thư cho cán bộ có trình độ nghiệp vụ thấp hơn.

– Về kỹ năng của văn thư hành chính:

+ Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức.

+ Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư.

+ Thực hiện thành thạo các thao tác của văn bản đến bao gồm: tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ.

+  Thực hiện thành thạo các thao tác của văn bản đi bao gồm: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ.

+ Thực hiện thành thạo các bước làm thủ tục sao và ban hành bản sao văn bản.

+ Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị.

+ Lập tương đối thành thạo hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.

+ Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ.

+ Làm thành thạo những thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

+ Có kinh nghiệm thành thạo các thao tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

+ Kỹ thuật đánh máy văn bản đạt tốc độ 100 đập/phút.

+ Sử dụng thành thạo các thiết bị chuyên ngành.

+ Viết bìa hồ sơ, bì văn bản, giấy giới thiệu, đăng ký văn bản đến, văn bản đi, chữ rõ ràng.

4. Văn thư hành chính làm công việc gì?

Tron bất kỳ đơn vị hành chính nào, nhân viên văn thư sẽ có những nhiệm vụ và sự phân công khác nhau, thường sẽ phụ trách các công việc trong công ty như: quản lý văn thư, tài sản trong công ty, tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước hoặc tư nhân,..Cụ thể như sau:

– Quản lý hồ sơ, giấy tờ:

+ Tiếp nhận các giấy tờ, công văn, văn bản chuyển đến và lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty.

+ Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên như: ốm đau, thai sản,…

+ Theo dõi nhân viên thực hiện các nội quy nề nếp, văn hóa của công ty.

+ Theo dõi và lập danh sách về chế độ đãi ngộ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

+ In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của phòng ban.

– Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

+ Theo dõi nhân viên chấm công hàng tháng.

+ Tính lương, thưởng hàng tháng, sau đó trình lên lãnh đạo duyệt.

+ Chi trả lương cho nhân viên bộ phận kế toán.

– Công tác lễ tân:

+ Nghe điện và đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.

+ Hỗ trợ tài liệu, thiết bị, nước uống,..cần thiết cho các cuộc họp của công ty.

+ Tổ chức các sự kiện như: hội thảo, họp, vui chơi,..của công ty với khách hàng hoặc nội bộ.

– Công tác quản lý tài sản, thiết bị:

+ Theo dõi và kiểm tra các thiết bị, tài sản của công ty. Có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung nhằm đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

+ Lên bảng thống kê về những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng và có kế mua.

– Quản lý hồ sơ nhân sự:

+ Lên kế hoạch và tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban, theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.

+ Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

5. Một số điều cần biết về công việc văn thư:

5.1. Tiêu chuẩn nghiệp vụ của nhân viên văn thư đối với cơ quan nhà nước là gì?

– Đối với các cơ quan nhà nước, nhân viên văn thư cần có những tiêu chuẩn nghiệp vụ sau:

+ Băng cấp chuyên môn hoặc đã qua một lớp nghiệp vụ về công tác văn thư, hay đã qua kèm cặp về công tác văn thư ít nhất là một năm.

+ Nắm rõ các văn bản pháp quy quy định về công tác công văn, giấy tờ.

+ Nắm vững các bản hướng dẫn, chỉ dẫn về đăng ký công văn và lập hồ sơ của cơ quan chủ quản ngành.

+ Hiểu về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác giữa các đơn vị trong cơ quan và các cơ quan cấp trên, cấp dưới.

+ Nắm vững thể lệ gửi công văn, đánh điện tín, cước phí và địa điểm cần giao dịch.

+ Chữ viết đẹp, rõ ràng, không sai chính tả.

5.2. Nhân viên văn thư trực thuộc cơ quan nhà nước cần có những phẩm chất gì?

– Nhân viên văn thư trực thuộc cơ quan nhà nước cần có những phẩm chất sau:

+ Có trách nhiệm, tận tụy, tỉ mỉ, trung thực, cẩn thận, gương mẫu, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư và tuyệt đối chấp hành các nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ.

+ Có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thành với Tổ quốc.

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ công chức, chấp hành sự phân công của cấp trên, tuân thủ pháp luật, kỷ cương, trật tự hành chính.

+ Có một lối sống và sinh hoạt lành mạnh, trong sáng, khiêm tốn, lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.

+ Phải có ý thức học tập, rèn luyeenh nâng cao phẩm chất và trình độ năng lực.

5.3. Học nghiệp vụ văn thư hành chính ở đâu?

Hiện nay, các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có chuyên ngành văn thư hành chính, bạn có thể đăng ký để học. Ngoài ra, bạn có thể học theo các khóa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại các trường dạy nghề, trung tâm dạy nghề.

5.4. Tìm việc làm nhân viên văn thư ở đâu?

Với thời đại phát triển kinh tế hiện nay, mọi doanh nghiệp, công ty đều cần đến nhân viên văn thư để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp. Bạn có thể tìm công việc này trên các trang mạng xã hội, các web, các công ty, doanh nghiệp họ sẽ tuyển dụng theo đợt và bạn có thể ứng tuyển.

5.5. Ngành văn thư hành chính có những vị trí nào?

Một số vị trí trong ngành văn thư hành chính:

– Chuyên viên văn thư hành chính.

– Thư ký văn phòng.

– Lễ tân.

– Chuyên viên văn phòng.

– Trưởng phòng hành chính.